論企業(yè)合同管理

摘要：企業(yè)合同管理對于一個現(xiàn)代企業(yè)而言，其重要性不言而喻，它的存在能夠有效地保障企業(yè)安全?？v觀我國企業(yè)合同管理的歷史，因存在著諸多影響因素，企業(yè)在經(jīng)營過程中總是會面臨著一些潛在的風(fēng)險，對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生了一些不利影響。基于此，為了更好地實現(xiàn)企業(yè)安全和利潤最大化，必須建立一套完善的企業(yè)合同管理機制，并配備高素質(zhì)的合同管理人才進行有效地維護，以使其正常運作。文章將分別論述企業(yè)合同管理的定義、意義、存在的問題、策略等。

關(guān)鍵詞：合同管理；不足；策略

一、 企業(yè)合同管理的概念

企業(yè)合同管理主要是指企業(yè)本身作為當事人在合同進行時依法進行的簽署、執(zhí)行、修訂、解除、轉(zhuǎn)讓、終止及審核、監(jiān)督、管制等一系列行為的統(tǒng)稱。合同管理內(nèi)容主要包括這其中的簽署、執(zhí)行、修訂、解除、轉(zhuǎn)讓和終止，通過審核、監(jiān)督、管制可以進行合同的管理。力求保證合同管理的整體系統(tǒng)化、動態(tài)化和全局化。

二、 企業(yè)合同管理的意義

首先，合同是重要的法律證據(jù)，有效的企業(yè)合同管理有利于保護企業(yè)的合法權(quán)益。

其次，企業(yè)合同管理是企業(yè)內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容，有效的企業(yè)合同管理有利于提升企業(yè)整體管理水平。

再次，企業(yè)合同管理是企業(yè)重要的內(nèi)部日常管理業(yè)務(wù)，有利于規(guī)范企業(yè)日常的經(jīng)營管理工作。

最后，合同是企業(yè)財務(wù)部門確認業(yè)務(wù)收入的主要依據(jù)，也是確認納稅義務(wù)的基本依據(jù)，有效的企業(yè)合同管理，有利于規(guī)范企業(yè)財務(wù)核算，減少涉稅風(fēng)險。

三、企業(yè)合同管理存在的問題

在經(jīng)過大量的實踐調(diào)查之后，本文認為目前合同管理存在如下問題。

一是相關(guān)的企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)對合同管理的認識不夠，存在一些意識問題，同時由于在知識和法律背景方面的差異性，在企業(yè)合同管理的執(zhí)行上難以保證一致性。

二是由于在合同簽署前對合同的認識不夠清楚，常易導(dǎo)致合同簽署過程中出現(xiàn)諸多問題，如：對合同中雙方的責(zé)任和義務(wù)認識不清楚，對合同中措辭表述尚存在一些斟酌之處，合同雙方在誠信方面尚未達成一致等。

三是履約過程中的監(jiān)督管理不到位等問題給企業(yè)造成了重大經(jīng)濟損失等。完善的合同管理是企業(yè)參與市場競爭必不可少的要項，依法簽約、依法全面履行合同，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營市場化的重要手段，也是確保企業(yè)經(jīng)濟利益實現(xiàn)的途徑和保證。

四、企業(yè)合同管理的方法

（一）建設(shè)企業(yè)合同管理體系

不管是從企業(yè)的文化精神還是實際的運作工程來分析，完成企業(yè)合同的設(shè)計規(guī)范工作對提高企業(yè)的運營效益具有非常重要的意義。從某種程度上來說，企業(yè)合同管理的目的是使企業(yè)在運營過程中利益最大化的同時風(fēng)險最小化，使得企業(yè)在市場化氛圍中真正做到理性。對合同管理中每個細節(jié)都慎之又慎，實時監(jiān)督十分重要。目前，在一些大型企業(yè)建立了內(nèi)控制度，實際上就是企業(yè)管理體系的具體體現(xiàn)，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起到了良好的作用，有效降低了經(jīng)營風(fēng)險。由于企業(yè)意思表示行為的復(fù)雜性，合同管理也是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

1. 強化合同索賠意識

合同訂立的目的是規(guī)范和約束合同雙方的利益和義務(wù)，當合同一方未按照合同要求履行應(yīng)盡職責(zé)時，合同另一方有權(quán)按照合同規(guī)定向另一方提起賠償，這是合同法的規(guī)定也是雙方誠信合作的保證。由于中國經(jīng)歷了很長一段時間的計劃經(jīng)濟，人們的合同理賠意識尚未完全建立和健全，應(yīng)當加強對合同管理中合同雙方簽署人的理賠意識，仔細閱讀合同中關(guān)于具體的理賠細節(jié)，諳熟各自應(yīng)當承當?shù)呢?zé)任和義務(wù)。這樣一方面可以明確合同另一方是否存在違約，另一方面也可保證自身在面對合同糾紛時可以從容面對。

