論檔案工作的作用與價(jià)值

麻夸吉

[摘 要]人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中，需要查考過(guò)去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展和規(guī)律，繼承已有的成果，推動(dòng)創(chuàng)新與發(fā)展。這樣就賦予了檔案獨(dú)特的利用價(jià)值和重要作用。

[關(guān)鍵詞]檔案；作用；價(jià)值

[中圖分類號(hào)]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）38-0183-02

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作在各個(gè)領(lǐng)域中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對(duì)檔案工作提出了更高的要求。就必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。檔案管理不僅在方式和手段上有所提高，還要在開發(fā)利用水平上得到提升。檔案作為記錄事物的記事簿和還原歷史的根據(jù)，將成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察事物和研究發(fā)展規(guī)律的依據(jù)。社會(huì)的進(jìn)步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時(shí)俱進(jìn)的工作方式進(jìn)行檔案建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。因此，做好檔案工作，對(duì)任何一個(gè)管理單位來(lái)說(shuō)都具有非常重要的意義。

1 檔案工作的作用

1.1 檔案是行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)

檔案是組織工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉組織工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，其決策將是無(wú)本之木，無(wú)源之水，帶來(lái)困難和危害。它作為歷史的鑒證與其他的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。

1.2 檔案是社會(huì)活動(dòng)的參考依據(jù)

檔案來(lái)源于社會(huì)活動(dòng)，記錄了人類在其發(fā)展中世世代代同大自然作斗爭(zhēng)積累下來(lái)的寶貴的經(jīng)驗(yàn)，可以為社會(huì)建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料，特別是科技檔案更是作為現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學(xué)管理的重要條件，在經(jīng)營(yíng)管理和提高生產(chǎn)力方面發(fā)揮著重要的作用。

1.3 檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件

一切科學(xué)研究，無(wú)論是社會(huì)科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個(gè)不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒；另一方面能提供大量的實(shí)驗(yàn)和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考?？茖W(xué)研究工作的開展，主要依靠人類的實(shí)踐，通過(guò)不斷地總結(jié)前人研究的成果。吸取有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實(shí)可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎(chǔ)和條件。

1.4 檔案的宣傳教育作用

檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了各個(gè)歷史時(shí)期反動(dòng)勢(shì)力、進(jìn)步勢(shì)力以及各種英雄人物的事跡材料，是著書立說(shuō)、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對(duì)人民進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育、愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)素材，具有較強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。為此，檔案館已充分認(rèn)識(shí)到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛(ài)國(guó)主義教育的重要基地。

1.5 檔案的憑證作用

檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)所決定的。這是因?yàn)椋旱谝?，從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人留下的，未經(jīng)過(guò)任何人改動(dòng)的最為原始形態(tài)的記錄，比較真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，可靠性強(qiáng)，是令人信服的證據(jù)。第二，檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書、錄音、錄像等，這些原始標(biāo)記進(jìn)一步證明了檔案的原始材料和證據(jù)，是真實(shí)的歷史憑證。

1.6 檔案的參考作用

檔案中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)；有思想觀點(diǎn)，也有實(shí)驗(yàn)觀察數(shù)據(jù)；有社會(huì)的變革，也有生產(chǎn)的發(fā)展。與圖書情報(bào)資料相比，檔案的參考價(jià)值更具有原始性和可靠性。

2 檔案工作的價(jià)值

檔案的價(jià)值指的就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿足社會(huì)需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案記錄的原始性或知識(shí)信息性能夠滿足某個(gè)方面的社會(huì)需求時(shí)就形成了檔案的價(jià)值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價(jià)值，也就是說(shuō)檔案的作用就是檔案的價(jià)值。合理科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行管理利用，不但可以對(duì)企業(yè)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還承載了企業(yè)或單位發(fā)展的軌跡。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展與社會(huì)全面進(jìn)步，檔案的開發(fā)利用價(jià)值愈加凸顯。檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)槠髽I(yè)和單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。所以檔案管理工作為企業(yè)和單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要的意義。

首先，檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案完整和安全。不僅對(duì)檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻的影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好地帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。在過(guò)去的幾年，我國(guó)許多地區(qū)的檔案館對(duì)于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實(shí)踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法等許多問(wèn)題進(jìn)行了大膽的創(chuàng)新實(shí)踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗(yàn)。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實(shí)行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制。在檔案的查閱上，制定了非檔案相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的制度。這樣一來(lái)就使檔案安全性得到了保證。

3 實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的對(duì)策

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案共享，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其專業(yè)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案的發(fā)展。只有不斷提高檔案科技服務(wù)水平，才能跟上時(shí)代發(fā)展步伐。實(shí)踐證明檔案的作用越大，價(jià)值越高，檔案的價(jià)值愈加珍貴，發(fā)揮的作用愈加顯著。

3.1 必須堅(jiān)持服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展這一宗旨

合理利用檔案進(jìn)行開發(fā)，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的最終目的。檔案工作必須樹立為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)這一宗旨，以需求生存，靠需求發(fā)展。主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。檔案工作者不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，能夠恰到好處的進(jìn)行利用，還要超前研究，先行開發(fā)，采用多種形式，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。

3.2 必須抓好提高檔案工作者綜合素質(zhì)這一關(guān)鍵

檔案工作的價(jià)值要靠檔案工作者來(lái)實(shí)現(xiàn)，提高檔案工作者綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的關(guān)鍵。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案工作者提出了新的要求。檔案工作者既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。才能進(jìn)行規(guī)范式的管理和不斷改革發(fā)展。要加大對(duì)管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。以適應(yīng)檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代和多樣化的要求，只有具有專業(yè)知識(shí)的檔案工作者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開擴(kuò)視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的需要。因此，加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才。

3.3 必須提高科技服務(wù)這一手段

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的工作提供了極大便利，有力地提高了工作效率。檔案數(shù)字化、信息化服務(wù)是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案服務(wù)與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求檔案工作者必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案服務(wù)的需要。

3.4 必須強(qiáng)化檔案工作這一特色

檔案的憑證作用決定了檔案的價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用?；跈n案所具有的重要性，檔案管理工作單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９?。還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理和教育。要通過(guò)各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對(duì)于涉及保密的檔案管理人員，要加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠。