基于HIS系統(tǒng)的門(mén)診退費(fèi)內(nèi)部控制

黃錦紅

［摘要］ 醫(yī)院退費(fèi)控制是醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，本文提出充分運(yùn)用HIS系統(tǒng)對(duì)退費(fèi)權(quán)限、痕跡進(jìn)行全方位監(jiān)控，讓執(zhí)行科室參與退費(fèi)控制，強(qiáng)化人工復(fù)核，對(duì)退費(fèi)進(jìn)行有效管理。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院退費(fèi)；信息化；內(nèi)部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 022

［中圖分類(lèi)號(hào)］ F239.45［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）13- 0032- 01

ＨＩＳ收費(fèi)系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，退費(fèi)是收費(fèi)系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。大型綜合性醫(yī)院收費(fèi)項(xiàng)目多，收費(fèi)頻率高，各種因素所導(dǎo)致的退費(fèi)較為頻繁。如果內(nèi)部控制不到位，容易出現(xiàn)漏洞，給醫(yī)院造成損失。在信息時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)特有的復(fù)雜性以及計(jì)算機(jī)犯罪的隱蔽性，與傳統(tǒng)的手工操作方式相比，其危害和防范難度更大。因此，在醫(yī)院信息系統(tǒng)的退費(fèi)流程中加強(qiáng)內(nèi)部控制，是防范醫(yī)院收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)的必要措施。

1醫(yī)院退費(fèi)控制存在的問(wèn)題

下面結(jié)合案例對(duì)退費(fèi)的控制進(jìn)行分析：

某醫(yī)院門(mén)診收費(fèi)組長(zhǎng)趙某采取制作虛假退費(fèi)單據(jù)的方式，在２００６年１月到２００７年１１月間利用職務(wù)便利，制作了虛假退費(fèi)單據(jù)共計(jì)１ ６００多張，侵吞醫(yī)院公款達(dá)２００余萬(wàn)元。他趁其他收費(fèi)員不在的時(shí)候，先從電腦里找到以前類(lèi)似金額的收據(jù)，抄下這張收據(jù)的收據(jù)號(hào)和金額，然后在電腦上打上一毛錢(qián)的收費(fèi)金額。他關(guān)閉打印機(jī)，啟動(dòng)電腦收費(fèi)程序，接著再將打印機(jī)打開(kāi)，扯下那張沒(méi)有打上金額的空白票據(jù)，在空白收據(jù)上寫(xiě)上先前抄好的收據(jù)號(hào)和金額，再打開(kāi)電腦上的退費(fèi)程序進(jìn)行退費(fèi)。

上述案例中，收費(fèi)員利用中斷打印重新啟動(dòng)系統(tǒng)套取空白發(fā)票，重打已交款的發(fā)票進(jìn)行退費(fèi)。該收費(fèi)程序沒(méi)有對(duì)已執(zhí)行收費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行鎖定，收費(fèi)員利用收費(fèi)系統(tǒng)的漏洞在監(jiān)控盲區(qū)偽造交款金額進(jìn)行虛假退費(fèi)，給醫(yī)院造成重大損失。因此在內(nèi)部控制實(shí)際工作中，如何嚴(yán)格把關(guān)，結(jié)合工作流程的需要，合理分配退費(fèi)與退款權(quán)限，嚴(yán)堵漏費(fèi)，尤為重要。

2加強(qiáng)醫(yī)院退費(fèi)控制的措施

在較完善的ＨＩＳ收費(fèi)系統(tǒng)中，對(duì)操作人員應(yīng)按級(jí)劃分，分級(jí)設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，由系統(tǒng)管理員，對(duì)各級(jí)操作員按不同職務(wù)相互分離原則進(jìn)行授權(quán)，并加密予以控制管理；收費(fèi)流水號(hào)與發(fā)票號(hào)進(jìn)行對(duì)應(yīng)，系統(tǒng)所有收費(fèi)、退費(fèi)、作廢、補(bǔ)打等操作數(shù)據(jù)均有記錄，操作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，任何人無(wú)法隨意改動(dòng)，需經(jīng)授權(quán)方可改正，對(duì)確需變動(dòng)的信息，系統(tǒng)可全程記錄。建立藥品、檢查、治療等各項(xiàng)執(zhí)行確認(rèn)系統(tǒng)，醫(yī)生工作站和收費(fèi)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以共享使用。在不增加科室工作量的前提下，讓執(zhí)行科室參與退費(fèi)控制，即相關(guān)檢查、治療執(zhí)行或藥品領(lǐng)取后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)控制，各部門(mén)不能隨意辦理退費(fèi)，以減少退費(fèi)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)上述案例的分析、收費(fèi)流程和內(nèi)部審計(jì)的要求，可以將門(mén)診退費(fèi)內(nèi)部控制具體劃分為3個(gè)階段。

