以信息化手段提高項(xiàng)目管理質(zhì)量
——上海電力設(shè)計(jì)院案例

◆陸 歆 湯蘊(yùn)蕾/ 文

以信息化手段提高項(xiàng)目管理質(zhì)量
——上海電力設(shè)計(jì)院案例

◆陸 歆 湯蘊(yùn)蕾/ 文

創(chuàng)立于20世紀(jì)50年代的上海電力設(shè)計(jì)院有限公司屬?lài)?guó)有控股中央企業(yè)，是一家國(guó)內(nèi)電力行業(yè)知名的設(shè)計(jì)咨詢(xún)及工程總承包企業(yè)。多年來(lái)公司堅(jiān)持管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，以卓越的設(shè)計(jì)、咨詢(xún)成果，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代化城市電網(wǎng)建設(shè)，竭誠(chéng)為客戶(hù)提供綠色、安全、高效的電力能源咨詢(xún)、設(shè)計(jì)和工程總承包的全過(guò)程服務(wù)，在城市電網(wǎng)和新能源工程建設(shè)領(lǐng)域創(chuàng)造了多項(xiàng)“全國(guó)第一”記錄，逐漸成為相關(guān)領(lǐng)域新技術(shù)的實(shí)踐者和引領(lǐng)者。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，管理如何更好地適應(yīng)顧客的需求及企業(yè)發(fā)展的需要？公司進(jìn)行了探索。

1.項(xiàng)目管理形式及管理難題

1.1 項(xiàng)目管理組織形式

咨詢(xún)、設(shè)計(jì)、總承包產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程是公司的主要生產(chǎn)過(guò)程，需要綜合運(yùn)用知識(shí)、技巧、工具、技術(shù)并投入80%以上人力和其它主要資源，來(lái)向顧客提供含有較高技術(shù)含量和高質(zhì)量的服務(wù)。多年來(lái)，公司始終順應(yīng)行業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)特點(diǎn)，不斷調(diào)整、優(yōu)化和完善生產(chǎn)組織形式，如咨詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)項(xiàng)目管理逐步過(guò)渡到以“項(xiàng)目管理為中心，專(zhuān)業(yè)管理為基礎(chǔ)，質(zhì)量管理為核心”的“混合式”項(xiàng)目管理模式，在總包項(xiàng)目管理中推行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制等。公司項(xiàng)目管理始終結(jié)合ISO質(zhì)量管控要求開(kāi)展，從設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)輸入輸出等7個(gè)主要環(huán)節(jié)入手加強(qiáng)咨詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)質(zhì)量管控，從設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、調(diào)試全過(guò)程著手開(kāi)展總承包項(xiàng)目管理，確保向顧客提交符合要求的產(chǎn)品。

1.2 存在的管理難題

近年來(lái)，公司面臨的市場(chǎng)環(huán)境和客戶(hù)需求不斷變化，業(yè)務(wù)量高速增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)類(lèi)型日趨復(fù)雜，同時(shí)公司大量的年輕員工存在技術(shù)能力相對(duì)欠缺、設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)較為不足的客觀情況，公司項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理面臨越來(lái)越多的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，管理難題主要集中在以下幾個(gè)方面。

（1）公司的生產(chǎn)管理屬于典型的項(xiàng)目管理，矩陣型的項(xiàng)目管理中“管人”和“管事”分開(kāi)，信息溝通不暢。部門(mén)負(fù)責(zé)人控制人員安排和獎(jiǎng)金分配，設(shè)總控制項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，項(xiàng)目管理的時(shí)間、成本與任務(wù)量的信息分割管理，使三者之間達(dá)不到有效控制，增加了信息溝通的難度。

（2）內(nèi)外部環(huán)境變化大，設(shè)計(jì)應(yīng)變能力相對(duì)不足。由于市場(chǎng)環(huán)境變化大、顧客任務(wù)要求的不確定性、基礎(chǔ)資料不完整、人員的變化等因素，非常規(guī)、跳階段的項(xiàng)目越來(lái)越多，對(duì)設(shè)計(jì)過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和適應(yīng)能力提出較高要求。

（3）專(zhuān)業(yè)間配合需加強(qiáng)，協(xié)同工作效率不高。大型項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，涉及專(zhuān)業(yè)多達(dá)十幾個(gè)，由于專(zhuān)業(yè)接口偏差導(dǎo)致的設(shè)計(jì)差錯(cuò)和進(jìn)度脫期現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，項(xiàng)目管理流程中信息在各專(zhuān)業(yè)之間流轉(zhuǎn)不暢，難以達(dá)到整體項(xiàng)目的優(yōu)化。

