建筑施工企業(yè)的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

劉建平

摘要：合同管理必須是全程的、系統(tǒng)的和動(dòng)態(tài)的，不僅要重視合同簽訂前的審查，更要重視簽訂后的管理。建筑施工企業(yè)在合同管理方面存在違規(guī)簽訂合同、忽視動(dòng)態(tài)管理、缺乏專業(yè)人才等主要問題，對此必須有針對性地予以加強(qiáng)方能有效控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

關(guān)鍵詞：建筑施工 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)控制

1 加強(qiáng)建筑施工企業(yè)合同管理的重要意義

企業(yè)合同管理，不單是一個(gè)經(jīng)營管理問題，更是一個(gè)重大的法律問題?！艾F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營中的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)都會(huì)涉及到合同，而大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)。”[1]企業(yè)所簽訂的合同形式和內(nèi)容的合法性，文字的準(zhǔn)確性以及合同條款的完整性，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤。鑒于此，建筑企業(yè)須進(jìn)一步強(qiáng)化法制建設(shè)，推行精細(xì)化管理，完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。簽訂合同前，應(yīng)該仔細(xì)研究合同條款，提前做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及預(yù)控工作，同時(shí)針對合同中的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行定性、定量地風(fēng)險(xiǎn)評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估經(jīng)驗(yàn)制定風(fēng)險(xiǎn)多發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控，另外要制定應(yīng)急預(yù)案，全方位提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

建筑施工企業(yè)的合同管理特別應(yīng)注重細(xì)節(jié)，任何管理細(xì)節(jié)缺陷都有可能導(dǎo)致糾紛的發(fā)生。比如：在簽訂合同的時(shí)候沒有加蓋騎縫章，合同相對方就有可能將合同的中間頁換掉，偽造證據(jù)以達(dá)到其非法的目的；在雙方進(jìn)行工程結(jié)算時(shí)未簽訂一份包含“別無爭議”內(nèi)容的末次結(jié)算協(xié)議，合同相對方就有機(jī)會(huì)“秋后算賬”，惡意提起訴訟；未將分包方的所有授權(quán)管理人員進(jìn)行核實(shí)和備案，分包人就有可能在法庭上對不是他本人簽認(rèn)的領(lǐng)料單和領(lǐng)款單等單據(jù)矢口否認(rèn)；不及時(shí)對業(yè)主的違約行為進(jìn)行催告，債權(quán)就有可能因?yàn)槌^訴訟時(shí)效而喪失法律救濟(jì)的機(jī)會(huì)；不習(xí)慣對施工過程中的變更項(xiàng)和增項(xiàng)部分進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的簽證，業(yè)主就可能會(huì)對追加工程款請求拒不認(rèn)賬。如此種種情形，形象地表明了合同管理在企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)防控中的極端重要性。

2 建筑施工企業(yè)合同管理方面存在的主要問題

2.1 違規(guī)違法簽訂合同

建筑工程項(xiàng)目往往具有投資大、周期長、風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)多、管理難度大等特點(diǎn)，客觀上要求合同條款應(yīng)盡可能的詳盡、細(xì)致。在企業(yè)實(shí)際經(jīng)營過程中，由于缺乏合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，或者為了規(guī)避相關(guān)法律規(guī)定，建筑施工合同內(nèi)容不明、權(quán)責(zé)不清、約束不足的情形時(shí)有發(fā)生。如發(fā)包方為了使承包方承擔(dān)更多風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任，拒絕采用國家有關(guān)部門制定的《建設(shè)工程施工合同》示范文本，而根據(jù)自身?xiàng)l件制訂了一些不合規(guī)的合同文本來轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險(xiǎn)。一些施工單位在招投標(biāo)環(huán)節(jié)暗箱操作，通過與業(yè)主簽訂的“陰陽合同”（即在簽訂合同前后與業(yè)主簽訂的與中標(biāo)合同內(nèi)容不一致的合同）來承攬工程項(xiàng)目。有的施工單位在簽訂分包合同時(shí)，沒有認(rèn)真審查分包方是否具有工程施工資質(zhì)，甚至真實(shí)性都有問題。這樣的合同在履行過程中一旦發(fā)生糾紛，法律風(fēng)險(xiǎn)極大且難以處理。

