淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要性

王利萍

[摘 要] 本文從內(nèi)部控制的內(nèi)涵及控制目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合行政事業(yè)單位的特點(diǎn)，分析了當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位在內(nèi)控意識(shí)、內(nèi)控制度、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作等方面實(shí)行內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，并從增強(qiáng)意識(shí)、建立合理的組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)控制度建設(shè)、加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作建設(shè)等方面提出了推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的幾點(diǎn)措施。

[關(guān)鍵詞] 行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 008

[中圖分類號(hào)] F239.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）06- 0010- 02

行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制制度建設(shè)上普遍存在著不重視的現(xiàn)象，其使用的財(cái)政撥款資金作為國(guó)家財(cái)政資金一個(gè)重要組成部分，只有建立起完善的內(nèi)部控制制度，才能更好發(fā)揮在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的作用。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的主要內(nèi)容就是分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，然后因地制宜設(shè)置控制方法并監(jiān)督執(zhí)行。

1 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制概述

1.1 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的內(nèi)涵

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。從靜態(tài)上講，內(nèi)部控制是單位為履行職能、實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)而建立的保障系統(tǒng)，該系統(tǒng)由內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督等要素組成，并體現(xiàn)為與行政、管理、財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)融為一體的組織管理結(jié)構(gòu)、政策、程序和措施；從動(dòng)態(tài)上講，內(nèi)部控制是單位為履行職能、實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)而應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的自我約束和規(guī)范的過程。

1.2 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的目標(biāo)

內(nèi)部控制目標(biāo)是單位建立內(nèi)部控制所要達(dá)到的目的，從總體上講，內(nèi)部控制目標(biāo)和單位的總體目標(biāo)相一致。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制目標(biāo)包括以下5個(gè)方面：合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)；合理保證單位資產(chǎn)安全和使用有效；合理保證單位財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整；有效防范舞弊和預(yù)防腐敗；提高公共服務(wù)的效率和效果。

2 目前我國(guó)行政事業(yè)單位實(shí)行內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

2.1 單位內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，缺乏良好的內(nèi)部控制環(huán)境

良好的內(nèi)部控制意識(shí)是確保內(nèi)部控制制度健全和實(shí)施的重要保證。目前，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制意識(shí)相對(duì)薄弱，內(nèi)部控制環(huán)境有待完善，主要表現(xiàn)在：行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)內(nèi)部控制知識(shí)的了解途徑；缺乏對(duì)內(nèi)部控制制度建立、健全的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)；錯(cuò)誤地將財(cái)政部門預(yù)算控制等同于內(nèi)部控制，認(rèn)為有了部門預(yù)算就無所謂內(nèi)部控制體系了。

2.2 內(nèi)部控制制度不完善，缺乏科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程

①內(nèi)部控制制度不健全，存在缺失、空白和模糊的領(lǐng)域，制度之間銜接不緊密。有些單位即使制定了內(nèi)部控制制度，但不夠科學(xué)、不夠完善，內(nèi)容零散，尚未形成覆蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各階段、各部門、各環(huán)節(jié)的控制系統(tǒng)。②各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程不夠科學(xué)合理，授權(quán)審批制度不健全，不相容職務(wù)相互分離執(zhí)行不嚴(yán)格，未形成管理閉環(huán)。例如，有的單位以一般財(cái)務(wù)制度代替內(nèi)控制度，對(duì)一些問題的處理僅憑經(jīng)驗(yàn)、慣例辦理，隨意性較大，企業(yè)管理透明度較差，業(yè)務(wù)流程控制往往過于簡(jiǎn)單，很多時(shí)候都是由單位一把手直接進(jìn)行決策，內(nèi)部控制制度無法得到落實(shí)。

