數字化技術對檔案典藏和保存的影響

摘 要：檔案是真實歷史原貌重現的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。許多典藏單位期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內容得以永久保存于檔案館藏單位，從而提供檔案的永久使用。進行檔案數字化工作，成為檔案管理單位在面對未來發(fā)展中必須關注的課題。分析數字化技術對實體和數字檔案典藏和保存的影響，并以英國國家檔案館為例，探討檔案典藏單位面對數字化技術的發(fā)展應當采取的對策。

關鍵詞：數字化；檔案資源；典藏；保存

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）22-0183-02

檔案是真實歷史原貌重現的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。然而，不論是紙質或是其他載體形式的檔案，都可能因為保存時間與保存條件的差異，而面臨檔案日漸劣化，甚至無法再提供利用等問題。因此，許多檔案典藏單位以微縮、數字或其他方式儲存各類檔案，期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內容得以永久保存于檔案典藏單位，從而提供檔案的永久使用。近年來由于信息科技的進步，國內外各檔案管理單位無不紛紛投入資源，進行檔案數字化工作，使得以數字格式儲存具有歷史價值、特殊性與稀有性的檔案數據，成為檔案管理單位主要的保存策略。而數字化工作的進行勢必對檔案或數據的典藏與保存產生若干沖擊，進而可能影響整體的經營與運作，此為檔案管理單位在面對未來發(fā)展中必須關注的課題。

數字化技術的發(fā)展促使各檔案典藏單位用數字形式產生、復制和儲存包含文字、影像、地圖、影音、插圖及多媒體等大量數據，并通過通信網絡，以便捷有效的方式來操作和采集這些數字資源。各檔案典藏單位針對其典藏的珍貴檔案所進行的數字化計劃，都是為了落實保存文化資產，促使文化更為普及，進而達到全民共享與促進數字化信息增值的目的。而檔案典藏單位為此目的所進行的數字化工作對檔案典藏與保存工作產生很大的影響。

一、數字化技術對實體檔案典藏和保存的影響

（一）降低實體檔案的損傷

在檔案管理的各項環(huán)節(jié)中，或多或少都會對實體檔案造成損傷，甚至遭到竊取。為減少這些不良因素的產生，除了在各作業(yè)環(huán)節(jié)中細致地整理與使用檔案，或對破損的實體檔案加以修護外，推動檔案數字化亦是保護實體檔案的另一種方法。實體檔案數字化后，將檔案原件置放于檔案庫房中，改以數字化形式提供用戶閱覽與復制，非必要時不得隨意調閱檔案原件，將可使得對檔案原件的損傷降至最低限度，既可達保護實體檔案的目的，也可以延長實體檔案的保存時間。

（二）減少調閱實體檔案的數量和人力

以往用戶使用檔案皆由檔案管理人員以人工方式提調，使得有限的人力資源無法充分發(fā)揮其應有效能。然而，在檔案數字化后，只要有計算機并連接因特網，用戶便可上網查詢檔案目錄，進而通過在線直接瀏覽或打印文件全文。如此一來，實體檔案的調閱工作將可大量減少，進而降低檔案管理人員的負荷，使人力能夠更有效地運用與調配。

（三）改變檔案典藏空間的分配

當政府大力推動電子化公文達到一定成果，電子公文成為主要的文書檔案形式時，以紙本為載體的文書檔案數量將大為減少，因而將使得對于現今以紙本檔案為大宗、需要極大典藏空間的情形將有所改變，亦即以數字化形式處理和儲存的文書檔案，對于實體典藏空間需求將大為降低，轉而將這些空間重新配置為存放處理與儲存數字檔案所需設備的場所。在現今仍以紙本檔案為主的檔案管理環(huán)境中，對機關檔案管理單位而言，若以數字化方式處理并儲存其紙本檔案，在后續(xù)的銷毀與轉移過程中，將可因為機關內部仍保有數字檔案的情況下，而能配合銷毀與轉移中對紙本檔案的清理，因而使得內部紙本檔案的典藏空間得到舒緩。但對國家檔案館或歷史檔案典藏機構來說，由于紙本檔案仍屬這些典藏機構永久保存的文化資產，即使紙本檔案均已數字化處理，紙本檔案仍是各典藏單位持續(xù)長期保存的對象。

（四）改變典藏的思考重點

數字形式的檔案對于“以檔案作為實體進行管理的概念”是一大挑戰(zhàn)，對檔案人員來說，已經非常習慣文書檔案的概念是一個紙質的實體對象。在保存的議題上，檔案人員注重的問題是如何保存這個實體對象，因為只要這個對象被保存，文書檔案就會被保存。雖然數字形式的文書檔案與實體檔案一樣，在行政管理上具有相同的目的，但卻與實體檔案有著非常不一樣的特點，那就是數字化文書檔案不再具有實體形式，而是必須借由硬件與軟件的結合，方能觀看或體驗其中的信息；換句話說，對檔案人員而言，由于數字檔案是科技與數據結合的結果，因此，在典藏的思考重點將不再只有是對實體的檔案對象的保存與維護，而是要通過什么樣的方式或系統讓這些不具實體的數字對象得以繼續(xù)存在，以便提供進一步的應用服務。

（五）改變館藏的概念

對檔案典藏單位來說，館藏的概念因為數字化發(fā)展而有所改變，即館藏概念不再只有實體形式的檔案，如紙本檔案或視聽檔案，而是擴展到各種以數字形式儲存的檔案數據。對檔案管理人員或使用者而言，館藏的意象不再只是陳列在書架上可被觸摸的實體對象，還包括儲存在計算機主機、磁盤、磁帶或光盤等各種媒體上的數據。而館藏范圍也不再只限于該檔案典藏單位實際保存的實體檔案，還擴及非該單位所擁有或典藏的實體對象，即只要該單位典藏其他單位實體檔案的數字對象，便可提供同樣檔案的應用服務。