2.2 忽視合同履行的動(dòng)態(tài)管理

有的施工單位由于合同動(dòng)態(tài)管理理念的缺失，往往在簽約時(shí)很重視，一旦合同簽訂，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視，給日后的合同糾紛埋下隱患。筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了合同糾紛的原因：一是事前預(yù)控不到位。簽訂合同前未認(rèn)真分析合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，問題發(fā)生后才慌忙應(yīng)對，以致自亂陣腳；二是合同交底不充分。合同簽訂后未經(jīng)充分的技術(shù)交底便轉(zhuǎn)交給項(xiàng)目部，以致現(xiàn)場活動(dòng)與合同規(guī)定脫節(jié)；三是沒能真正落實(shí)合同履行的責(zé)任主體，具體履行合同的生產(chǎn)部門不操心合同的細(xì)節(jié)，管理合同的人或部門認(rèn)為自己不具體履行合同而疏于動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)控；四是不注意合同履行中各種材料證據(jù)的收集和整理，發(fā)生糾紛后無法及時(shí)取證。

2.3 缺乏合同管理專業(yè)人才和專門機(jī)構(gòu)

建筑施工合同涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律知識(shí)和工程造價(jià)知識(shí)。由于合同管理部門與其他部門之間缺乏及時(shí)有效的溝通聯(lián)系，很多建設(shè)工程項(xiàng)目部甚至個(gè)別施工單位都沒有專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ斯芾砗贤芏鄷r(shí)候就難以實(shí)現(xiàn)資源的共享，辦事效率較為低下；再加上工程建設(shè)過程與合同管理脫節(jié)，導(dǎo)致現(xiàn)場數(shù)據(jù)難以為合同管理者提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，這無疑也影響了合同控制的積極作用的實(shí)現(xiàn)。更加不容樂觀的是，一些建筑施工單位未必都有專業(yè)的法律人員，致使其他部門的工作人員不得不承擔(dān)起合同的全面風(fēng)險(xiǎn)控制工作，導(dǎo)致合同簽訂和履行極其混亂，合同糾紛頻發(fā)，企業(yè)經(jīng)營利益遭受損失。[2]

3 健全建筑施工企業(yè)合同管理機(jī)制的主要舉措

3.1 嚴(yán)把合同簽訂關(guān)，確保合同合法規(guī)范

第一，健全合同管理機(jī)制。企業(yè)應(yīng)該制定經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員跟進(jìn)合同管理事由，鼓勵(lì)專業(yè)人才“傳幫帶”，不斷提高合同管理的專業(yè)化水平。

第二，嚴(yán)加管控合同簽訂工作流程。合同訂立的形式和內(nèi)容要合法、合規(guī)，相關(guān)手續(xù)齊全，合同文本力求規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，文字表述要簡潔、準(zhǔn)確，交貨方式和結(jié)算方式明確，檢驗(yàn)有方法；違約責(zé)任及違約金計(jì)算方法準(zhǔn)確。

第三，推行施工合同備案管理機(jī)制。合同管理部門對企業(yè)所簽訂的施工合同進(jìn)行備案，并與項(xiàng)目對接。備案完成后，合同管理部門要制定合同管理臺(tái)帳，持續(xù)跟蹤工程施工進(jìn)展并及時(shí)更新合同管理信息，使合同備案工作更加規(guī)范，程序更加嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容更加全面，動(dòng)態(tài)掌握合同信息，進(jìn)一步提升本企業(yè)合同管理水平。

