財務(wù)管理應(yīng)從賬簿走向管理流程

康永輝

[摘要]本文對項目管理常規(guī)財務(wù)業(yè)務(wù)中的典型事例進(jìn)行剖析，拓展施工企業(yè)財務(wù)管理的理念，提出工程項目防范財務(wù)風(fēng)險的措施。

[關(guān)鍵詞]施工企業(yè)；財務(wù)管理；風(fēng)險防范

[中圖分類號]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）17-0105-02

1開創(chuàng)財務(wù)管理新思維，變“要我管”為“我要管”

財務(wù)管理要從會計賬簿走向工地，從單一的工程會計核算中跳出來，財務(wù)人員要主動把財務(wù)管理引入工程項目的全過程控制，把管理對象機(jī)械的“被管理”變成主動地“去管理”，在工程逐個階段、逐個環(huán)節(jié)加以控制。作為財務(wù)管理者，要敢于攬事上身，往往最麻煩、最讓人糾結(jié)的環(huán)節(jié)，就是財務(wù)風(fēng)險最大的環(huán)節(jié)，例如：

（1）對外協(xié)隊伍工程款超付、農(nóng)民工工資糾紛等，一般在事發(fā)之前都會有一定的過程，首先會在財務(wù)資料中有所反應(yīng)，比如：××外協(xié)隊伍財務(wù)賬面反映遲遲未辦理結(jié)算，而項目部以施工進(jìn)度為由，總是以借款的形式支付資金。這種情況財務(wù)人員一定要主動地應(yīng)對，結(jié)合工程付款環(huán)節(jié)、農(nóng)民工工資支付環(huán)節(jié)，深入施工現(xiàn)場，加強(qiáng)與現(xiàn)場施工管理人員、工程部門及合同部門的溝通，認(rèn)真分析各個環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)資料，做好業(yè)主計量與外協(xié)隊結(jié)算對比，為項目管理者在第一時間提供可靠的決策依據(jù)，以防范財務(wù)風(fēng)險的進(jìn)一步擴(kuò)大。

當(dāng)然，為防范工程超結(jié)超付現(xiàn)象的發(fā)生，施工項目部就應(yīng)以工程部門為主導(dǎo)，合同部門輔助設(shè)置本項目的《工程量計價清單》，對“三邊”工程應(yīng)隨設(shè)計圖紙的進(jìn)度逐步完善《工程量計價清單》。量價完善的清單應(yīng)及時歸攏在財務(wù)部門，作為財務(wù)執(zhí)行建造合同、成本核算的依據(jù)，更是作為審核對外協(xié)隊結(jié)算、防范超結(jié)超付現(xiàn)象發(fā)生的重要依據(jù)。所以財務(wù)管理者只有變被動為主動，走進(jìn)工地，深入現(xiàn)場，才能嚴(yán)格審查工程量清單內(nèi)的超結(jié)超付或者是超量的結(jié)付，做好財務(wù)監(jiān)督職能；也只有深入到施工現(xiàn)場，充分與現(xiàn)場管理與工程管理人員溝通，使之深刻解讀財務(wù)管理理念，認(rèn)識防范財務(wù)風(fēng)險的重要性，才能從源頭上杜絕工程超結(jié)超付現(xiàn)象的發(fā)生。

（2）合同評審，很多人都認(rèn)為在走過場，甚至很多項目的合同評審資料是為應(yīng)對后來的檢查而補(bǔ)充的，在這種思想意識的指引下，很多合同評審工作都沒有財務(wù)人員參加，僅是讓財務(wù)人員簡單地在資料上簽字。其實合同評審在項目管理中起到舉足輕重的作用。在工程上有很多看似效果相同，但是會帶來很大財務(wù)風(fēng)險的操作流程。比如，物資部門將應(yīng)扣供應(yīng)商質(zhì)保金變成供應(yīng)商提供銀行保函的形式，雖然都為供應(yīng)商提供了質(zhì)量保證依據(jù)，但是對方提供銀行保函就意味著我們要全額支付貨款，擠占項目資金流量不說，還難以保證銀行保函的真實性。在租賃外部設(shè)備時，很多經(jīng)辦人員就沒有要求對方提供稅務(wù)發(fā)票的概念，或者是站在本身職責(zé)的基礎(chǔ)上，想壓低租賃價格以討領(lǐng)導(dǎo)歡心；在簽訂外包勞務(wù)協(xié)議時，為了壓低外包單價，就在合同中明確規(guī)定，“本合同單價不含稅”，對下結(jié)算也不扣稅，看似合情合理，殊不知除了營業(yè)稅等綜合稅率外，還涉及外協(xié)隊自身應(yīng)繳的企業(yè)所得稅、個人所得稅及印花稅等，大部分分包方只是簡短地跟施工單位合作，工完退場，最終地方稅務(wù)局只會找到施工單位，給企業(yè)帶來很大的稅務(wù)風(fēng)險。