2. 完善合同交底流程

首先整個合同交底流程應(yīng)當是逐級進行，公司的合同管理部門向項目負責(zé)人和項目組的合同管理人員發(fā)起合同交底，合同交底過程中全面陳述合同訂立的背景，合同的約束范圍、合同所要完成的目標和合同執(zhí)行要領(lǐng)以及對特殊狀況的處理；其次，由項目負責(zé)人向負責(zé)此次項目的職能部門發(fā)起合同交底，在交底過程中，回答職能部門提出的一系列問題并形成統(tǒng)一完善的合同記錄；再次，由職能部門向其部門所屬員工傳遞合同精神，陳述合同中關(guān)于本部門所要履行的職責(zé)，并就本部門員工提出的問題給予解答；最后，各個部門將其各自的合同交底情況反饋給企業(yè)合同管理人員，由其對合同中一系列細節(jié)進行梳理修改和完善，形成統(tǒng)一的合同管理文件并下發(fā)實施。

3. 明確合同條款變更流程

合同主要為了保障合同雙方的利益不受損失，在合同變更時牽涉的最大問題是合同的索賠，因此在應(yīng)對合同條款變更時應(yīng)當迅速及時有效，確保自身的利潤不受損失。合同變更牽涉到合同雙方，一方需要和另一方就合同本身的內(nèi)容做協(xié)商，確保在自身利益和合作利益不受損失的情況下對合同中有關(guān)條款做合理性變更。

4. 完善的合同保障體系

訂立合同的目的是保證合同雙方的利益最大化和行為規(guī)范化，因此需要一套完善的合同保障體系來確保合同內(nèi)容的有效執(zhí)行。在具體的合同實施過程中，要通力協(xié)調(diào)合同中涉及的各部門的工作要領(lǐng)，保證各部門之間可以高效協(xié)同地完成合同項目工作。同時，在項目執(zhí)行過程中，要形成完備的文檔備案機制，對工程項目中各個細節(jié)都做好細致的備案工作以備查看，合同管理人員負責(zé)對整個項目過程中形成的文檔進行整理、收集和規(guī)范化。最后，需要建立報告機制和行文制度，總承包商和業(yè)務(wù)方，業(yè)主和各個區(qū)域負責(zé)人之間都需要形成書面的溝通文件，以便整個工程的實施有理有據(jù)可依。

5. 合同范本備案

合同范本作為行業(yè)內(nèi)眾多前輩的經(jīng)驗總結(jié)，具有十分重要的意義，能夠稱之為合同范本，大多經(jīng)過很多次的修正和改進，在措辭和規(guī)范方面都有著諸多可取之處，能夠在很大程度上規(guī)避一些初級的設(shè)計缺陷，更加便于明確合同的主體責(zé)任。合同的履行率和合同文本的標準化在很大程度有一定的關(guān)聯(lián)性，好的合同文本能夠有效避免合同糾紛，減少合同進行過程中的爭議從而降低合同風(fēng)險。企業(yè)通過建立完善的合同范本規(guī)范化流程也可以有效減少的合同的審查量，合同示范文本大多是經(jīng)過多次的改良和層層的審核之后形成的，所以他們必然具備非常嚴謹?shù)拇朕o表達，能夠嚴守法律的條文，在合同雙方的責(zé)任和義務(wù)上也能做到張弛有度，能夠起到很好的合同約束和激勵作用，能夠較大程度上提升企業(yè)的積極性合。企業(yè)范本大多作為程式來加以復(fù)用，企業(yè)無須再另外添加人力進行合同管理，可以極大地節(jié)約勞動成本，從而提高企業(yè)的效益和公司利潤。在制定企業(yè)合同范本時可以適當參考國家推薦或者國際通用的范本，也可以組織相關(guān)法律從業(yè)人員進行論證來共同起草。

6. 推進合同管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，因此應(yīng)當突破傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)合同的形式，積極推動合同管理的網(wǎng)絡(luò)化進程，合同管理比其它的管理更加需要信息的流通，這樣可以更大限度地提升合同管理的效率。合同管理的高效性決定了企業(yè)能否在瞬息萬變的信息化時代站在信息的最前端，應(yīng)對時刻變化的形勢做出最準確的預(yù)測。在合同管理的基礎(chǔ)性工作中，涉及諸如合同登記、合同查詢等工作，這些重復(fù)的工作依靠人工維護很大程度上浪費了資源，完成可以通過計算機加以處理。

針對大型企業(yè)需要經(jīng)常訂立的合同的情況，開辟合同管理的網(wǎng)絡(luò)化平臺，開發(fā)合同管理軟件能夠極大地節(jié)省企業(yè)投資成本和開銷，避免重復(fù)單調(diào)的工作，同時在合同訂立過程中，也減少了錯誤的產(chǎn)生。

（二）提高合同管理人員的素質(zhì)

僅僅依靠一套合同管理體系來進行企業(yè)的合同管理是不充分的。某種程度上講，合同管理人員的素質(zhì)決定合同管理工作的成敗。隨著目前大型企業(yè)越來越多的合同簽署情況，合同簽署過程中的法律關(guān)系也越來復(fù)雜，這些都給合同的有效管理帶來了很大的難度，從而促使合同的管理更加趨向于朝著統(tǒng)一化、規(guī)范化和標準化的進程發(fā)展。企業(yè)也必須采用高效措施組建一支專業(yè)的技術(shù)團隊來進行合同的管理工作。

