開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作改進(jìn)研究

中圖分類號(hào)：D920.0 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8882（2014）08-0-02

開放大學(xué)是在中央廣播電視大學(xué)和地方廣播電視大學(xué)的基礎(chǔ)上組建，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)立體覆蓋全國(guó)城鄉(xiāng)，學(xué)歷與非學(xué)歷教育并重，面向全體社會(huì)成員，實(shí)施遠(yuǎn)程開放教育的新型高等學(xué)校，是沒有圍墻的新型大學(xué)。

開放教育是高層次的教育，開放大學(xué)在對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)、教育過程中形成的學(xué)籍檔案的管理水平直接反映出開放大學(xué)的培養(yǎng)教育水平。在校生學(xué)籍檔案是指開放大學(xué)在招生、培養(yǎng)以及學(xué)位授予過程中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等原始記錄，是學(xué)籍管理、開題報(bào)告、論文送審、答辯、畢業(yè)論文、學(xué)位授予等的原證。學(xué)校相關(guān)部門（教務(wù)處）專門負(fù)責(zé)招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予等相關(guān)工作。教務(wù)處設(shè)有的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、移交等工作，并對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行編目、排架、保管利用。

學(xué)生學(xué)籍檔案是教學(xué)全部過程的原始記錄，一旦遭受損失，就很難完全恢復(fù)它的歷史原貌，從而失去它的利用和參考價(jià)值。因此，最大限度地保存和延長(zhǎng)檔案壽命是學(xué)校檔案工作者不可推卸的責(zé)任，也是每個(gè)導(dǎo)師、學(xué)生和從事學(xué)生教育工作人員的義務(wù)。

一、開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的重要性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)逐步有了很大的提高，其中，學(xué)籍檔案管理在開放大學(xué)的日常管理工作中也發(fā)揮著越來越大的作用。

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。隨著這些年高校擴(kuò)大招生、多種形式辦學(xué)、出國(guó)留學(xué)人數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，利用學(xué)籍檔案了解畢業(yè)生情況的利用者越來越多，這給學(xué)籍檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)。特別是近年來，隨著我國(guó)開放教育的大力發(fā)展，開放大學(xué)擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在深化教學(xué)改革、穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教育質(zhì)量和管理水平及教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、開拓人才信息資源，增進(jìn)辦學(xué)效益保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。

二、我國(guó)部分開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學(xué)生從入學(xué)進(jìn)入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍卡（含學(xué)年評(píng)語(yǔ)表、考試成績(jī)登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等等，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。然而，不少開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理手段還相對(duì)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范

學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任老師負(fù)責(zé)填寫、保管，這樣就會(huì)因?yàn)閭€(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；又比如有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒有目錄、頁(yè)碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價(jià)值。

（二）檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準(zhǔn)確

有的成人高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應(yīng)的全目錄。因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級(jí)時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找得到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。

（三）檔案材料內(nèi)容空泛無(wú)物，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)性差異

這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語(yǔ)格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而他的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

（四）檔案使用效率低，畢業(yè)轉(zhuǎn)遞較為混亂

雖然絕大部分成人高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前開放大學(xué)畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會(huì)造成檔案遺失現(xiàn)象。

三、學(xué)籍檔案工作中檔案管理存在的問題分析

目前部分開放大學(xué)在學(xué)籍檔案管理方面普遍存在的上述問題，分析起來不外乎以下原因：一是各成人高校的基層學(xué)籍檔案管理者素質(zhì)普遍較低，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，難免產(chǎn)生懈怠情緒；二是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理不完善，致使有些學(xué)籍檔案的原始依據(jù)丟失、損壞等；三是學(xué)籍檔案沒有一套完整的、相對(duì)穩(wěn)定的規(guī)章制度；四是由于基層檔案管理者各方面待遇較低，加之工作量較大，工作任務(wù)繁重，使人員流動(dòng)性較大，沒有相對(duì)固定、素質(zhì)較高的專業(yè)隊(duì)伍。這些問題的存在不僅影響了教育質(zhì)量的提高，也影響到人才的考察使用和選拔，同時(shí)也嚴(yán)重?fù)p害了成人高校的聲譽(yù)。因此，正確認(rèn)識(shí)目前開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理模式進(jìn)行工作改進(jìn)，就顯得尤為重要。

四、現(xiàn)階段開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策及改進(jìn)措施

針對(duì)目前部分開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須要有清醒的認(rèn)識(shí)。不僅要認(rèn)識(shí)到它的復(fù)雜性，這里面有些是早已存在的，更多的是隨著社會(huì)的進(jìn)步和工作方式的轉(zhuǎn)變而衍生出來的，我們要直面解決。而且還要認(rèn)識(shí)到它的迫切性，學(xué)籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，才能讓檔案真正地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，對(duì)目前學(xué)籍檔案工作的改進(jìn)，應(yīng)有針對(duì)性強(qiáng)的策略和方法。

為加強(qiáng)和完善開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理，高校教務(wù)處等有關(guān)職能部門可著重采取以下切實(shí)有效的改進(jìn)措施：

（一）樹立法律意識(shí)，提高重視程度，健全規(guī)章制度

開放大學(xué)的學(xué)生構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分多，時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物的配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作；改善辦公、管理環(huán)境，加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳，為開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《開放教育學(xué)籍管理暫行規(guī)定》以及遵循開放大學(xué)學(xué)籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定“新生注冊(cè)”、“學(xué)籍異動(dòng)”、“畢業(yè)審核”、“學(xué)位審核”等實(shí)施細(xì)則，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。

（二）按照工作規(guī)范，做好學(xué)籍檔案的收集與整理工作

學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，二級(jí)學(xué)院、系教學(xué)管理人員是關(guān)鍵。為此，要做好以下幾點(diǎn)：一是要經(jīng)常向他們宣傳檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)其責(zé)任感，使二級(jí)學(xué)院、系上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可信。如對(duì)學(xué)生考試成績(jī)的登記、補(bǔ)考門類的統(tǒng)計(jì)、受處分決定的原件等都要做到專人填寫，專人保管，有據(jù)可查。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對(duì)系、所教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

做好學(xué)籍檔案管理工作，關(guān)鍵要有一支穩(wěn)定且能勝任這一工作的隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。開放大學(xué)必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理者的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。開放大學(xué)可以建立先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

此外，為保證檔案質(zhì)量，職能部門要組織定期的監(jiān)督檢查，加大審查力度，及時(shí)糾正實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)過程中出現(xiàn)的問題，特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

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