3.2 實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行，確保合同適當(dāng)履行

“合同管理不是單一部門資料式的靜態(tài)管理，而是全過程、全方位、多部門合作的動(dòng)態(tài)管理。”[3]合同管理不單是對合同文本的管理，而且在合同洽談、簽訂、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)中都要增強(qiáng)合同觀念和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。比如：在合同洽談時(shí)就要認(rèn)真審查對方的主體資格、資信情況、履約能力以及其委托代理人的身份、權(quán)限等；在合同訂立時(shí)就應(yīng)采用書面形式以及明確約定違約條款、爭議解決方式等。所謂“履行合同”，并不限于雙方簽訂的合同文本，還須加強(qiáng)對各種書面原始證據(jù)的保存和管理，尤其是在整個(gè)合同履行過程中產(chǎn)生的各種簽證、竣工驗(yàn)收證明、結(jié)算書等，辦理各種手續(xù)時(shí)一定要留存原件并備案登記，以免將來發(fā)生糾紛時(shí)因缺乏證據(jù)而使自己處于被動(dòng)和不利的局面。endprint

只有適當(dāng)履行合同才能保證工程的順利竣工和合同雙方合法利益的最大化實(shí)現(xiàn)。建筑施工企業(yè)應(yīng)對合同的履行實(shí)行全程、動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)。筆者以為，建筑施工企業(yè)必須做好如下工作：首先，要做好合同交底工作，分解合同責(zé)任，按合同的有關(guān)條款做好質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等目標(biāo)工作流程圖，抓好各個(gè)目標(biāo)工作的事前、事中及事后控制，仔細(xì)研究合同文本，找出合同履行中可能出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，提前制定各種風(fēng)險(xiǎn)防范措施；其次，要建立健全合同管理日常工作機(jī)制，合同管理機(jī)構(gòu)及專職人員要負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)工程資料的收集、整理和保存，建立合同目錄、編碼和檔案，同時(shí)還要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使合同管理工作程序化、規(guī)范化；再次，建立健全質(zhì)量保證機(jī)制，在工程項(xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中，通過檢查發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題，并根據(jù)法律法規(guī)和合同約定加以解決，以提高合同的履約率。

3.3 加強(qiáng)合同法制教育和專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

《合同法》、《招投標(biāo)法》的頒布實(shí)施，對我國建筑施工企業(yè)的健康發(fā)展提出了更高的法制要求。建筑施工企業(yè)必須適應(yīng)新形勢的需要，努力增強(qiáng)全體職工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過知識(shí)講座、專題報(bào)告、法制知識(shí)競賽等形式普及合同法律知識(shí)；針對專司合同事務(wù)的工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，重點(diǎn)對工程類合同簽訂的幾大要素條款、合同洽談的注意事項(xiàng)以及合同全過程的風(fēng)險(xiǎn)防范進(jìn)行針對性培訓(xùn)，從源頭上把好合同審核的質(zhì)量關(guān)；其次，針對工程項(xiàng)目安全管理特點(diǎn)，就加強(qiáng)資質(zhì)審查、簽訂安全責(zé)任協(xié)議書、強(qiáng)化安全教育培訓(xùn)等細(xì)節(jié)進(jìn)行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，要求相關(guān)部門從施工資質(zhì)、安全資質(zhì)、施工力量、技術(shù)水準(zhǔn)、施工裝備和內(nèi)部管理等多方面對外包施工單位資質(zhì)進(jìn)行全面審查，在合同履行過程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

提高合同管理人員素質(zhì)是加強(qiáng)企業(yè)合同管理工作的重中之重，合同管理人才隊(duì)伍不僅是指合同管理專門機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員，也包括企業(yè)主要部門的領(lǐng)導(dǎo)，如總工程師、總經(jīng)濟(jì)師、總會(huì)計(jì)師、經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部經(jīng)理等。合同管理人員應(yīng)該不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變，切實(shí)將合同控制納入日常工作體系中。在合同的起草環(huán)節(jié)就要做好造價(jià)控制，事前防范，事中控制，事后補(bǔ)救，盡量為企業(yè)規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王然.論企業(yè)合同管理及其法律風(fēng)險(xiǎn)的防范[D].華中科技大學(xué)（碩士學(xué)位論文），2010（01）.

[2]毛靜.鐵路單位合同管理淺析[J].鐵道建筑，2012（06）.

[3]沈浩，郭春燁.完善建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理的策略[J].中國律師，2012（03）.endprint