淺談信息化環(huán)境下中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題

劉錦萍 王雪

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的普及，會(huì)計(jì)核算逐漸由傳統(tǒng)手工記賬演變?yōu)樾畔⒒绞?。?huì)計(jì)檔案的保存方式也發(fā)生了質(zhì)的飛躍——由原來的紙質(zhì)保存演變成為磁性介質(zhì)和紙質(zhì)并存，這些變化對(duì)會(huì)計(jì)信息的保存提出了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管提出了新要求。本文著重分析了信息化環(huán)境下中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，并對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，最后提出解決問題的具體措施。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè)；信息化環(huán)境；會(huì)計(jì)；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 17. 018

[中圖分類號(hào)] F232；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）17- 0026- 03

1 信息化環(huán)境下中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 電子介質(zhì)存儲(chǔ)在中小企業(yè)中占據(jù)主導(dǎo)地位

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息技術(shù)是企業(yè)責(zé)任人獲取會(huì)計(jì)核算信息的重要途徑，利用會(huì)計(jì)信息化技術(shù)有利于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，解決會(huì)計(jì)核算中存在的“孤島”現(xiàn)象，也可以提高企業(yè)會(huì)計(jì)決策能力和企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案只是以紙質(zhì)保存保管，即紙介質(zhì)是企業(yè)保存會(huì)計(jì)檔案的唯一方式。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了普及和應(yīng)用，在信息化環(huán)境下，中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案早已經(jīng)不是單一用紙來保存了，現(xiàn)在的存儲(chǔ)介質(zhì)還包括以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算軟件。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)核算檔案用電子介質(zhì)保存的中小企業(yè)會(huì)越來越多，并最終占據(jù)重要地位。

1.2 中小企業(yè)利用電子介質(zhì)存儲(chǔ)更加便捷

會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案是依靠信息技術(shù)生成的，其會(huì)計(jì)核算信息儲(chǔ)存方式的便捷性特征非常明顯，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算中，信息大多數(shù)是依托手工處理生成的，而會(huì)計(jì)信息化下的會(huì)計(jì)檔案則是由電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在核算完成時(shí)自動(dòng)生成的，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)依據(jù)會(huì)計(jì)人員錄入的憑證、會(huì)計(jì)賬簿或其他會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化分析，最后可以生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表。另一方面，當(dāng)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)不對(duì)應(yīng)或錯(cuò)誤的狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)錄入的錯(cuò)誤情況進(jìn)行預(yù)判并進(jìn)行預(yù)警和提示修改，保證軟件輸出結(jié)果的客觀性、安全性和真實(shí)性，從而在一定程度上能夠避免一些中小企業(yè)做假賬或者偷稅漏稅的行為。

1.3 企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案管理存在不安全因素

一方面，電子信息檔案存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中，而且大量的會(huì)計(jì)信息高度集中在一個(gè)便攜式的設(shè)備中，這就可能為職業(yè)道德水平不高的會(huì)計(jì)人員提供很大的便利來篡改會(huì)計(jì)信息，由于中小企業(yè)有一些具有登錄權(quán)限的會(huì)計(jì)人員擁有賬號(hào)和密碼，這就可能導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)被惡意篡改后不會(huì)留下作案痕跡，而且難以使重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)復(fù)原，這就增加了中小企業(yè)會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)造假的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算信息的介質(zhì)的質(zhì)量、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)有一定的有效期、軟硬件維護(hù)和更新等諸多問題都可能增加會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)中傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是紙質(zhì)的原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等原始資料，這就會(huì)占用大量空間，檔案室需要配備專門的檔案管理員，而且管理這些會(huì)計(jì)檔案容易出錯(cuò)，與此同時(shí)，查閱這些檔案也非常困難。此外，用于存儲(chǔ)會(huì)計(jì)電子檔案的硬盤、光盤等介質(zhì)多為磁性介質(zhì)，而磁性介質(zhì)對(duì)外界環(huán)境的依賴性很強(qiáng)，這需要注意防水、防火、防潮、防磁，還要謹(jǐn)防被會(huì)計(jì)人員惡意修改。所以，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的權(quán)限管理，否則就會(huì)造成難以估量的損失。