2.3 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱，崗位分工控制不明確

目前，很多事業(yè)單位不重視內(nèi)部控制管理制度的建立，相關(guān)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不強(qiáng)，存在一人多崗、不相容崗位兼職的現(xiàn)象，造成在現(xiàn)實(shí)工作中存在很強(qiáng)的隨意性，不能有效地防范舞弊和預(yù)防腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。例如，個(gè)別單位會(huì)計(jì)、出納等職務(wù)由一個(gè)人擔(dān)任，導(dǎo)致少數(shù)單位出納挪用貪污公款長(zhǎng)期未被發(fā)現(xiàn)。由于行政事業(yè)單位在會(huì)計(jì)核算上，對(duì)成本核算部分沒有具體的要求，因此輕視了實(shí)物資產(chǎn)管理，如在購買低值易耗品時(shí)，不入存貨賬，直接作支出，領(lǐng)用不辦理相關(guān)手續(xù)，年終缺乏相應(yīng)的財(cái)產(chǎn)清查制度，造成該部分財(cái)產(chǎn)無賬無實(shí)；在財(cái)產(chǎn)的購置上，有的單位盲目購買、重復(fù)購置，有的單位之間相互攀比，造成辦公成本高、利用率低等問題。

3 建立和完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的措施

3.1 加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的建設(shè)，增強(qiáng)單位人員內(nèi)部控制的意識(shí)，健全內(nèi)部控制制度體系

（1）要加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建立重要性的認(rèn)識(shí)。通過多渠道，使單位負(fù)責(zé)人認(rèn)識(shí)到其在內(nèi)部控制體系中所處的重要位置 ，單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立起對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的責(zé)任感，要加強(qiáng)對(duì)本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作及數(shù)據(jù)報(bào)告真實(shí)性、完整性、及時(shí)性、有效性的監(jiān)督管理工作，并負(fù)起最主要責(zé)任，并加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部管理控制方面的專業(yè)學(xué)習(xí)。

（2）要建立完善、嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度，并嚴(yán)格地加以執(zhí)行。健全的內(nèi)部控制制度必然會(huì)使單位內(nèi)部組織合理、分工明確、職責(zé)清楚、緊密配合、科學(xué)管理、秩序井然、堵塞漏洞、減少損失。反之，如果一個(gè)單位沒有建立良好的內(nèi)部控制制度、形成較強(qiáng)的內(nèi)控意識(shí)，那么必然會(huì)造成組織混亂、職責(zé)不清、濫用權(quán)力、缺乏制衡、跑冒滴漏等現(xiàn)象的發(fā)生。

（3）要加強(qiáng)對(duì)單位員工的培訓(xùn)。使員工增強(qiáng)自覺參與單位日常工作、發(fā)展規(guī)劃的意識(shí)，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)、加強(qiáng)自律，加強(qiáng)作為內(nèi)部控制管理人員的自覺性與主動(dòng)性。

（4）要加強(qiáng)單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)合管理意識(shí)。要努力營(yíng)造各部門負(fù)責(zé)人集中進(jìn)行內(nèi)部管理控制方面專項(xiàng)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，要提高各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門進(jìn)行內(nèi)部控制管理的責(zé)任感與意識(shí)。

3.2 科學(xué)劃分權(quán)責(zé)，建立合理的組織結(jié)構(gòu)

（1）合理的組織機(jī)構(gòu)是建立和實(shí)施內(nèi)部控制的先決條件。合理的組織機(jī)構(gòu)必須以執(zhí)行完成、經(jīng)費(fèi)供應(yīng)、保障職能為使命，具有清晰的職位層次順序、通暢的意見溝通渠道、有效的協(xié)調(diào)與合作體系。內(nèi)控組織的機(jī)構(gòu)設(shè)立和權(quán)限劃分應(yīng)與經(jīng)費(fèi)管理體制、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，既有利于實(shí)現(xiàn)專業(yè)分工、提高工作效率，又能起到相互檢查與制約、防止舞弊的作用。構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)，要把握好3個(gè)原則：①公開原則，要增加結(jié)構(gòu)的“透明度”，使組織結(jié)構(gòu)的職責(zé)準(zhǔn)確無誤地公布于眾，以利于提高內(nèi)部控制的運(yùn)行效率，保證內(nèi)部控制的運(yùn)行方向；②牽制原則，分離不相容的崗位，在建立崗位責(zé)任制時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督；③效能原則，即在業(yè)務(wù)循環(huán)過程中，既要保證結(jié)果或?qū)嶓w意義上的公正，又要考慮運(yùn)行的效率，否則，會(huì)由于內(nèi)部信息傳遞不及時(shí)而導(dǎo)致對(duì)外部信息反映遲緩，貽誤發(fā)展機(jī)遇。

