新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策

陸華

［摘要］ 企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)工作主要為檔案收集工作，同時檔案收集工作還是檔案業(yè)務(wù)的出發(fā)點。在新時期，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作中不可缺少的一個組成部分。本文對企業(yè)檔案收集工作中存在的問題進行分析，并以此為基礎(chǔ)提出改進措施。

［關(guān)鍵詞］ 企業(yè)；檔案；收集；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 061

［中圖分類號］G271［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0098- 02

１前言

在企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作中，企業(yè)檔案收集工作是最基礎(chǔ)的一個環(huán)節(jié)，如果企業(yè)檔案收集工作無法開展，那么檔案工作也就無法進行，企業(yè)檔案收集工作對企業(yè)檔案工作影響很大，是其整體建設(shè)的出發(fā)點與保障。因此，采取有效的措施保證檔案收集齊全、正確，并且充分發(fā)揮其對企業(yè)發(fā)展的積極影響，已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案管理工作重點關(guān)注的內(nèi)容。本文對新時期檔案收集工作難點以及存在的問題進行詳細的分析，并以此為基礎(chǔ)進一步探討應(yīng)對措施，旨在為相關(guān)人員提供參考。

２新時期檔案收集工作難點分析

２．１ 檔案工作中的收集與利用脫節(jié)

新時期我國經(jīng)濟社會，改革力度加大，企業(yè)檔案收集工作存在的問題也越來越尖銳。加上社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展，對檔案利用要求更高，檔案收集工作與利用脫節(jié)。

２．２ 工作特點致使收集工作難度變大

我們都知道，檔案制造者主要為國家機關(guān)、社會團體和個人。檔案收集工作領(lǐng)域闊度大，同時信息量很大，導(dǎo)致檔案收集工作任務(wù)比較艱巨。所以，企業(yè)檔案收集工作的順利完成，需要具有大量專業(yè)水平高的檔案管理人員。

２．３ 辦公自動化提升工作要求

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前人們不管是生活還是工作或者學(xué)習(xí)均離不開計算機。實施辦公自動化后，越來越多以磁盤等為存儲介質(zhì)的文件出現(xiàn)，使檔案形式從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式。此外，大量檔案管理工作開始使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使傳統(tǒng)檔案工作面臨巨大的挑戰(zhàn)［１］。保存格式多樣化、真實性辨別難度變大以及軟件更新?lián)Q代迅速等，均在一定程度上加大了檔案收集工作的難度。

２．４ 檔案管理人員素質(zhì)較低不利于檔案收集工作的開展

現(xiàn)階段人才市場越來越完善，加上企事業(yè)單位用人機制進行調(diào)整，人才流動性不斷提高。因為檔案收集工作比較重要，因此相關(guān)工作人員也應(yīng)該具備較高的專業(yè)水平，但是初次參加工作人員在較短的時間不可能完全掌握知識與技能，加之檔案收集工作指導(dǎo)水平較低，想要保證歸檔資料不受損難度很大。

３新時期企業(yè)檔案收集工作存在的問題

３．１ 檔案管理人員流動性高

現(xiàn)階段，因為公司重組、企業(yè)改制，部分單位對機構(gòu)進行調(diào)整，企業(yè)檔案管理人員變動很大。甚至還有少數(shù)單位時常更換專兼職檔案員，企業(yè)檔案管理人員思想不穩(wěn)定，對企業(yè)檔案收集工作造成不利的影響。在部分專兼職檔案人員工作調(diào)動過程中，沒有根據(jù)規(guī)章制度完成文件移交手續(xù)，甚至為了方便，將具有極高保存價值的文件占為己有，不進行移交歸檔，致使大量文件材料丟失，不利于企業(yè)有關(guān)工作的順利開展。比如某些企業(yè)在進行合并時，將檔案管理部門撤銷，檔案管理人員不再專門從事檔案管理工作，還需要兼顧其他工作，檔案收集時經(jīng)常會出現(xiàn)該歸檔材料沒有歸檔，不該歸檔材料卻歸檔的錯誤現(xiàn)象。