2.1 收費(fèi)員退費(fèi)

門(mén)診退費(fèi)包括藥品、檢查、治療等各種項(xiàng)目的退費(fèi)手續(xù)。退費(fèi)時(shí)首先醫(yī)生在收據(jù)背面寫(xiě)明退費(fèi)理由和退費(fèi)項(xiàng)目并簽字（蓋章）。退藥費(fèi)，分兩種情況：藥品已取走的，退費(fèi)時(shí)藥房人員電腦執(zhí)行退藥程序，并在收據(jù)背面寫(xiě)明“藥已收回”且簽字；藥品未取走的，藥房人員在收據(jù)背面寫(xiě)明“藥未取”并簽字。退放射、檢查、化驗(yàn)、治療等其他費(fèi)用，相應(yīng)的檢查治療科室都要確認(rèn)退費(fèi)事項(xiàng)是否發(fā)生，在收據(jù)背面簽字（蓋章）。然后門(mén)診收費(fèi)處人員核實(shí)患者退費(fèi)信息，包括：患者電話、收到現(xiàn)金、日期、患者簽字等內(nèi)容，確認(rèn)符合退費(fèi)規(guī)定后將錢(qián)款退給患者。如部分項(xiàng)目退費(fèi)，收費(fèi)人員按上述程序全額退款給患者，再根據(jù)實(shí)收金額另開(kāi)一張收款票據(jù)給付費(fèi)患者。最后收費(fèi)員將退費(fèi)資料妥善保管，歸檔備查。

醫(yī)院計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在退費(fèi)方面的內(nèi)部控制：（１）全程記錄患者的交費(fèi)、退費(fèi)情況。生成日退費(fèi)報(bào)表，報(bào)表信息包括：退費(fèi)發(fā)票的編號(hào)、張數(shù)、金額以及退費(fèi)收入分類(lèi)等內(nèi)容。（２）藥品、檢查、治療等費(fèi)用建立執(zhí)行確認(rèn)操作系統(tǒng)，將“已執(zhí)行”狀態(tài)的收費(fèi)項(xiàng)目鎖定，不能進(jìn)行退費(fèi)。當(dāng)患者交費(fèi)后，電腦中根據(jù)患者是否取藥（檢查、治療）分別顯示“已執(zhí)行”或“未執(zhí)行”兩種狀態(tài)。如果是“已執(zhí)行”狀態(tài)，費(fèi)用是退不了的。如果是“未執(zhí)行”狀態(tài)，也要由醫(yī)生在電腦中點(diǎn)擊“退費(fèi)醫(yī)囑”，相關(guān)科室（藥房、檢查治療科室）進(jìn)行電腦點(diǎn)核確認(rèn)取消項(xiàng)目。（３）收費(fèi)員在退費(fèi)操作中，經(jīng)收費(fèi)組長(zhǎng)復(fù)核退費(fèi)資料進(jìn)行授權(quán)后，收費(fèi)員方能在電腦中執(zhí)行退費(fèi)。

對(duì)于特殊情況下，已經(jīng)執(zhí)行的項(xiàng)目需要退費(fèi)，由財(cái)務(wù)科根據(jù)管理辦法，進(jìn)行另案處理，不在系統(tǒng)中進(jìn)行處理，以免影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2.2 稽核員復(fù)核

財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)專(zhuān)職稽核員對(duì)每個(gè)收費(fèi)員的退費(fèi)日?qǐng)?bào)表、發(fā)票存根、作廢發(fā)票等進(jìn)行稽核，核查因退費(fèi)作廢的發(fā)票的編號(hào)、數(shù)量和金額與報(bào)表顯示的數(shù)據(jù)是否相符，稽核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，隨時(shí)提醒收費(fèi)員改正。對(duì)不符合退費(fèi)手續(xù)、舞弊等違反制度的行為應(yīng)及時(shí)上報(bào)。

2.3 審計(jì)員審查

審計(jì)員對(duì)醫(yī)院門(mén)診退費(fèi)手續(xù)和存檔資料進(jìn)行不定期抽查，對(duì)退費(fèi)控制系統(tǒng)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。由于門(mén)診退費(fèi)是涉及多部門(mén)、多環(huán)節(jié)的一項(xiàng)工作，門(mén)診退費(fèi)的內(nèi)控設(shè)計(jì)還要進(jìn)一步完善，因此審計(jì)人員還要通過(guò)對(duì)退費(fèi)的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析，評(píng)價(jià)退費(fèi)的完整性和合理性，針對(duì)退費(fèi)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出更完善的門(mén)診退費(fèi)內(nèi)部控制建議。

主要參考文獻(xiàn)

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