新時(shí)期事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

鄭欽源

[摘要]隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及會(huì)計(jì)信息化水平的不斷提高，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作也提出了新的要求，新形勢(shì)下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作值得深思。本文針對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問(wèn)題并結(jié)合實(shí)際，提出了加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策和建議：更新會(huì)計(jì)檔案管理思想意識(shí)；實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化；提高會(huì)計(jì)管理人員的素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；管理

[中圖分類號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）9-0061-02

1 新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

首先，加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理是單位內(nèi)部管理工作的必然需要。我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位根據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)具有126萬(wàn)個(gè)，有三千多萬(wàn)名職工，我國(guó)每年在這方面耗費(fèi)大量的資金。但目前我國(guó)財(cái)力與現(xiàn)實(shí)事業(yè)單位需要還相差甚遠(yuǎn)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的加強(qiáng)能如實(shí)記錄和分檔財(cái)政收支，為事業(yè)單位科學(xué)編制預(yù)算提供可靠的依據(jù)。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理是法治管理的必然要求。我國(guó)在某段時(shí)期曾發(fā)布過(guò)《會(huì)計(jì)檔案方法》相關(guān)條例，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有明確和具體的規(guī)定。事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的分支，更應(yīng)起到帶頭作用，遵守法律法規(guī)，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。

2 新時(shí)期事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提升，思想意識(shí)淡薄

目前，有的檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的知識(shí)及制度不能正確認(rèn)識(shí)，檔案管理者自身的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，沒(méi)能及時(shí)補(bǔ)充、掌握新知識(shí)，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開(kāi)展效率低下。有的認(rèn)為事業(yè)單位賬目較為簡(jiǎn)單，對(duì)會(huì)計(jì)檔案無(wú)所謂，有的會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)為會(huì)計(jì)僅僅有報(bào)表核算、會(huì)計(jì)憑證及賬簿等資料即可，不需要太過(guò)復(fù)雜的財(cái)務(wù)資料，導(dǎo)致本單位有的部門沒(méi)有預(yù)決算資料、基建資料及合同協(xié)議書等資料，最終沒(méi)有歸入會(huì)計(jì)檔案，造成會(huì)計(jì)資料收集不齊。還有的相關(guān)管理人員沒(méi)有對(duì)檔案管理形成保密意識(shí)，肆意地將檔案信息往外泄露，影響這些因素的產(chǎn)生都是由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)沒(méi)有達(dá)到相關(guān)的要求。

2.2 信息資源投入不足

首先，會(huì)計(jì)檔案之所以跟不上現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的腳步，主要是因?yàn)樵O(shè)備問(wèn)題。各地區(qū)使用的儲(chǔ)存設(shè)備規(guī)格與型號(hào)因?yàn)榈貐^(qū)與時(shí)代發(fā)展的不等性都大有不同；對(duì)電子檔案的重視程度各個(gè)事業(yè)單位也沒(méi)有做到。因此，對(duì)實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理所需的設(shè)備，投入資金比例也有很大的出入，配備的存儲(chǔ)設(shè)備都不一樣，甚至有的事業(yè)單位為了節(jié)省資金而選擇購(gòu)買老式的設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子檔案的管理，這些阻礙了會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。有的事業(yè)單位配備了相關(guān)具有先進(jìn)性的設(shè)備，但由于對(duì)設(shè)備操作的不熟悉，也導(dǎo)致設(shè)備閑置于此，降低了利用率。其次，沒(méi)有制定一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書格式的會(huì)計(jì)電子檔案管理不符合要求；缺乏會(huì)計(jì)電子檔案的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了會(huì)計(jì)電子檔案信息的真實(shí)性；沒(méi)能做好會(huì)計(jì)電子檔案光盤、U盤的保護(hù)工作，造成存儲(chǔ)文件損壞，丟失會(huì)計(jì)電子檔案信息；一些檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備條件較為簡(jiǎn)陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導(dǎo)致檔案信息有效利用受到影響。

2.3 沒(méi)有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)

一些事業(yè)單位雖然在檔案建設(shè)方面運(yùn)用了信息化技術(shù)，但僅僅只是局限在檢索范圍，如電子檔案歸檔管理、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)、保存檔案數(shù)字化等，一部分管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)也沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，因此對(duì)新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)形成了不小的阻礙。

3 新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

3.1 更新會(huì)計(jì)檔案管理思想意識(shí)

科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理理念對(duì)于現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展面臨了信息技術(shù)應(yīng)用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面的挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個(gè)人綜合素質(zhì)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以全新的觀念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形式轉(zhuǎn)變。對(duì)阻礙會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的舊制度進(jìn)行完善改革，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，全面提升工作效率、效益。同時(shí)改革那些與檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來(lái)解決會(huì)計(jì)檔案管理中遇到的新問(wèn)題，把會(huì)計(jì)檔案管理工作提高到一個(gè)新的層次。

3.2 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)條件。電子檔案的自動(dòng)分類、編輯、統(tǒng)計(jì)等工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)有效進(jìn)行。文件、圖像等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，可通過(guò)掃描儀來(lái)進(jìn)行，使計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用效率大大提高。電子檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與共享化通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)所建立的貢獻(xiàn)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。在需要調(diào)取會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只需在相關(guān)的平臺(tái)上對(duì)所需會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢索，相關(guān)會(huì)計(jì)檔案信息便可得到。會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的工作必須要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，想要實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，不是一時(shí)之間就可以完成的。如像管理人員的手工操作就可運(yùn)用到會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作中。在進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí)，檔案部門所頒布的相關(guān)條例條規(guī)是檔案工作人員必須給予嚴(yán)格參照的。對(duì)檔案現(xiàn)代化管理有時(shí)不一定全依靠檔案局，相關(guān)部門也應(yīng)該給予關(guān)照和幫助，從而使檔案現(xiàn)代化管理可以更快更好地實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3 提高會(huì)計(jì)管理人員的素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)了電算化，電子形式成為了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的主體，會(huì)計(jì)檔案正在走向網(wǎng)絡(luò)信息化及實(shí)現(xiàn)資源共享。這從而也就對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求，應(yīng)積極參加新技術(shù)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，對(duì)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力著重加強(qiáng)，在學(xué)習(xí)過(guò)程中要充分使理論探索與實(shí)踐相結(jié)合，從而不斷提高會(huì)計(jì)檔案的信息化能力。會(huì)計(jì)檔案管理人員自身要具備多種素質(zhì)，如職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及思想素質(zhì)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員必須要保證客觀公正的立場(chǎng)，嚴(yán)格自律，對(duì)自身的職能和權(quán)利要正確看待。會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性及廣泛性等特點(diǎn)，內(nèi)容廣泛，則要求檔案管理人員除了在具備檔案管理方面的知識(shí)外，還要具備檔案管理周邊知識(shí)體系，使未來(lái)檔案管理工作更加科學(xué)化，更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

4 結(jié) 論

綜上所述，在新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理不僅是時(shí)代的需要，也是歷史的必然結(jié)果。檔案管理人員必須要深刻認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，更新工作觀念。在會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)中最重要的工具就是計(jì)算機(jī)技術(shù)，應(yīng)積極投入創(chuàng)新計(jì)算機(jī)管理新設(shè)備和技術(shù)，最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能。但也不能忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的作用，要充分將兩者結(jié)合，使之發(fā)揮出更為有效的管理效果，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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