如何做好高速公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作

劉珍

摘要：本文從高速公路橋梁工程檔案資料的產(chǎn)生、收集、整理到形成工程檔案的過程中存在的問題出發(fā)，著重闡述了如何做好項目施工階段檔案資料的收集整理工作。

關(guān)鍵詞：技術(shù)資料 收集整理 工程檔案

高速公路橋梁工程檔案既為施工管理、竣工驗收、維修改造服務(wù)，又為稽查、驗收、審計提供重要依據(jù)，更是橋梁運行管理的保障。因此如何做好橋梁工程檔案資料的收集整理工作是實現(xiàn)橋梁工程順利交驗的重要保障。針對自己在桃花峪黃河大橋項目建設(shè)中負(fù)責(zé)竣工檔案整理過程中的一點體會，淺談一下自己對橋梁施工階段檔案資料的收集整理存在問題的認(rèn)識。

1 工程檔案的定義

1.1 工程檔案的定義 工程檔案是將工程項目在工程建設(shè)活動中形成的技術(shù)資料和文件材料，按照項目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

1.2 橋梁工程技術(shù)資料的定義 橋梁工程技術(shù)資料是記載橋梁施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是施工單位在橋梁施工過程中形成的，是實物質(zhì)量的真實寫照，它反映了項目質(zhì)量、進(jìn)度、費用和安全質(zhì)量管理等方面的實際情況，因此它是核定橋梁工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)，又是橋梁工程檔案的重要組成部分，更是橋梁工程竣工交付使用的必備文件。

2 工程檔案與技術(shù)文件、技術(shù)資料的關(guān)系

2.1 工程檔案與技術(shù)文件的關(guān)系 ①完成了文書處理程序的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。② 有日后查考價值的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。③經(jīng)過人們系統(tǒng)整理的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。

2.2 工程檔案與技術(shù)資料的關(guān)系 檔案和資料都是項目信息的載體。兩者的區(qū)別在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之間的關(guān)系不同。

3 目前工程檔案收集整理過程中的常見問題

3.1 檔案資料管理執(zhí)行力度不夠 ①檔案資料管理制度或措施執(zhí)行不力，不能做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。②管理人員責(zé)任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實現(xiàn)系統(tǒng)化。③檔案資料管理不能實現(xiàn)獨立辦公，造成各種技術(shù)資料的混合放置。

3.2 檔案資料不完整 ①現(xiàn)場施工記錄資料不完整，部分表格不規(guī)范或表格不統(tǒng)一，表格填寫出現(xiàn)缺項，漏項。②變更文件、方案及申報文件的管理不系統(tǒng)，文件的產(chǎn)生者和歸檔者相互獨立，造成部分文件無法及時完成歸檔。

3.3 技術(shù)文件不準(zhǔn)確 ①文件內(nèi)容缺項，文件內(nèi)容不準(zhǔn)確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備。

3.4 對其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

4 如何在施工過程中加強檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對施工現(xiàn)場各分項工程產(chǎn)生的有價值的數(shù)據(jù)、圖像、視頻進(jìn)行收集整理匯總的過程。技術(shù)資料的整理要做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。這也是體現(xiàn)檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗收”原則的一個方面。更是確保工程檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本要求。此階段的工作要求和預(yù)防措施主要分為以下幾個方面：

4.1 建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責(zé) ①完善檔案管理機構(gòu)。每個工程的完成，都是項目部各個部門協(xié)同合作的結(jié)果。而檔案資料的產(chǎn)生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統(tǒng)性，就需要項目部設(shè)立獨立的部門，來進(jìn)行檔案資料的管理。并對檔案資料的管理部門制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制。這樣，不同資料的產(chǎn)生部門在完成資料的簽認(rèn)后就可以把資料保存到資料的保管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。②細(xì)化管理人員責(zé)任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項目部應(yīng)逐級建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關(guān)人員的操作流程。對于施工現(xiàn)場的技術(shù)資料來說，可以對技術(shù)人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，明確誰負(fù)責(zé)現(xiàn)場施工的質(zhì)量控制，誰負(fù)責(zé)施工過程中施工日志的記錄、各類原始數(shù)據(jù)的收集整理和技術(shù)資料的簽認(rèn)。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進(jìn)行分工。這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統(tǒng)化。