３．２ 企業(yè)檔案意識不強

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)行政管理環(huán)節(jié)當(dāng)中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，管理質(zhì)量的高低可以具體反映企業(yè)的文化建設(shè)情況［２］。缺乏檔案收集工作，那么檔案的真正價值也就無法體現(xiàn)，檔案收集工作一方面屬于檔案管理工作的出發(fā)點，另一方面還屬于基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對檔案管理工作可以產(chǎn)生關(guān)鍵的作用。但在大部分企業(yè)職工觀念里，檔案工作并不是非常重要，不管是否開展作用均不大。檔案意識不強，導(dǎo)致檔案材料收集工作難度增加，同時還不利于企業(yè)行政管理工作的開展。筆者曾經(jīng)采取調(diào)查問卷的形式就“檔案是否應(yīng)該保存”對本企業(yè)全部職工進行調(diào)查，結(jié)果接近５０％的職工認為檔案對個人影響不大，即使檔案丟失問題也不大，２０％的職工不懂得檔案保存的作用，２０％職工認為企業(yè)沒有必要對檔案進行保存，僅有１０％的職工提倡對檔案進行管理。

３．３ 檔案人員積極性與創(chuàng)造性不高

檔案管理人員經(jīng)常認為自身工作得不到企業(yè)的重視，加上缺乏指導(dǎo)，造成大多數(shù)企業(yè)檔案收集工作得不到關(guān)注或者處于放任自流的狀態(tài)。大部分檔案管理人員工作態(tài)度非常不積極，被動開展工作，甚至還有部分企業(yè)檔案管理人員對工作與活動中形成的寶貴資料采取“你交我收”的工作態(tài)度，積極性與創(chuàng)造性比較低，由此造成大量價值高的資料得不到收集，給企業(yè)造成很大的損失。比如，我國大多數(shù)企業(yè)中，檔案收集人員不會主動對企業(yè)活動的檔案進行收集，只有有關(guān)人員將檔案上交才開展收集工作，并且檔案上交后并沒有馬上進行收集，而是隨意擺放在桌面上，延后整理工作，致使檔案常常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

３．４ 檔案管理制度存在缺陷

雖然我國大多數(shù)企業(yè)均構(gòu)建有關(guān)的檔案管理制度，但是存在的缺陷并不少。企業(yè)每年均會形成大量低質(zhì)文件、圖像以及音像等資料，由于沒有全面認識存檔資料，由此致使應(yīng)該歸檔的文件沒有被收集，而不該歸檔的文件卻已經(jīng)被收集。檔案收集工作具有極強的日常性、計劃性以及步驟性，但是當(dāng)前大部分單位平時卻不注重對文件進行收集、積累以及管理，等到年底檢查時為了應(yīng)付了事才對檔案進行管理，由此導(dǎo)致在文件歸檔過程中出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致檔案缺失或者卷宗存在殘缺，加大將來檔案利用難度。上述現(xiàn)象均由于檔案管理部門缺乏完善的規(guī)章制度而造成的［３］。

４新時期提高企業(yè)檔案收集工作質(zhì)量的措施

４．１ 設(shè)置檔案收集人員且維持其工作穩(wěn)定

企業(yè)應(yīng)該按照檔案管理工作具體情況，設(shè)置合適的檔案收集人員，并且保證其工作穩(wěn)定，由此保障企業(yè)檔案工作可以長遠發(fā)展。另外，保持檔案收集人員工作穩(wěn)定與連續(xù)，能夠為企業(yè)培養(yǎng)大量專業(yè)水平高的檔案收集人才，一方面充分激發(fā)檔案收集人員的積極性，另一方面還能夠增強檔案收集人員的使命感與責(zé)任心。此外，維持企業(yè)檔案收集人員工作的穩(wěn)定性，可以提高其專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案收集專業(yè)性較高，剛剛參與工作的人員從上崗至掌握業(yè)務(wù)，需要花費大量的時間，因此，只有其工作相應(yīng)穩(wěn)定，才能充分發(fā)揮其作用，做好企業(yè)檔案收集工作，為企業(yè)與社會提供服務(wù)。