2 信息化環(huán)境下中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠，資金投入不足

我國的會(huì)計(jì)信息化尚處于初級(jí)階段，我國各個(gè)行業(yè)的中小企業(yè)都在不同程度上采用了會(huì)計(jì)電子檔案，然而，我國一些中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)工作人員的管理觀念仍然沒有轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)信息化檔案保管的意識(shí)淡薄，對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案的重視程度不足，不能依照會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)按時(shí)將相關(guān)的電子原始憑證、電子記賬憑證和電子會(huì)計(jì)報(bào)表等重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)從企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中保存到企業(yè)外部存儲(chǔ)器當(dāng)中，審計(jì)人員不能按時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查證和驗(yàn)證，一旦操作員操作失誤就有可能造成信息被大量刪除，可能導(dǎo)致難以挽回的損失。

對(duì)于我國當(dāng)前的中小企業(yè)來講，電子會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就需要企業(yè)投入大量的資金來進(jìn)行本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)制造環(huán)節(jié)、配送環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)、工資發(fā)放環(huán)節(jié)的交互和企業(yè)資源的共享，從而發(fā)揮各個(gè)電子信息管理系統(tǒng)之間的協(xié)同工作效應(yīng)。但是，從當(dāng)前的一些中小企業(yè)投入的資金量來看，研究經(jīng)費(fèi)投入不足的問題比較常見，企業(yè)的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)和管理的流程相對(duì)滯后，各個(gè)中小企業(yè)的子系統(tǒng)之間的資源配置不夠合理，子系統(tǒng)相互之間的協(xié)同能力較差，無法在各個(gè)環(huán)節(jié)之間形成交互和溝通，從而使中小企業(yè)會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)被破壞或者丟失。

2.2 管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)能力有待提高

從職業(yè)道德方面來講，由于使用的是便于攜帶的電子介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備，這就給一些職業(yè)道德水平不高的會(huì)計(jì)人員和中小企業(yè)管理人員提供了違法的可能，他們可能經(jīng)受不住經(jīng)濟(jì)利益的誘惑，進(jìn)行非法買賣企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的犯罪行為，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案屬于重要的商業(yè)機(jī)密。據(jù)新浪網(wǎng)報(bào)道，安徽一家公司的會(huì)計(jì)主管王某某被無故辭退之后，以其存放在U盤中的企業(yè)核心商業(yè)機(jī)密相威脅，索要人民幣10萬元。一周之后，王某某如愿得到公司支付的10萬元人民幣后，被埋伏在附近的警方抓獲。王某某因涉嫌敲詐勒索罪，被警方刑事拘留。據(jù)后來報(bào)道，王某某勒索的10萬余元已被成功追回。這一典型的事例充分說明了中小企業(yè)的檔案管理人員特別是電子檔案管理人員職業(yè)道德的重要性。

從專業(yè)能力方面來講，當(dāng)前中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案的管理急需綜合型人才。然而，大部分會(huì)計(jì)人員雖然接受過高等教育或?qū)嵅倌芰ε嘤?xùn)，業(yè)務(wù)能力提高了不少，但是距離會(huì)計(jì)信息化管理所要求的高度專業(yè)性還顯得不足，這些不足也成為了我國中小企業(yè)推廣會(huì)計(jì)檔案信息化管理的巨大瓶頸，阻礙了中小企業(yè)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展，所以中小企業(yè)非常需要尋找綜合型人才。會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下電子數(shù)據(jù)檔案的有效管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的高效率運(yùn)用，而互聯(lián)網(wǎng)本身的安全性要想得到很好的保證，迫切需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)管理員和互聯(lián)網(wǎng)安全管理員進(jìn)行常規(guī)的維護(hù)。然而，目前我國很少有中小企業(yè)能夠?qū)ｉT設(shè)置這樣一個(gè)工作崗位專門聘用專業(yè)性要求極高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)人員，絕大多數(shù)中小企業(yè)的做法就是將本企業(yè)的會(huì)計(jì)管理人員進(jìn)行短期的培訓(xùn)，由會(huì)計(jì)管理人員兼任企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)人員。由于會(huì)計(jì)核算人員在很短的時(shí)間內(nèi)掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)技能很不現(xiàn)實(shí)，這樣勢(shì)必會(huì)使他們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)操作失誤，增加企業(yè)的檢查風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 內(nèi)部控制制度不夠完善

