■謝良才 張維佳
1)北京師范大學(xué)教育學(xué)部,北京市新街口外大街19號 100875,E-mail:112916118@qq.com
2)天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)《職業(yè)教育研究》雜志編輯部,天津市河西區(qū)大沽南路1310號 300222
期刊的組版是指將經(jīng)過編校的稿件的各部分組成內(nèi)容(文字、圖像、圖形)拼合成規(guī)范的、可用于印制的版面的一道出版工序。在組版過程中,技術(shù)編輯要在一定的期刊出版思想指導(dǎo)下,對期刊整體構(gòu)成及每個(gè)版面進(jìn)行合理的規(guī)劃設(shè)計(jì),對頁面空白進(jìn)行合理處理。長期以來,期刊出版后期有關(guān)組版的流程是:責(zé)任編輯發(fā)稿→技術(shù)編輯組版→排版→(三次)校對及修改校樣→(三次)調(diào)整優(yōu)化版式→主編通審后定版。直至目前,常用的組版方法仍是手工劃版。其優(yōu)點(diǎn)是組版工作的結(jié)果很直觀;缺點(diǎn)是如果期刊頁數(shù)稍多,如50頁甚至達(dá)到100頁以上,往往首尾難相顧,不宜統(tǒng)籌改動。例如,若到后期發(fā)現(xiàn)有不合理之處,技術(shù)編輯常常須整體調(diào)整,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而目前,負(fù)責(zé)組版工作的技術(shù)編輯一般較重視設(shè)計(jì)原則、版式美學(xué)等方面,對組版工具和效率的關(guān)注和研究明顯薄弱。
精細(xì)化管理是一種被廣泛認(rèn)可的管理理念。它強(qiáng)調(diào)將管理的對象逐一分解、量化為具體的數(shù)字、程序、責(zé)任,使每一項(xiàng)工作內(nèi)容都看得見、摸得著、說得準(zhǔn)[1]。精細(xì)化管理理念強(qiáng)調(diào)管到細(xì)節(jié)上,把細(xì)節(jié)管住,讓付出的投入在每一個(gè)時(shí)刻都處于受控狀態(tài),不發(fā)生失控的情況,認(rèn)為在目標(biāo)明確、方向正確的前提下,細(xì)節(jié)把握得越準(zhǔn)、控制得越嚴(yán),就越有成效。
顯然,傳統(tǒng)的手工劃版方法不符合精細(xì)化管理的要求,耗時(shí)費(fèi)力,還容易出錯(cuò)。鑒于此,在認(rèn)真分析科技期刊組版流程涉及的諸多因素基礎(chǔ)上,筆者結(jié)合自身組版工作的大量實(shí)踐,基于精細(xì)化管理理念,提出可充分利用微軟Excel的功能,通過細(xì)化組版流程和操作,使科技期刊的組版工作進(jìn)一步精確化、數(shù)字化,從而提高科技期刊組版效率。
精細(xì)化管理理念以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則。精是做精,追求最佳、最優(yōu);準(zhǔn)是準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí);細(xì)是做細(xì),具體是把工作做細(xì),管理做細(xì),流程做細(xì);嚴(yán)是對管理制度和流程嚴(yán)格執(zhí)行與控制。其實(shí)質(zhì)是一種對戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程,是讓戰(zhàn)略規(guī)劃有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程,同時(shí)也是提升整體執(zhí)行能力的一個(gè)重要途徑[2]。以下從準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)、精四個(gè)角度闡述基于Excel的科技期刊數(shù)字化組版方法。
利用Excel制作組版目錄,準(zhǔn)確、全面地反映文章信息及即時(shí)組版狀態(tài)。組版涉及的要素包括文章所占版面大小、轉(zhuǎn)接情況、補(bǔ)白的數(shù)量和位置等,如圖1所示。