4.2 及時做好技術(shù)資料的記錄和收集 技術(shù)資料是施工質(zhì)量情況的真實反映，各種資料必須按照施工的進(jìn)度及時記錄、整理。這就要求負(fù)責(zé)現(xiàn)場施工的技術(shù)人員要及時完成施工日志的填寫，并將當(dāng)天的施工內(nèi)容及時整理成技術(shù)資料，這樣才不會造成技術(shù)資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時間都比較長、技術(shù)人員的變動較大，技術(shù)資料的種類多，這就容易造成項目不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程技術(shù)資料之間的關(guān)系不清，應(yīng)歸檔的材料不全，歸檔材料內(nèi)容缺項等問題。殘缺不全或不成系統(tǒng)的技術(shù)資料不僅會給以后的整理工作造成困難，而且對日后工程檔案的利用也會留下十分嚴(yán)重的隱患。因此，要保證技術(shù)資料的及時收集，就要求項目部定期組織相關(guān)人員對不同時期，不同分項工程的技術(shù)資料進(jìn)行階段性檢查。這樣即使出現(xiàn)漏項缺項情況，也能及時補充完善。

4.3 確保技術(shù)資料的真實性和準(zhǔn)確性 真實性是技術(shù)資料的靈魂，只有真實的資料才具有參考價值，才能反應(yīng)施工現(xiàn)場的實際情況。所以堅決杜絕對原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現(xiàn)問題，這些數(shù)據(jù)不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而還會造成工程技術(shù)資料的混亂。資料的整理必須來源現(xiàn)場，實事求是。

準(zhǔn)確性是工程技術(shù)資料的核心。項目的單位分部分項要劃分準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)填寫計算要準(zhǔn)確。對分項工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)的要求。要規(guī)范資料用表，相同的分項工程所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門。文字說明部分也要規(guī)范用語，不能采用口語，表述要簡潔明了，不產(chǎn)生歧義。有些技術(shù)人員知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡單隨意，于是就出現(xiàn)了單純從內(nèi)業(yè)看，施工現(xiàn)場就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術(shù)資料的時候一定要抱著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保技術(shù)資料內(nèi)容的準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

4.4 確保工程技術(shù)資料的完整性 不完整的技術(shù)資料就不能系統(tǒng)地、全面地了解施工項目的質(zhì)量狀況。不僅資料的內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及到的數(shù)據(jù)也要有據(jù)可循，現(xiàn)場施工和原始資料要完整統(tǒng)一。完整的施工資料不僅要有技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗資料、測量資料、質(zhì)量認(rèn)可資料和相關(guān)檢測報告。所以技術(shù)資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進(jìn)行。endprint

4.5 做好技術(shù)資料的整理保管 由于施工現(xiàn)場的分項工程較多，所以技術(shù)資料大多分散在不同的技術(shù)人員手中，因此需要有專人對技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。對于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺號分別整理，可以把一個墩的所有樁基、承臺、墩身資料放在一起。也可以把一個橋的樁基資料全部放在一起，承臺全部放在一起。但是不管以哪種方式進(jìn)行，都要保證歸檔的資料要與施工現(xiàn)場保持統(tǒng)一。對歸檔的資料建立專門的臺帳，臺帳要求不但能反應(yīng)工程施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還要方便查閱，最好能實現(xiàn)微機化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發(fā)現(xiàn)不同分項工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態(tài)（資料內(nèi)容是否完整，是否完成簽認(rèn)等）和存放地點。

5 工程竣工階段檔案收集整理的任務(wù)及注意事項

項目竣工階段，主體工程的技術(shù)資料已經(jīng)基本形成，這就需要主動和業(yè)主進(jìn)行溝通，掌握業(yè)主對竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規(guī)范和整理要求進(jìn)行有序的整理。

5.1 對過程中技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)核查 每個項目都有若干個分項工程組成，因此產(chǎn)生的技術(shù)資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項目后期我們還需要將每個分項工程產(chǎn)生的施工記錄，施工日志，試驗資料，測量資料，檢測報告等再做一次系統(tǒng)的核查。只有確保每個分項工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統(tǒng)排列的順利進(jìn)行。

5.2 工程檔案中其他資料的準(zhǔn)備 工程檔案是一個綜合的概念，并不只是技術(shù)資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計量支付文件、控制點測量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內(nèi)容，這些內(nèi)容就需要檔案整理人員提前學(xué)習(xí)相關(guān)文件，與項目的其他相關(guān)部門及時做好溝通，確保其他歸檔資料的及時完善。

6 結(jié)語

工程檔案是工程建設(shè)過程中不同時期或階段產(chǎn)生的各類材料的合理匯總，而技術(shù)資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設(shè)的不同階段，及時完成需歸檔技術(shù)資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。因此檔案資料的整理工作貫穿在日常工作之中，貫穿在施工生產(chǎn)的全過程是保證工程檔案質(zhì)量的必要手段，是實現(xiàn)工程檔案順利交驗的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

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