二、數字化技術對數字檔案的影響

以數字形式儲存的文書檔案，其來源有二：一為實體檔案以數字化技術復制其數字對象，為非原生數字檔案；其二則為原生數字檔案，即文書檔案的產生直接是以數字形式儲存，并需借助計算機系統檢索使用。無論是原生或非原生數字化檔案，在其典藏或保存所牽涉的議題是，如何能夠讓這些數字檔案不會因為使用科技硬件與軟件的過時而影響到其內容信息的應用，即在典藏數字檔案時，檔案管理單位必須保證這些數字檔案能夠不因時間因素而喪失其信息內容。由于受到信息科技快速演變的影響，各項軟硬件的研發(fā)推陳出新，檔案數字化后所面臨的是長久保存及數據內容日后能否讀取等問題。舉例來說，電子媒體極易損壞，且壽命較短，原來的材料、設備、硬件、驅動程序等的改版升級，都可能造成日后數字檔案數據的無法使用。因此，保存數字信息所面臨的困境主要有二點：第一，如何維持硬件和軟件系統可用性方面的技術問題；第二，則是有關使用、組織、資源、法律及政策等方面的問題。

為解決技術方面的問題以維護數字信息的持續(xù)可用，現今主要的保存方法有技術保存、更新、轉置、模擬、標準化、封裝、重制、印成紙張或其他模擬媒體等。這些數字信息的保存方法各有其優(yōu)缺點，檔案典藏單位需從實體保存、功能保存及組織保存這三方面來思考數字化檔案的長期典藏與保存。然而，最好的方式應為發(fā)展一套與計算機硬件及軟件都無關的保存方法。至于非技術方面的問題，則是需要針對數字信息的使用、價值、成本、社會、經濟、政治及完整性進行評估后，擬定數字信息保存政策與策略來引導和規(guī)范數字信息的創(chuàng)造、管理與保存及使用。

三、英國的經驗

英國國家檔案館于1995年開始著手進行“電子文件管理系統計劃”（簡稱EROS）。此計劃分為三個部分：（1）研究政府部門文件管理政策與實務：負責研究跨部門的文件管理問題，除定期公布年度研究結果外，還提供文件管理標準與進行最佳實務的案例研究；（2）建立文件管理流程：負責發(fā)展鑒定文件的指導方針，建立搜集與保存文件的程序；（3）制定文件長期傳送與存取策略：提供各公務部門長期性文件傳輸標準及相關軟件，以備文件未來移轉至國家檔案館時，不會喪失其文件內容及系統功能。EROS認為完善的電子文件保存系統牽涉組織、文件管理和信息系統三個層面的問題，三者之間是彼此關聯而互相影響的。首先在組織層面，EROS建議各機關要依據英國標準協會電子文件管理系統所承認的信息儲存標準與信息安全架構來建置其信息系統和進行信息安全管理及系統備份工作。其次，在文件管理層面，EROS建議電子文件管理系統需要具備登錄、組織、保存、安全維護及應用檢索功能。而信息系統層面則是源自于文件管理流程的系統發(fā)展問題，EROS對此建立了整體信息系統發(fā)展及文件管理流程。整體來說，英國國家檔案館所推動的EROS是從組織、文件管理流程及系統需求等三個層面來思考電子文件的保存需求，進而建立相關的作業(yè)流程與標準，達到建置符合文件真實性、完整性的電子檔案管理系統的目標。

四、數字化背景下檔案典藏單位的對策

數字化發(fā)展趨勢的確對檔案的典藏與保存工作產生一些影響，然而，并非全盤改變檔案典藏單位對實體檔案的處理方式。首先，數字化并未影響國內外檔案典藏單位對實體檔案的典藏與保存，主要原因在于這些數字化的檔案原件均為各館獨特珍貴或重要的館藏項目，屬于永久保存范圍，因此，在數字化后仍會依據原先的典藏和保存策略，提供合適的保存環(huán)境典藏這些珍貴原件。而檔案單位的整體典藏與保存政策，目前不因數字化而有所調整，對于現階段各檔案典藏單位而言，并未將數字化因素納入整體典藏與保存的考慮之中。其次，在典藏空間部分，亦不因數字化的發(fā)展而有所減少，因為實體檔案仍是目前各檔案單位的主要館藏項目，對實體典藏空間的需求持續(xù)存在。實體檔案能夠透過數字化的方式獲得合適的維護與保存環(huán)境，進而延長其保存壽命。

此外，數字化對象作為實體檔案的另一種備份的做法，受到各檔案單位的肯定，因為數字檔案復制性，可制作多份備份分存于不同地方，更加容易達到異地備份的目的。館藏的概念則因數字化因素而產生變化，在內涵方面，檔案典藏單位管理的館藏，不再只限于實體原件，還包括各種以數字形式儲存于各種數字媒介的數字資源，即館藏管理不僅要考慮實體對象的需求，還要納入數字對象的需求。而館藏范圍也不再只限于館內所擁有的實體對象，只要能夠整合他館的數字資源，便能提供相同的檔案應用服務。而通過取得他館的數字對象的方式，將可在不增加本身的實體典藏空間的情況下，豐富自身的館藏規(guī)模與內容豐富度。在數字化的趨勢下，提高了使用者對檔案館提供館藏應用的期待，特別是在建構全國檔案信息資源整合性平臺，提供單一檢索窗口，方便用戶的查找和獲取資源。

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