操作步驟如下:(1)制作組版目錄模板。新建Excel工作表,將第一行作為項(xiàng)目欄,在其各方格中依次輸入排版涉及的文章相關(guān)信息,如稿件編號、作者姓名、文題、所屬欄目、編輯姓名、質(zhì)量等級、字?jǐn)?shù)、版面數(shù)(頁數(shù))、組版安排、圖表、補(bǔ)白等。 (2)從第二行開始錄入每篇文章的具體信息。按照出版流程,這一步通常由文章的責(zé)任編輯完成。在填表時(shí),責(zé)任編輯應(yīng)認(rèn)真對待,堅(jiān)持準(zhǔn)確原則,如統(tǒng)計(jì)的字?jǐn)?shù)應(yīng)是“計(jì)空格”的字?jǐn)?shù)(因?yàn)榭崭褚舱及婷妫辉趫D表一列,應(yīng)填寫文章所含圖表數(shù)量并將其折合的字?jǐn)?shù)加在總字?jǐn)?shù)里。(3)核對輸入的信息。技術(shù)編輯在組版之初,須準(zhǔn)確核對組版目錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映了文章的實(shí)際情況,尤其對有圖表的文章,圖表折合成字?jǐn)?shù)的算法應(yīng)符合排版的實(shí)際情況。此外,在組版過程中以及在每次校對之后版式調(diào)整之前,如文章相關(guān)信息有變動,應(yīng)及時(shí)修改組版目錄內(nèi)對應(yīng)信息,尤其是字?jǐn)?shù)和等級,以便優(yōu)化組版結(jié)果。
圖l 組版目錄示意圖
為充分合理地利用版面,并使版面盡可能美觀,減少轉(zhuǎn)接,組版工作必須要細(xì)致。
2.2.1 計(jì)算每篇文章的字?jǐn)?shù)及所占版面數(shù)
具體操作是:(1)根據(jù)文章字?jǐn)?shù)、期刊每頁平均容納字?jǐn)?shù)、每行平均容納字?jǐn)?shù),計(jì)算出文章所占版面數(shù),填寫在組版目錄的相應(yīng)列上(圖1中的I列)。例如,正文每行(通欄)50字,每頁帶標(biāo)題時(shí)容納2500字,不帶標(biāo)題時(shí)容納3000字,則5900字的文章就占2頁零8行(即2p8)。
2.2.2 設(shè)計(jì)文章的轉(zhuǎn)接
按照前后相鄰的文章接轉(zhuǎn)(不另頁轉(zhuǎn))的轉(zhuǎn)接方式,Excel組版目錄操作是:在“版式”列輸入文章的版式信息,如果一篇文章可占整頁,無須接排,則在該文的“版式”一列相應(yīng)方格內(nèi)輸入其所占頁數(shù),例如占2頁就輸入“2”。如果認(rèn)為幾篇文章可以接排,接排后共占m頁,則應(yīng)在最后一篇文章“版式”列相應(yīng)空格內(nèi)輸入數(shù)字m。例如,認(rèn)為兩篇文章可以接排,接排后共占4頁,則在接排的后一篇文章“版式”列相應(yīng)空格內(nèi)輸入“4”,如圖1第J列所示,這樣,排版人員操作時(shí)就知道這兩篇文章須接排且共占4個(gè)版面。
如果轉(zhuǎn)接實(shí)行另頁轉(zhuǎn),應(yīng)在備注列注明前文之尾放在后邊哪篇文章之末(要注意避免逆轉(zhuǎn))。
由于每篇文章的版面數(shù)都顯示得很明確,技術(shù)編輯在組版過程中可不必另行計(jì)算。應(yīng)合理計(jì)算和安排轉(zhuǎn)接,多湊整頁,使轉(zhuǎn)接的文章盡量少,以利于頁面美觀和方便讀者閱讀。
2.2.3 算出總頁數(shù)
查看總頁數(shù)的Excel操作是:在“版式”一列中選中第一個(gè)數(shù)字到最后一個(gè)數(shù)字之間的區(qū)域,并點(diǎn)擊工具欄的“Σ”按鈕,在該列該區(qū)域最下方空格內(nèi)就可以看到所有已輸入數(shù)字之和,也即已用文章所占的總頁數(shù)。一般科技期刊每期的頁數(shù)都是相同的,如算出的總頁數(shù)小于期刊應(yīng)有的頁數(shù),應(yīng)考慮增加文章,或?qū)⑽恼屡潘缮⑿ㄈ缣罴友a(bǔ)白或多留空白使文章少轉(zhuǎn)接)。如計(jì)算出的總頁數(shù)大于期刊應(yīng)有頁數(shù),則應(yīng)想辦法延期發(fā)表一些文章,或?qū)婷媾诺木o湊一些。