（2）要明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職責(zé)分工和程序方法，明確資產(chǎn)記錄與保管的分工，明確規(guī)定保證會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)記錄的完整性和準(zhǔn)確性要求，明確規(guī)定建立財(cái)產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度。在此基礎(chǔ)上要對(duì)內(nèi)部控制制度施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，建立和完善內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督體系，并由專門機(jī)構(gòu)或指定專門人員具體負(fù)責(zé)內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，同時(shí)賦予他們一定的獨(dú)立權(quán)限以確保審計(jì)的獨(dú)立性、客觀性。

（3）有了好的制度，領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格帶頭執(zhí)行，要對(duì)職工的執(zhí)行情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲，使內(nèi)部控制制度真正有效運(yùn)行。

3.3 不斷提高會(huì)計(jì)人員職業(yè)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作建設(shè)

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱直接影響行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)及制度的有效執(zhí)行。要想提升行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理水平就必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的建設(shè)力度。①要重視改革會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作流程及操作標(biāo)準(zhǔn)；②要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的職業(yè)道德宣傳教育；③要根據(jù)行政事業(yè)單位的特點(diǎn)制定出一系列的針對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的檢查監(jiān)督制度，并且制定出適合本單位具體情況的會(huì)計(jì)人員考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。

3.4 不斷提高員工素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部控制各部門的協(xié)調(diào)性

人力資源政策是內(nèi)部環(huán)境的重要組成部分，內(nèi)部控制是由人來進(jìn)行并受人的因素影響，正確處理“人”和控制的關(guān)系，保證單位中的所有成員都具有一定水準(zhǔn)的誠(chéng)信、道德觀和職業(yè)能力的人力資源政策、方針與實(shí)踐，是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的關(guān)鍵因素之一。完善人事政策，①要把好人員入口關(guān)，采取措施不斷提高人員綜合素質(zhì)，將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和任用員工的重要標(biāo)準(zhǔn)；②為職工提供合理的報(bào)酬，創(chuàng)造良好的勞資關(guān)系，并通過科學(xué)的績(jī)效考評(píng)；③要建立對(duì)不合格職工的嚴(yán)格淘汰機(jī)制，徹底打破心存舞弊意圖的潛在違規(guī)者的僥幸心理，阻止其不法動(dòng)機(jī)；④單位應(yīng)完善培訓(xùn)措施，通過培訓(xùn)，使員工了解應(yīng)遵循的工作職責(zé)、行為要求及業(yè)務(wù)流程，以保證員工更好地履行規(guī)定的職責(zé)。

內(nèi)部控制制度不僅對(duì)事業(yè)單位發(fā)展起很大的作用，而且也符合當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制也提出了更新、更高的要求，單位不但要從思想上高度重視，不斷完善內(nèi)部控制制度，還要在實(shí)踐中有效實(shí)施。提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證行政事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)的安全和完整，一套操作性強(qiáng)、系統(tǒng)完整、規(guī)范合理、行之有效的內(nèi)部控制制度，其有效實(shí)施無疑會(huì)促使行政事業(yè)單位內(nèi)部控制登上一個(gè)新臺(tái)階。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王素娟. 淺議如何加強(qiáng)和完善行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012（22）.