傳統(tǒng)環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案保存只包括手工會(huì)計(jì)檔案。然而隨著信息時(shí)代的發(fā)展，這種會(huì)計(jì)檔案保存方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。會(huì)計(jì)信息化使得日常的會(huì)計(jì)核算更加客觀與精確，但是由于缺少專業(yè)而且規(guī)范的關(guān)于會(huì)計(jì)信息化檔案的內(nèi)部控制，大多數(shù)中小企業(yè)的電子會(huì)計(jì)核算檔案都交給會(huì)計(jì)信息化管理員保存，但是會(huì)計(jì)信息管理員終究不是具有專業(yè)管理知識(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理員，難免會(huì)產(chǎn)生中小企業(yè)會(huì)計(jì)核算電子數(shù)據(jù)和其他有關(guān)的重要會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證沒有按時(shí)歸檔的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)核算檔案管理的內(nèi)部控制不夠完善導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作范圍不夠明確，可能會(huì)造成會(huì)計(jì)核算檔案被人為破壞或受到不可抗力的損害，使得會(huì)計(jì)檔案信息不夠準(zhǔn)確和客觀，損害了中小企業(yè)和廣大投資者的利益。

3 解決中小企業(yè)檔案管理問題的具體措施

3.1 加強(qiáng)企業(yè)的系統(tǒng)環(huán)境安全和數(shù)據(jù)備份工作

會(huì)計(jì)核算軟件所生成的電子會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息化環(huán)境中最重要的產(chǎn)物，因此，中小企業(yè)需要采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存。截止到目前，我國大部分的中小企業(yè)仍然使用紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)共同保存的方法，一旦電子介質(zhì)儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)檔案顯示錯(cuò)誤，企業(yè)可以用存放在檔案室的紙質(zhì)檔案加以挽回。由于電子信息會(huì)計(jì)檔案磁性介質(zhì)的特點(diǎn)，應(yīng)該采用AB備份法來進(jìn)行企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的備份，備份生成的各種文件應(yīng)該寫清備份的時(shí)間、地點(diǎn)和管理人員的姓名和聯(lián)系方式，并且做到按時(shí)、及時(shí)、定期的備份。企業(yè)應(yīng)該購買質(zhì)量過硬的磁性介質(zhì)設(shè)備，備份硬盤和存儲(chǔ)硬盤要分別鎖在不同的房間，鑰匙由專人進(jìn)行保管。同時(shí)需要盡量避免陽光直射，遠(yuǎn)離污染源，遠(yuǎn)離具有磁性的物體是最為需要注意的。批準(zhǔn)保存入庫的儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息化檔案的存儲(chǔ)設(shè)備需要放在特殊的密閉的盒子里，按一定順序擺放，這可以預(yù)防擠壓變形和由于不可抗力所產(chǎn)生的破壞，存儲(chǔ)設(shè)備的盒子應(yīng)該放在特殊的能夠防磁而且堅(jiān)固的保險(xiǎn)柜內(nèi)予以保存。

