數(shù)據(jù)準確性在企業(yè)信息化中的應(yīng)用研究

王淑貞

[摘 要] 本文通過分析ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性不高產(chǎn)生的原因，以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性差帶來的影響等方面，提出了提升ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性的方法，實現(xiàn)了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)準確性的基本要求。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)據(jù)準確性；影響因素；數(shù)據(jù)質(zhì)量

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 026

[中圖分類號] F272.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0041- 01

0 前 言

寶石機械公司信息化建設(shè)從20世紀90年代開始，歷經(jīng)10余年，先后開發(fā)多種信息化應(yīng)用系統(tǒng)，各自形成管理和應(yīng)用體系。這些應(yīng)用系統(tǒng)在寶石機械公司發(fā)展過程中發(fā)揮了一定的作用。但隨著公司向國際化著名企業(yè)邁進步伐的加快，原有信息化系統(tǒng)滿足不了日益發(fā)展的要求，特別是各職能部門按照自己的習(xí)慣和需求實施的應(yīng)用管理系統(tǒng)開發(fā)平臺和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)存在著巨大的差異，難免會造成不同信息系統(tǒng)之間孤立運行，形成信息孤島現(xiàn)象。

2008年，寶石機械公司開始組織實施集團統(tǒng)推的ERP項目，并按要求穩(wěn)步推進。近幾年來，隨著ERP系統(tǒng)不斷完善、流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)規(guī)范等工作，應(yīng)用效果有了一定的提高，實現(xiàn)了各業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的有效集成。然而，任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)堅實基礎(chǔ)上。有了正確的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。正如人們常說，要成功實施ERP系統(tǒng)“三分靠技術(shù)、七分靠管理、十二分靠數(shù)據(jù)”。由此可見數(shù)據(jù)準確性在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要性。

1 提升數(shù)據(jù)準確性的意義

（1）提升管理，使企業(yè)資源信息透明；

（2）合理的BOM結(jié)構(gòu)設(shè)置，為生產(chǎn)過程的均衡性與可控性提供有力支撐；

（3）改善現(xiàn)場組織和物料的流轉(zhuǎn)方式；

（4）企業(yè)經(jīng)營成本管理與控制的科學(xué)化，有利于關(guān)鍵績效指標考核；

（5）有效的數(shù)據(jù)為管理層提供快速的決策支持。

2 影響數(shù)據(jù)準確性的因素

ERP系統(tǒng)只有在數(shù)據(jù)準確、完整、及時的情況下才能發(fā)揮作用，否則只能帶來錯誤的結(jié)果，可以肯定地說準確地管理數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運行的依據(jù)。筆者作為一名長期在制造企業(yè)從事IT的ERP項目實施及運維管理人員，結(jié)合多年來的工作經(jīng)驗，認為影響ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性的因素通常有以下幾個方面。

2.1 企業(yè)對信息化的重視程度

在企業(yè)信息化建設(shè)中，由于參與項目實施的企業(yè)員工基本上是參加工作時間不長的大學(xué)畢業(yè)生，他（她）們對企業(yè)自身業(yè)務(wù)不熟悉，加之接觸的時間較短，企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)又比較薄弱等等，這些因素給ERP項目實施帶來了一定的困難。

2.2 數(shù)據(jù)管理不規(guī)范

在一些企業(yè)內(nèi)部，人們對物料編碼標準化工作缺乏認識，物料命名、計量單位不統(tǒng)一，信息分類方法不一致，而且，對于同一性質(zhì)的信息分類編碼標準，各企業(yè)之間、部門之間，往往互不溝通，各自為政，不考慮標準的兼容和銜接，結(jié)果到平臺申請的物料編碼出現(xiàn)錯碼、重碼和非標編碼。

2.3 數(shù)據(jù)更新不及時

在企業(yè)信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)的價值是時間的函數(shù)，過期的數(shù)據(jù)不能真實反映企業(yè)實際的運作。但在實際運行過程中，由于用戶需求發(fā)生變化，可能會使正在執(zhí)行的生產(chǎn)訂單被半途中止，大量的半成品或在制品堆積在生產(chǎn)現(xiàn)場，直到生產(chǎn)訂單恢復(fù)生產(chǎn)才能被消耗和處理。這就需要及時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

2.4 生產(chǎn)成本存在失真

由于操作者對ERP系統(tǒng)理解不夠，又缺乏足夠的重視，有時會出現(xiàn)投料數(shù)據(jù)控制不嚴，生產(chǎn)訂單不及時關(guān)閉等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致生產(chǎn)成本不真實，嚴重時會導(dǎo)致生產(chǎn)成本虛增。

2.5 企業(yè)本身一些業(yè)務(wù)不規(guī)范

運行過程中形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要么不及時要么不完整，導(dǎo)致在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不準確。

3 預(yù)防低數(shù)據(jù)質(zhì)量

在ERP系統(tǒng)運行過程中，管理人員常常會忽略對數(shù)據(jù)的預(yù)防措施，只對當前的錯誤數(shù)據(jù)進行糾正，這樣必會增加后期的數(shù)據(jù)維護工作量。通過對寶石機械公司實施ERP項目的實踐體驗分析，企業(yè)應(yīng)當從以下幾個方面來預(yù)防ERP項目的低數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.1 建立ERP系統(tǒng)運行及考核規(guī)定

為保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性，務(wù)必明確各崗位職責(zé)，規(guī)范各崗位操作流程，制定ERP系統(tǒng)各模塊運行及應(yīng)用考核管理規(guī)定。

3.2 加強有效的監(jiān)督管理

為了加強庫存物資管理，確保存貨賬實相符，可以通過庫存數(shù)據(jù)盤點工作，以確認實際的庫存數(shù)量，有效地查清庫房賬面損益，及時發(fā)現(xiàn)庫房管理存在的問題并加以解決；通過ERP與FMIS財務(wù)融合，進一步推進業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實準確性；通過制定數(shù)據(jù)管控流程，監(jiān)督數(shù)據(jù)的錄入和維護。

3.3 加強ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔管理工作

隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用，大量的數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器端，占用了大量的存儲空間和資源，所以有必要增加ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔功能，并定制長期的歸檔策略和長效歸檔機制，確保數(shù)據(jù)庫的總體規(guī)模及數(shù)據(jù)的增長量在可控范圍內(nèi)。同時通過對生產(chǎn)系統(tǒng)服務(wù)器升級，實施SLM工具監(jiān)控系統(tǒng)，以及對系統(tǒng)的性能、備份進行調(diào)優(yōu)等多項措施，提升用戶體驗效果。

3.4 重視ERP最終用戶的培訓(xùn)工作

ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都是通過人為操作錄入系統(tǒng)的，所以業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)決定數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞，提高業(yè)務(wù)人員自身的業(yè)務(wù)水平，加強工作責(zé)任心，就顯得尤為重要。為保證ERP數(shù)據(jù)人為操作的失誤，就要不斷地對數(shù)據(jù)維護人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并有針對性地進行考核。

3.5 全面了解企業(yè)情況

注重協(xié)助實施團隊工作，幫助實施團隊清楚地了解企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程。只有實施團隊對企業(yè)有清晰的了解，才能得到高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

ERP項目的價值在于系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性。但是，在ERP項目實施及應(yīng)用過程中，企業(yè)對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理及優(yōu)化所映射出的問題，只有建立健全數(shù)據(jù)管理規(guī)范機制，并針對暴露出來的問題進行有效處理，不斷優(yōu)化，才能保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果。才能面對行業(yè)激烈的競爭市場，為管理層提供快速的決策支持。