４．２ 加大檔案宣傳力度，增強檔案意識

檔案收集工作要想取得系統(tǒng)、齊全與規(guī)范的效果，單單憑借檔案管理部門的努力，難度很大，其需要相關(guān)人員的配合、理解與支持。因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該采取多種方式，向領(lǐng)導(dǎo)、各部門以及企業(yè)職工宣傳檔案工作的重要性與作用，動員整個企業(yè)的職工提高檔案意識，盡最大的努力贏得領(lǐng)導(dǎo)的支持和管理部門的積極配合，從而令全企業(yè)自上而下均認識到檔案工作的重要性，并且把文件材料歸檔作為個人的義務(wù)與職責(zé)。比如，企業(yè)可以定期舉辦檔案展覽，給員工上檔案知識培訓(xùn)課，開展檔案知識競賽活動等，提高職工檔案意識。

４．３ 構(gòu)建一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍

檔案工作離不開綜合素質(zhì)高的專業(yè)人才，所以，企業(yè)建立一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍是實現(xiàn)企業(yè)檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。而對檔案收集工作開展有效的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可以充分體現(xiàn)檔案部門的行政管理能力，另一方面還能夠保障檔案收集不存在缺陷。因此企業(yè)可以通過對檔案收集人員進行培訓(xùn)的方式來增加檔案收集人員的綜合素質(zhì)［４］。檔案管理部門應(yīng)該建立健全培訓(xùn)體系，保證培訓(xùn)工作可以根據(jù)相關(guān)制度時常開展，培訓(xùn)內(nèi)容以專業(yè)知識為主，同時包含大量的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德教育。即一方面保證檔案收集人員可以勝任收集工作，另一方面還可以與新時期發(fā)展相適應(yīng)。例如，企業(yè)招聘時招聘專業(yè)知識水平高的人才，崗前對其進行培訓(xùn)，參加工作后定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)等。

４．４ 完善歸檔制度

檔案材料收集是否完整與齊全，主要取決于歸檔制度是否完善。沒有規(guī)矩不成方圓，每項工作均需要規(guī)章制度，否則其質(zhì)量無法保證。因此，檔案部門需要根據(jù)具體情況，建立健全歸檔制度，定期進行考核，將任務(wù)具體落實到每位職工身上。比如：企業(yè)某個建設(shè)項目竣工進行驗收的過程中，應(yīng)該將全部圖紙與文字資料一并移交，同時檔案管理人員也需要參與到驗收工作中，一旦資料存在缺陷，則工程驗收不算合格或者不給其支付工程款項等。因此，企業(yè)必須建立健全檔案歸檔制度，確保檔案收集工作有章可循。

５結(jié)束語

綜上所述，檔案收集工作是檔案管理工作中比較基礎(chǔ)的一項工作，其對企業(yè)檔案管理以及企業(yè)發(fā)展意義重大。在新時期，隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展以及大量新技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅改變了檔案傳統(tǒng)的存在方式，同時給檔案收集工作帶來新的挑戰(zhàn)。對此，企業(yè)有關(guān)人員應(yīng)該全面分析新時期企業(yè)檔案收集工作中的難點以及存在的問題，在此基礎(chǔ)上制定相關(guān)的應(yīng)對措施，不斷提高檔案意識，建立健全有關(guān)制度，提高檔案收集工作質(zhì)量，保證檔案得到有效的管理，為企業(yè)發(fā)展做出積極的貢獻。

主要參考文獻

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［３］韓李敏．正確處理檔案登記備份與接收工作的關(guān)系——學(xué)習(xí)《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》的一點體會［Ｊ］．浙江檔案，２０１０，２１（５）：７８－７９．

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