圖1 設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理組織構(gòu)架圖

（4）設(shè)計(jì)文件簽署費(fèi)時(shí)費(fèi)力。設(shè)計(jì)人員外出頻繁，及時(shí)完成成品的簽署工作成了一件頭痛的事，甚至影響到出版的進(jìn)度，各種質(zhì)量記錄中漏簽、補(bǔ)簽的情況時(shí)有發(fā)生。

（5）資料信息不能系統(tǒng)管理和有效利用。不能有效控制電子文件和紙質(zhì)文件的一致性，設(shè)計(jì)人員對(duì)歸檔的電子文件缺乏信任，私下交流設(shè)計(jì)文件的現(xiàn)象比較普遍，不利于知識(shí)積累和共享。

2．項(xiàng)目管理系統(tǒng)

2.1 項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)

以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，是設(shè)計(jì)企業(yè)不斷提高項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理水平的要求。公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建設(shè)工作已開(kāi)展了十多年，經(jīng)實(shí)踐證明對(duì)公司項(xiàng)目管理水平、質(zhì)量水平及效率提升起到了非常積極的作用。公司咨詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)大致分為以下三個(gè)階段，總包項(xiàng)目管理系統(tǒng)剛建設(shè)完成，正在試運(yùn)行階段。

第一階段，2003年-2005年，完成項(xiàng)目管理系統(tǒng)和項(xiàng)目獎(jiǎng)金管理系統(tǒng)等模塊建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目臺(tái)賬管理、設(shè)計(jì)任務(wù)下達(dá)和分解、項(xiàng)目進(jìn)度管理、成品出版登記、項(xiàng)目獎(jiǎng)金管理和消息系統(tǒng)建設(shè)。

第二階段，2006年-2008年，建設(shè)重點(diǎn)是完善系統(tǒng)功能，改善用戶(hù)應(yīng)用體驗(yàn)。完成了項(xiàng)目管理系統(tǒng)和科標(biāo)信項(xiàng)目管理系統(tǒng)人員信息整合，優(yōu)化項(xiàng)目獎(jiǎng)金發(fā)放和申報(bào)流程，增加了員工關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)，圖紙打印系統(tǒng)建設(shè)。

第三階段，2009年-2013年，建設(shè)重點(diǎn)是升級(jí)企業(yè)級(jí)系統(tǒng)平臺(tái)，建設(shè)應(yīng)用工作平臺(tái)，深化協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙校審流程控制，電子簽名、打印及出版集成、公文和項(xiàng)目成果與歸檔。

2.2 設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)三期主要特點(diǎn)

（1）建立了全流程管控的項(xiàng)目管理系統(tǒng)

通過(guò)三個(gè)階段的項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)了“下達(dá)任務(wù)—策劃—設(shè)計(jì)—打印—出版—?dú)w檔—統(tǒng)計(jì)”的一體化管理，圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)計(jì)管理全部在系統(tǒng)中進(jìn)行，完全擺脫了手工操作，真正實(shí)現(xiàn)了管理與生產(chǎn)部門(mén)、各管理功能的高度集成應(yīng)用，數(shù)據(jù)共享、互通、聯(lián)動(dòng)，大大提高了管理和生產(chǎn)效率。由于采用了工程文件共享管理，每個(gè)設(shè)計(jì)者都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)了解工程項(xiàng)目的第一手資料，信息流的流動(dòng)速度大大加快，極大地提高了咨詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)的溝通效率。

（2）利用信息化手段規(guī)范設(shè)計(jì)生產(chǎn)過(guò)程

在校審流程信息化方面取得重大突破，通過(guò)原則性與靈活性相結(jié)合的設(shè)計(jì)與技術(shù)實(shí)現(xiàn)，對(duì)電子成品進(jìn)行等級(jí)定義、通過(guò)信息化手段規(guī)范校審制度。首次徹底打通了設(shè)計(jì)成品信息化生產(chǎn)流水線，生產(chǎn)過(guò)程管理過(guò)程擺脫了手工管理的模式，既達(dá)到規(guī)范了生產(chǎn)過(guò)程管理的目的，又提高了生產(chǎn)效率。

由于通過(guò)信息系統(tǒng)嚴(yán)格控制了項(xiàng)目設(shè)計(jì)流程管理，項(xiàng)目設(shè)總（項(xiàng)目經(jīng)理）、主設(shè)人、設(shè)計(jì)人、校對(duì)和審核人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程完成各項(xiàng)質(zhì)量管控的工作，使質(zhì)量控制由過(guò)去的設(shè)計(jì)人員自覺(jué)遵守改變?yōu)閺?qiáng)制執(zhí)行，咨詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)產(chǎn)品的質(zhì)量大幅度提高。最直接的反映是：由于設(shè)計(jì)缺陷造成的現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)變更大幅減少，減少幅度達(dá)到15%，顧客投訴率下降了20%。