2.2.4 用Excel統(tǒng)籌補(bǔ)白安排
一般在設(shè)計(jì)接排時(shí)要注意使前篇文章留下的“尾巴”小于半頁,因?yàn)橐坏┏^半頁,后文與之接排就不美觀,就不應(yīng)接排。但為增加期刊的信息量,保持整體美感,不接排產(chǎn)生的剩余版面通常需要補(bǔ)白。
涉及Excel組版目錄的操作是:(1)在劃版時(shí),對“版式”列的數(shù)字標(biāo)以不同的顏色來表示留白或溢出情況。比如,用藍(lán)色表示文后有空白須處理,用紅色表示接排后有少量文字溢出版心須處理。(2)在“備注”列標(biāo)示補(bǔ)白相關(guān)信息。比如,所需補(bǔ)白的類型、字?jǐn)?shù),或者打算安排的補(bǔ)白的名稱甚至內(nèi)容。(3)如果有必要,也可以將補(bǔ)白作為文章處理。操作是,文章接排需要補(bǔ)白時(shí),就在Excel組版目錄的相應(yīng)位置插入一行,并在這一行里輸入補(bǔ)白文稿的各種信息,相應(yīng)的組版操作同普通文章。
文章在校對過程中字?jǐn)?shù)如有明顯變化,應(yīng)在Excel組版目錄中反映出來,要嚴(yán)格執(zhí)行。在實(shí)際排版過程中,圖表折合字?jǐn)?shù)的計(jì)算往往存在一定誤差;校對時(shí)對文章內(nèi)容的增刪都會使文章所占版面數(shù)發(fā)生變化,這就要求技術(shù)編輯根據(jù)實(shí)際情況,及時(shí)更正組版目錄的“字?jǐn)?shù)”、“版面數(shù)”列的數(shù)據(jù),以免影響組版后續(xù)環(huán)節(jié)的優(yōu)化調(diào)整。
著手組版之初,確定文章的初始順序一定要嚴(yán)謹(jǐn)。在操作上,一般先按期刊的欄目順序排列所有文章,欄目內(nèi)文章按等級排序。具體操作為:選中需要排列的文章,點(diǎn)擊Excel菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“排列”,填入排列的依據(jù),點(diǎn)擊“確定”,如圖2所示。為保證嚴(yán)格性,執(zhí)行后應(yīng)仔細(xì)瀏覽是否達(dá)到了應(yīng)有效果。
圖2 文章初始排序關(guān)鍵詞填寫示意圖
在組版過程中,有時(shí)根據(jù)選題的需要會將一些文章提前或延后發(fā)表。這樣,就須確定本期文章都是沒有發(fā)表過的。這一工作憑人的記憶難以保證萬無一失,用Excel的“條件格式”功能則可有效解決。
操作步驟是:(1)確定文章的唯一性標(biāo)識,比如稿件編號。如果要求作者不能同期內(nèi)發(fā)表兩篇以上的文章,那么作者姓名也可以作為文章的唯一性標(biāo)識,不過這要冒有同名作者的風(fēng)險(xiǎn),實(shí)踐中須認(rèn)真確認(rèn)。(2)為唯一性標(biāo)識定義條件格式,要求Excel遇違背唯一性標(biāo)識的情況就提醒。具體操作分為兩步,第一步是為唯一性標(biāo)識定義條件格式,如對圖1第B列第6行的“稿件編號”可定義條件格式“ =COUNTIF(B:B,B6) >1”,其中,“B”代表第B列,數(shù)字6代表第6行。其含義是一旦在文檔第B列中出現(xiàn)與第6行單元格內(nèi)容相同的單元格,文檔就會提醒。其對應(yīng)的操作依次是:點(diǎn)擊菜單欄的“格式”→“條件格式”,彈出條件格式對話框→在其左側(cè)“條件1(1)”框中選擇“公式”,在相應(yīng)右側(cè)空白框中填寫上述公式,然后點(diǎn)擊框下面的“格式”,彈出“單元格格式”對話框→在新彈出的對話框中選擇字體顏色(如藍(lán)色),并點(diǎn)擊對話框右側(cè)的“圖案”,選擇單元格底紋顏色(如黃色)→先后對兩個(gè)對話框點(diǎn)擊“確定”退出,如圖3~6所示。這樣,當(dāng)文檔第B列中出現(xiàn)與第6行單元格內(nèi)容相同的單元格時(shí),這些單元格內(nèi)的文字都會變?yōu)樗{(lán)色而單元格的底紋變?yōu)辄S色,明顯區(qū)別于其他白底黑字的單元格。