目前，人們還沒有成功開發(fā)出可以攔截所有惡意程序攻擊的防火墻。因此，想要保證會(huì)計(jì)信息化檔案的安全，就要完善本企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和局域網(wǎng)系統(tǒng)的殺毒軟件與防火墻，管理員應(yīng)該進(jìn)行定期更新殺毒軟件以保證使用最新的病毒數(shù)據(jù)庫來預(yù)防電腦病毒，防止企業(yè)重要的會(huì)計(jì)專用微機(jī)遭受惡意程序的感染，企業(yè)也應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)管理人員進(jìn)行定期的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，幫助他們提高計(jì)算機(jī)的危機(jī)處理能力。

3.2 重視培養(yǎng)檔案管理人才，提高會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)

為了推廣會(huì)計(jì)信息化檔案管理、提高會(huì)計(jì)核算信息的客觀性和便捷性，我國的中小企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案管理方面的投資，建立并完善先進(jìn)的企業(yè)系統(tǒng)平臺(tái)，采購系統(tǒng)安全設(shè)備和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)所必需的儲(chǔ)存設(shè)備，努力研發(fā)與本企業(yè)采購、配送相適應(yīng)的財(cái)務(wù)信息處理數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各個(gè)子數(shù)據(jù)庫之間的資源共享。同時(shí)，中小企業(yè)還應(yīng)該借鑒國外企業(yè)先進(jìn)的企業(yè)會(huì)計(jì)信息化管理經(jīng)驗(yàn)和信息化會(huì)計(jì)檔案的保存方法、管理方式和管理技術(shù)，為專門負(fù)責(zé)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案的管理人員提供補(bǔ)貼和特別培訓(xùn)基金，從硬件方面和軟件方面來保證企業(yè)會(huì)計(jì)信息的客觀性和便捷性。

中小企業(yè)中對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案的保管工作和管理人員的專業(yè)知識(shí)要求很高，這就需要企業(yè)引進(jìn)綜合型人才。我國中小企業(yè)可以從高等院校應(yīng)屆畢業(yè)生中聘用對(duì)現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術(shù)、財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才到本企業(yè)擔(dān)任信息化會(huì)計(jì)檔案管理專門人員；也可以對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案保管的人員進(jìn)行定期再教育，而不是簡(jiǎn)單地上兩堂課，使他們?cè)谝欢〞r(shí)期綜合提高專業(yè)勝任能力，增加他們對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)。除此之外，中小企業(yè)還要聯(lián)合當(dāng)?shù)卣呢?cái)政部門和稅務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行再教育，補(bǔ)充最新的職業(yè)道德知識(shí)進(jìn)而使他們形成遵紀(jì)守法的觀念。

3.3 建立和完善內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度是指中小企業(yè)的各個(gè)管理層面為了保證本企業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的安全性，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性，協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)管理行為，管理會(huì)計(jì)活動(dòng)，充分利用本企業(yè)內(nèi)部的不同分工而產(chǎn)生相互制約的關(guān)系。同傳統(tǒng)企業(yè)的內(nèi)部控制相比較，會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度范圍更加廣泛，中小企業(yè)應(yīng)著力優(yōu)化管理?xiàng)l例，建立健全風(fēng)險(xiǎn)控制措施，加強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理，同時(shí)還應(yīng)該研發(fā)通暢的信息聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，加大監(jiān)管力度。這些是保證信息化會(huì)計(jì)檔案安全性的最有效措施。

4 結(jié) 論

本文較為具體地論述了信息化環(huán)境下中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題。中小企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)信息化檔案具有多樣性、便捷性、客觀性和不安全性的特點(diǎn)，針對(duì)我國中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案管理工作投入資金不足、管理人員專業(yè)素質(zhì)不高和內(nèi)部控制不完善等問題，加強(qiáng)系統(tǒng)安全、重視培養(yǎng)專業(yè)人才、增加研發(fā)投入和完善內(nèi)部控制。只有通過上述措施，以及政府、中小企業(yè)和監(jiān)管部門的共同努力，才能使信息化環(huán)境下中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理問題得到更好的解決。

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