1. 選拔優(yōu)秀合同管理人才

對于大中型企業(yè)，合同管理人員一般應(yīng)當是法律專業(yè)本科以上學(xué)歷，最好有法律從業(yè)資格或企業(yè)法律顧問資格；在基層企業(yè)有一年以上的工作經(jīng)驗，了解企業(yè)的經(jīng)營情況?？蓞⒄者@些素質(zhì)條件，在人員選拔上堅持以此類人才為先，同時建立健全完善的考評制度，督促新老員工都能在保持現(xiàn)有工作熱情的前提下繼續(xù)提升自己，努力做到每個崗位都是優(yōu)秀的人才。

2. 建立合同管理崗位責(zé)任制，實行持證上崗制度

企業(yè)要力求員工都是按照崗位要求完成自身工作，明確員工所在的工作崗位要承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，同時建立健全員工績效獎勵制度，提升員工工作積極性，對有貢獻的合同管理人員給予獎勵。在條件成熟的企業(yè)，對符合合同管理崗位要求的人員頒發(fā)《合同管理員證書》，增強合同管理人員隊伍的責(zé)任意識和自豪感。

3. 充分發(fā)揮外聘律師的作用

律師作為法律工作者，具有豐富的處理合同業(yè)務(wù)的經(jīng)驗。在對企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)中，合同專業(yè)的律師通常能為企業(yè)帶來生動的、有借鑒意義的案例和法律建議；在日常合同管理和大型合同項目中，律師的參與也會為企業(yè)發(fā)揮重要的作用。

總之，企業(yè)合同管理是全局性、動態(tài)性和系統(tǒng)性的工作，企業(yè)合同管理并不是單一的一個流程，而是要把整體的合同約束對象規(guī)劃到企業(yè) 的每一個對象中，不管是從合同的簽署、執(zhí)行和中間的修訂和維護等工作，凡是涉及合同管理的內(nèi)容都應(yīng)當統(tǒng)一起來，只有把合同的具體細節(jié)落實到每一個實體對象上，才能保證合同的每個細節(jié)能夠兼顧，每個職能部門都根據(jù)自身的職責(zé)來執(zhí)行合同的內(nèi)容，履行責(zé)任才能真正落實。合同管理同時也是一個復(fù)雜的、開放的領(lǐng)域，它隨著宏觀經(jīng)濟環(huán)境和法律環(huán)境的改變而不斷變動，因此對其進行持續(xù)研究具有重大價值，可以提升企業(yè)競爭能力，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

五、 信息化條件下企業(yè)合同管理的方法

首先，合同內(nèi)容信息錄入網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫。合同信息只需要錄入一次，就可以在互聯(lián)網(wǎng)資源內(nèi)進行流通傳閱，很大程度上實現(xiàn)了合同資源信息的共享，同時互聯(lián)網(wǎng)資源的便利可以很大程度上保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，避免了因局部修改信息導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不對稱性，從而避免了一些不必要的損失。

其次，合同內(nèi)容上網(wǎng)評審。將合同內(nèi)容公布在網(wǎng)上，企業(yè)各個部門之間通力合作，就合同中對于自身部門的陳述是否規(guī)范合理，是否存在著一些不足之處，各個部門都可以針對自身部門的實際特點提出一些建設(shè)性的意見。同時，可以邀請同行業(yè)的專家學(xué)者給出相應(yīng)的評審意見，評審過程必須是高度透明，各個評審專家必須是獨立進行評審，相互之間沒有進行提前的溝通。各個部門進行仔細周密的評審之后，將評審結(jié)果反饋給上級部門，上級對給出的反饋結(jié)果進行梳理、整合并提取有實際意義的內(nèi)容，綜合考慮專家評審意見和各個部門的意見來對合同內(nèi)容進行合理的修改。

再次，由于合同的項目周期通常都較長，在合同的整個周期內(nèi)，難免會發(fā)生合同內(nèi)容變更和維護等多種問題。針對這些問題，各個部門之間及時進行溝通，協(xié)調(diào)資源，保證在整個合同周期內(nèi)資源的最大化利用。同時，由于合同周期較長，要統(tǒng)籌在合同期間各個部門的意見統(tǒng)一，及時收集來自各個部門的不同意見并及時處理，以免降低員工的工作積極性，保證合同期間各級單位之間都能做到良性發(fā)展。

最后，項目進行過程中，可能存在著諸多不確定因素，可能中途會因為多種因素而導(dǎo)致項目開銷超出了原有的預(yù)算，或者因某項特殊變更需要增加成本費用等，所以這些都應(yīng)當保持了項目的可控范圍之內(nèi)。這就要求項目合同訂立要有完備的緊急預(yù)案來處理這類異常。同時，在產(chǎn)生此類異常因素時，要及時制定緊急措施來完善或者避免預(yù)算超支過大而對整個的工程造成影響。

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（作者單位：北京礦冶研究總院）