因此，財務(wù)人員應(yīng)主動地參與財務(wù)管理之外的項目管理工作，要站在財務(wù)風(fēng)險的角度去分析、去認(rèn)識各個管理環(huán)節(jié)，并提出合理的“會計化”建議，在項目最大化地防范財務(wù)風(fēng)險。

2細(xì)致入微、從長考慮，是規(guī)范會計業(yè)務(wù)、防范財務(wù)風(fēng)險的出發(fā)點(diǎn)

財務(wù)人員根據(jù)每天報銷的原始憑證，按編號及時錄入財務(wù)用友系統(tǒng)，形成會計記賬憑證，然后由財務(wù)審核人員對憑證進(jìn)行逐一復(fù)核，對有異議的單據(jù)，及時予以糾正。細(xì)致做好會計憑證的填制工作是每個財務(wù)人員都應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)，但是，無論在處理多簡單的一筆會計業(yè)務(wù)時，有沒有人會先想想，這筆會計憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容在迎接內(nèi)審、外審時，是否有足夠依據(jù)支持該筆業(yè)務(wù)的合理性與合法性？業(yè)務(wù)操作部門提供的原始憑證，內(nèi)容是否與整體項目管理制度有相悖之處？在項目上處理第一筆憑證時，就應(yīng)該站在項目運(yùn)行過程中的各項審計及項目最終的完工審計的角度去考慮，細(xì)致入微地做好財務(wù)基礎(chǔ)工作，是規(guī)范會計業(yè)務(wù)、防范財務(wù)風(fēng)險的出發(fā)點(diǎn)。

3財務(wù)從嚴(yán)，監(jiān)管得力，是規(guī)范業(yè)務(wù)操作及其財務(wù)關(guān)系的關(guān)鍵途徑

施工行業(yè)是鐵打的營盤流水的兵，雖然公司有統(tǒng)一的財務(wù)管理制度，在不同的項目執(zhí)行落實上難免有所偏差，也不盡相同，人員的流動性也帶來了制度依賴的流動。缺乏財務(wù)執(zhí)行力度，監(jiān)管不夠的項目，業(yè)務(wù)流程不恰當(dāng)及操作的不規(guī)范，導(dǎo)致在財務(wù)關(guān)系處理過程中形成固有的不良操作習(xí)慣。比如，物資機(jī)電部門在履行租賃合同時將項目內(nèi)部控制結(jié)算的內(nèi)部結(jié)算單，作為設(shè)備租賃費(fèi)的支付依據(jù)，從來沒有要求出租方提供發(fā)票的習(xí)慣，并且合同行文時規(guī)定得很模糊，這是在財務(wù)部門之外形成財務(wù)風(fēng)險，如果財務(wù)制度執(zhí)行不力，財務(wù)監(jiān)管不到位，補(bǔ)稅加罰款的稅務(wù)風(fēng)險最終會留在企業(yè)，在對設(shè)備出租方租金結(jié)清的狀況下，形成另外一種意義上的“資金超付”。

規(guī)避和防范會計行為風(fēng)險的有效途徑，就是加大對會計行為的監(jiān)管力度，讓業(yè)務(wù)流程的每一個參與者對會計行為都有正確的解讀，使每一個人都正確認(rèn)識財務(wù)管理工作并不是每天都抱著計算器核算賬簿的記賬員。然而對于業(yè)務(wù)的會計管理一定要寬嚴(yán)相濟(jì)，否則容易窮究細(xì)枝末節(jié)，給業(yè)務(wù)的辦理造成很大的心理壓力。

4充分認(rèn)識內(nèi)部控制成本與財務(wù)風(fēng)險辯證關(guān)系

實施內(nèi)部控制無疑需要成本，并且在一定程度上會影響到工作效率。過分強(qiáng)調(diào)控制成本，經(jīng)常將效率作為弱化或逾越內(nèi)部控制的理由，尤其是在搶抓工期階段，各項制度措施更是拋諸腦后，于是，一些管理人員便常常以影響施工進(jìn)度為由，反對內(nèi)部控制措施的實施，由此產(chǎn)生的財務(wù)風(fēng)險也急劇上升。

正常的施工環(huán)境下，農(nóng)民工工資現(xiàn)場發(fā)放情況可能監(jiān)控得比較到位，但是在內(nèi)控制度得不到落實的情況下，外協(xié)隊老板為了自己利益最大化，渾水摸魚，導(dǎo)致農(nóng)民工阻工、上訪等不良行為，最終給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟(jì)損失，更影響企業(yè)形象。

