淺談檔案管理的現(xiàn)代化

祝蘭娟

摘 要：本文針對檔案管理的現(xiàn)代化的論題。闡明了檔案管理的現(xiàn)代化的含義及具體要求；說明了加快檔案事業(yè)的發(fā)展及加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程的措施；指出了創(chuàng)新觀念，在思想上適應現(xiàn)代化；論述了檔案管理的現(xiàn)代化對檔案管理工作者的要求。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新觀念；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的 。面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨 、復雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設，重視培養(yǎng)一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

1 檔案管理的現(xiàn)代化內(nèi)涵及要求

檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。

1、先進的技術設備推進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設備、技術，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設備和技術。在檔案設備配置現(xiàn)代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設備、技術的效用。

2、檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

3、檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現(xiàn)檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經(jīng)濟文化發(fā)展。

2 加快檔案事業(yè)的發(fā)展

1、加強檔案事業(yè)的建設是發(fā)展檔案工作的關鍵。社會經(jīng)濟日益增長，科技快速發(fā)展的信息要求，國家機關、企事業(yè)單位及人們?nèi)找嬖鲩L的科技文化、管理要求是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。同時，這也給檔案事業(yè)快速發(fā)展帶來了前所未有的機遇。我們跟綜檔案事業(yè)及檔案工作科學發(fā)展的動向，研究其發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況新問題，把理論研究與實際有機的結合起來，不斷加大檔案事業(yè)的建設，這是發(fā)展檔案事業(yè)的首要任務，在科技知識經(jīng)濟時代的今天，加強檔案事業(yè)的建設，發(fā)展檔案事業(yè)，是有深遠的歷史意義和現(xiàn)實意義。我們只有抓住并利用好這個歷史性的機遇，檔案事業(yè)的發(fā)展才會步入快車道。因此，加強檔案現(xiàn)代化的建設是發(fā)展檔案工作的關鍵。

2、大力開展檔案信息資源，充分發(fā)揮其服務職能。檔案工作主要是搜集、整理、編目、保管、利用、研究編研檔案文獻資料的中心。檔案事業(yè)是一項社會公益性事業(yè)，也是一種公益性文化、科技、教育機構。各級各類檔案資料要緊密結合各自的實際情況，充分挖掘、開發(fā)、利用檔案文獻資料信息資源，幫助利用者提高工作效率和科技文化素質。為此各級檔案機構要充分發(fā)揮檔案工作自身的工作效率和教育職能，最大限度地激發(fā)廣大利用者的求知欲望和創(chuàng)造力。經(jīng)此推進廣大利用者在各自的實際工作中為科教興國戰(zhàn)略的實施做出自己的貢獻。

3 加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.2 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。 計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。5、檔案管理的現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案管理的現(xiàn)代化依托的是先進的技術設備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態(tài)，不斷引進相關學科的新技術，新方法，新理論，改善，完善，充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條通往現(xiàn)代化檔案管理的新路。

4 創(chuàng)新觀念，思想上適應現(xiàn)代化

要建設檔案管理現(xiàn)代化，必須確立改革、創(chuàng)新和發(fā)展、進步的觀念。在思想上要跟上時代發(fā)展，適應現(xiàn)代化。同時還應具備發(fā)展的觀念，不要把現(xiàn)代化看作一個固定不變的模式，要不斷跟蹤科技發(fā)展的動態(tài)，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。目前，黃石市疾病預防控制中心經(jīng)過2003年非典的考驗，在國家對全國疾病預防控制機構大力發(fā)展前提下，發(fā)展狀況比較好，但檔案管理中使用現(xiàn)代化設備比其它行業(yè)略落后一些。因此，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是適應社會發(fā)展的必由之路。時代是發(fā)燕尾服的，“現(xiàn)代”的概念和科技的水平也是不斷前進的，我們的目標是要實現(xiàn)與國際先進水平接軌，要實現(xiàn)這一目標就必須創(chuàng)機關報觀念，實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。

5 檔案管理的現(xiàn)代化對檔案管理工作者的要求

計算機在文書檔案管理中的運用，提高了檔案管理工作的時效和立卷管理水平，有利于遺漏文件的補漏和增缺，檢索更加便捷迅速準確。這就要求檔案管理工作者既要懂專業(yè)知識，又要懂信息技術，先進的技術，科學的管理方法，嚴謹?shù)膶I(yè)知識，高素質的檔案管理工作者將會進一步推動檔案管理工作向現(xiàn)代化進軍。同時要強化檔案管理工作者的服務意識，從重管理輕利用的傳統(tǒng)方式，轉變?yōu)榉e極主動為社會經(jīng)濟發(fā)展服務上來，由被動變主動，由封閉變開放，由消極變積極，改變工作態(tài)度和工作作風，為社會的繁榮發(fā)展貢獻自己一份

力量。