應(yīng)用Excel數(shù)據(jù)透視表進行學(xué)籍管理與分析

羅凌江等

[摘 要] 結(jié)合SQL語句，應(yīng)用Excel數(shù)據(jù)透視表可以更加廣泛、深入地進行數(shù)據(jù)分析和匯總，可以在學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)管理分析和公司的銷售業(yè)績、貨物管理等方面取得較好的實際效果。

[關(guān)鍵詞] Excel； SQL；數(shù)據(jù)透視表；管理；教學(xué)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 083

[中圖分類號] G64 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0140- 06

教學(xué)管理中，經(jīng)常要對大量的數(shù)據(jù)進行分析、匯總，由此也產(chǎn)生了大量的管理軟件，但是，軟件再多，畢竟無法解決層出不窮的新問題。因此，管理人員掌握常用的數(shù)據(jù)庫軟件的使用，可以及時、較好地解決實際工作中的各種問題，提升工作效率。在眾多的數(shù)據(jù)庫軟件中，Excel作為普及度最高的軟件，擁有著強大的數(shù)據(jù)管理分析功能，而且隨著軟件的升級，加入了更多、更強大的功能，掌握好Excel的使用、充分運用其功能，將成為解決實際問題的“利刃”。本文以多次考試成績的匯總、分析為例，提出應(yīng)用Excel解決類似問題的思路，并詳細講解實際操作方法。還要指出，本問題的解決，還可應(yīng)用于公司銷售業(yè)績、進出貨物管理等多種情形，因此具有相當(dāng)?shù)钠者m性。

1 提出問題

大量來自不同地區(qū)的人員參加考試，每次組織綜合科目和不同的專業(yè)科目考試，同時通過綜合科目和某一專業(yè)科目才能取得該專業(yè)執(zhí)業(yè)證書，沒通過相關(guān)科目的人員可能再參加后面批次的考試，要求匯總分析每一次考試和幾次考試的人員通過情況和地區(qū)通過情況，整理出幾次考試后可取得執(zhí)業(yè)注冊證書的人員名單，分析每一考試科目的總體通過情況。

2 思路分析

解決該問題的難點在于整理執(zhí)業(yè)證書人員名單時，必須通過綜合和專業(yè)考試科目，而這兩個科目不一定是在一次考試通過，而且考試的專業(yè)比較多。

在分析問題時，也應(yīng)當(dāng)看到，結(jié)果并不要求對每次考試的具體成績進行層次分析，這樣即可簡化我們解題思路，即將通過、不通過定義為1、0即可，而不需要分析具體的考試分數(shù)（當(dāng)然也可通過其他辦法來進行考試成績的定量分析）。

基于以上兩個主要方面的分析，我們可以得出，利用Excel的數(shù)據(jù)透視表來解決這一問題是一個比較適當(dāng)?shù)姆椒āＲ驗閿?shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件或OLAP多維數(shù)據(jù)集等數(shù)據(jù)源的特定字段中總比信息的分析工具。它是一種交互性報表，可以快速分類匯總比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達到快速查看數(shù)據(jù)源的不同統(tǒng)計結(jié)果，同時還可以隨意顯示和打印出用戶感興趣的區(qū)域和明細數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選和分類匯總等數(shù)據(jù)分析方法的優(yōu)點，可以方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。

3 實際操作

在本節(jié)中，以分析解決問題為主線，穿插了Excel數(shù)據(jù)處理中的常用方法?？紤]到Excel 2010在數(shù)據(jù)透視表方面顯著的功能升級和強化，本文以Excel 2010版本為平臺進行操作。

3.1 整理數(shù)據(jù)源

準(zhǔn)確、規(guī)范的數(shù)據(jù)源是高效分析、正確結(jié)果的基礎(chǔ)，因此，這項基礎(chǔ)工作應(yīng)當(dāng)引起足夠重視。根據(jù)實際問題，將每一次考試數(shù)據(jù)放在一個Excel文件（工作簿）中，其中的多個工作表分別容納這次考試中某一考試科目的數(shù)據(jù)，然后將幾次考試的數(shù)據(jù)（幾個Excel文件）放在同一個文件夾內(nèi)。為方便操作和表達，這里幾個文件放在“D：＼成績分析”文件夾中。

以第一次考試為例，建立一個Excel文件命名為“第1次”，并將相應(yīng)的工作表命名為“綜合科目”“建筑一級”“建筑二級”……如圖1所示。

需要指出的是，每張表的結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)一致，即第一行標(biāo)題需相同，且不能出現(xiàn)多余的列，否則，在后面的步驟中無法正常進行。