為了節(jié)約成本，降低對外出包單價，或者是項目部物資管控能力不足，允許或者默許外協(xié)隊自購工程材料的情況比比皆是，可以說大部分情況下，施工隊的材料用量是小于設(shè)計量，這種情況下，更需要有嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，從現(xiàn)場施工到最后計量整個過程都必須監(jiān)控到位，否則，施工隊就有漏洞可鉆，很容易在資金之外造成材料的超領(lǐng)，最終形成實質(zhì)性的超付。即使材料少用，節(jié)約了項目部成本，但是帶來另外一個不可彌補(bǔ)的風(fēng)險，比如：不允許對外分包的情況下，應(yīng)對外部審計時，是非常矛盾的。在賬面直觀反映整體項目材料使用小于設(shè)計量的情況下，是承認(rèn)分包，還是承認(rèn)偷工減料？任何一種審計結(jié)論對公司來說都是不可彌補(bǔ)的損失，反而會加大項目成本。

這類審計風(fēng)險是基于內(nèi)部控制缺失產(chǎn)生的，源頭也形成在財務(wù)部門之外。因此財務(wù)管理的“手”要伸長，除列舉對外協(xié)隊伍物資管理之外，其他部門的相關(guān)業(yè)務(wù)也都要深入的理解，才能把財務(wù)風(fēng)險管理理念灌輸給內(nèi)部控制機(jī)制中的各個管理部門，使之在施工過程之中就查缺補(bǔ)漏，完善內(nèi)控的缺失。

5對項目管理“一支筆”要有正確的理解

有很多人對項目管理“一支筆”審批制度的理解有所偏差，認(rèn)為只要項目經(jīng)理簽字，事情就敲定了。財務(wù)人員更不能認(rèn)為，只要有項目部經(jīng)理簽字，款項就可以支付?！耙恢ЧP”審批制度有利于項目開源節(jié)流、厲行節(jié)約，達(dá)到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的目的，看起來似乎控制很嚴(yán)格，不容易出問題，但事實上這種“一支筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后，缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障。

事無巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來審批，囿于時間和精力，如果缺乏相關(guān)支撐信息，分不清主次，無法對收支合理性進(jìn)行判斷，最后可能疲于應(yīng)付，“一支筆”就會失去控制作用，審批就會演變成一種走過場，審批“一支筆”變成簽字的“一支筆”而已，使內(nèi)部控制流于形式。雖然有部分單位認(rèn)識到這個問題，把內(nèi)部控制按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級會簽，但是最終的“一支筆”審批結(jié)果的透明度不夠，一些敏感性事項，尤其是財務(wù)管理方面，適當(dāng)?shù)胤艑捤悸?，廣納建言，推行“陽光作業(yè)”，更能凝聚人心，激發(fā)工作積極性，從而更為廣泛地防范財務(wù)風(fēng)險。對于外協(xié)隊伍結(jié)算支付依據(jù)，應(yīng)該是從現(xiàn)場管理人員到項目經(jīng)理逐層會簽，“一支筆”應(yīng)該是會簽單據(jù)上面最終的決斷者。財務(wù)管理人員對每一個層次的審核過程要有深刻的理解，并且將這種管理理念付諸于每一個環(huán)節(jié)的管理者，把內(nèi)控制度實施于執(zhí)行，才能有效防范超結(jié)超付的資金風(fēng)險。若對“一支筆”理解有所偏差，那么超結(jié)超付的風(fēng)險在所難免。

6結(jié)論

為了防止一些重大風(fēng)險給企業(yè)帶來災(zāi)難性損失，甚至失去市場，減少企業(yè)生存發(fā)展的空間，所以犧牲一定工作效率，加大一定的成本是控制風(fēng)險所必需的。財務(wù)管理必須要流程化，合同管理、施工現(xiàn)場管理、物資機(jī)電管理、安全質(zhì)量管理、計劃財務(wù)管理、后勤保障管理以及延伸的招投標(biāo)管理、融資管理等各項業(yè)務(wù)都應(yīng)在本職責(zé)任的基礎(chǔ)上付諸財務(wù)管理理念，執(zhí)行每一項業(yè)務(wù)管理的同時，附帶的財務(wù)管理都要與之同行，財務(wù)管理制度執(zhí)行要有力度，執(zhí)行過程中要保持清醒的頭腦，認(rèn)真地分析內(nèi)部控制制度執(zhí)行與財務(wù)風(fēng)險的矛盾性，合理權(quán)衡內(nèi)部控制的成本和效率的關(guān)系，不過分強(qiáng)調(diào)成本因素而忽視內(nèi)部控制制度的建設(shè)，不拘泥于站在財務(wù)內(nèi)部角度分析問題，才能為項目管理提供合理化建議，從而達(dá)到規(guī)避財務(wù)風(fēng)險的目的。