（3）實(shí)現(xiàn)精細(xì)化生產(chǎn)管理

通過(guò)系統(tǒng)的不斷完善，公司進(jìn)一步規(guī)范了工程項(xiàng)目計(jì)劃管理和工時(shí)管理，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的生產(chǎn)管理。通過(guò)系統(tǒng)，能自動(dòng)提取設(shè)計(jì)進(jìn)度和相關(guān)工作量數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)生成各種匯總表，為個(gè)人獎(jiǎng)金分配提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)與管理數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)；項(xiàng)目的計(jì)劃情況以及項(xiàng)目的實(shí)施情況能夠?qū)崟r(shí)地以各種圖表顯示，使各級(jí)管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決與調(diào)整，確保工程項(xiàng)目嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行。采用項(xiàng)目管理信息后工程項(xiàng)目按期完成率提高了近20%。

（4）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館和出版成品無(wú)縫連接

一是實(shí)現(xiàn)復(fù)雜圖紙目錄的自動(dòng)創(chuàng)建，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙的隸屬關(guān)系，自動(dòng)生成“項(xiàng)目類(lèi)別—項(xiàng)目—階段—專(zhuān)業(yè)—DWG文件/ PDF文件/”多級(jí)圖紙目錄，將不同檔案文件分別自動(dòng)歸到相應(yīng)目錄中，不需人工干預(yù)；二是實(shí)現(xiàn)了電子圖紙檔案與實(shí)物圖紙檔案的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，滿足現(xiàn)行管理習(xí)慣與要求，底圖與DWG圖紙文件對(duì)應(yīng)（一般僅用于存檔），藍(lán)圖與PDF圖紙文件對(duì)應(yīng)（可以借閱），自動(dòng)生成PDF（只讀）文件。

（5）搭建知識(shí)管理系統(tǒng)

公司將知識(shí)管理作為創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織的切入點(diǎn)，建設(shè)了知識(shí)管理平臺(tái)（KM），形成了知識(shí)管理體系，有效收集、整合、集成、共享電力輸變電設(shè)計(jì)、經(jīng)營(yíng)相關(guān)的知識(shí)，為打造學(xué)習(xí)型組織及文化奠定基礎(chǔ)，為公司的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造條件。

3.公司信息系統(tǒng)發(fā)展方向

（1）進(jìn)一步完善總承包項(xiàng)目Power on系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、施工等流程信息化、規(guī)范化，提高項(xiàng)目信息及傳遞和處理效率，提高整體管理水平和管理效率。

（2）建設(shè)基于“云技術(shù)”的移動(dòng)辦公平臺(tái)，針對(duì)公司總承包項(xiàng)目、清潔能源項(xiàng)目的特點(diǎn)，通過(guò)靈活的數(shù)據(jù)適配方式，采用VPN安全接入技術(shù)，將手機(jī)、平板電腦等智能終端與企業(yè)內(nèi)部多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如PDM、協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)等）建立無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能的遠(yuǎn)程化應(yīng)用，滿足企業(yè)人員隨時(shí)隨地辦公的需要，極大提高辦公效率。

（3）結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，形成公司的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是提供用戶(hù)用于決策支持的當(dāng)前和歷史數(shù)據(jù)，有效的把操作型數(shù)據(jù)集成到統(tǒng)一的環(huán)境中以提供決策型數(shù)據(jù)訪問(wèn)的各種技術(shù)和模塊的總稱(chēng)，所做的一切都是為了讓用戶(hù)更快更方便查詢(xún)所需要的信息，并提供管理層決策支持。

圖2 知識(shí)管理系統(tǒng)

4.結(jié)束語(yǔ)

近幾年電力發(fā)展突飛猛進(jìn)，公司業(yè)務(wù)高速增長(zhǎng)，如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下創(chuàng)新管理，更好地適應(yīng)顧客和企業(yè)自身發(fā)展的需求，確保實(shí)現(xiàn)公司的各項(xiàng)發(fā)展目標(biāo)，成為公司管理提升的一項(xiàng)重點(diǎn)。上海電力設(shè)計(jì)院有限公司將通過(guò)不斷完善項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范化、流程化、數(shù)據(jù)化的項(xiàng)目管理，從而持續(xù)提升設(shè)計(jì)質(zhì)量、提高生產(chǎn)效率，進(jìn)一步提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：上海電力設(shè)計(jì)院有限公司）