第二步則是復(fù)制條件格式并粘貼到整列。操作步驟是:右鍵單擊已定義了條件格式的單元格,在彈出的列表中選擇復(fù)制→選中整列(如B列)點(diǎn)右鍵,在彈出的列表中選擇“選擇性粘貼”→彈出選擇性粘貼對話框,點(diǎn)擊選擇“粘貼”框中的“格式”→點(diǎn)擊“確定”退出,如圖7所示。經(jīng)過這樣的設(shè)置,整列都設(shè)定了條件格式,如果這一列有相同內(nèi)容的單元格,這些單元格會立即變?yōu)辄S底藍(lán)字,從而立刻被技術(shù)編輯發(fā)現(xiàn),效果如圖8所示。(3)同理,此法也可用于發(fā)現(xiàn)某作者是否在同一期獨(dú)自發(fā)表了多篇文章的問題。把各期組版目錄逐期合并在一個(gè)Excel工作表中,以稿件編號作為唯一性標(biāo)示,則會馬上確定本期的文章是否在往期發(fā)表過。
圖3 “條件格式”位置
圖4 “條件格式”對話框
圖5 “單元格格式”對話框之字體設(shè)置
圖6 “單元格格式”對話框之背景圖案設(shè)置
圖7 單元格格式的粘貼設(shè)置
圖8 Excel查重結(jié)果示例
根據(jù)實(shí)踐需要,本刊自2006年開始加強(qiáng)了對Excel功能的開發(fā)利用,采用上述方法組版,至今該項(xiàng)工作開展順暢,效果很好。在嚴(yán)格執(zhí)行該組版方法的情況下,對每期組版情況都有準(zhǔn)確的整體把握,有微調(diào)優(yōu)化,從未有返工、重新組版的情況。
總結(jié)起來,此種組版方法主要有以下優(yōu)勢:(1)易操作。輸入、修改和保存均在一個(gè)Excel表格中完成,操作十分方便。(2)快捷、省時(shí)。打開組版目錄,即對所有文章組版狀態(tài)相關(guān)信息一覽無余,對所需信息可迅速定位。(3)精確度高。此方法用數(shù)字來表達(dá)組版信息,算法簡潔且精確,排版后的情況和組版目錄出入很小。(4)易攜帶和傳送。組版的成果——組版目錄,是Excel電子文檔,文件占用空間小且存儲方式多,易于攜帶和傳送。
本方法適用于規(guī)范程度較高的科技期刊的組版工作??萍计诳怯扇舾善煌髡咦珜懙拈L短不一、主題不同的科技文章組成的,具有整體上的和諧、統(tǒng)一和規(guī)范性。其頁眉、地腳、題名、作者署名、摘要、關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)、作者簡介、正文等各部分都有統(tǒng)一的空間位置安排和字號大小規(guī)范,其開本和版心大小、欄寬在每個(gè)正文頁都相同,一般在年內(nèi)每期也基本保持一致。這使得科技期刊的每個(gè)正文頁實(shí)際承載的純文字量有明顯的規(guī)律:帶標(biāo)題頁實(shí)際承載的純文字量大體相同,無標(biāo)題頁實(shí)際承載的純文字量也大體相同,技術(shù)編輯可以根據(jù)責(zé)任編輯提供的文章字?jǐn)?shù)較準(zhǔn)確地估算出所占版面數(shù),從而按上述方法高效、準(zhǔn)確地開展組版工作。
此方法對那些文章較短小、字體與字號甚至版心的變化都非?;顫姷钠诳瘎t不適用,因?yàn)楣浪銜?zhǔn)。
采用此方法,技術(shù)編輯應(yīng)盡可能結(jié)合文章欄目和主題來合理接轉(zhuǎn),并減少整體的接轉(zhuǎn)量。為美觀起見,接轉(zhuǎn)到下一頁的內(nèi)容最好不要超過半頁,否則應(yīng)通過前文頁面版式調(diào)整或刪減前文非必要文字等方式,使接轉(zhuǎn)內(nèi)容小于半頁。如本文圖1中的第二篇文章的版面數(shù)為1頁32行,如半頁是29行,在具體進(jìn)行頁面設(shè)計(jì)和排版時(shí),經(jīng)過處理完全可以排出1.5頁。因此,在組版目錄中將它與后文接排湊成整頁看似有誤差,實(shí)際是可行的。
在組版之后的出版流程中,尤其是在校對過程中,校對人員可能會對文章有較大改動,如刪除冗余段落或圖表,導(dǎo)致文章所占版面發(fā)生較大變化,責(zé)任編輯或主編也可能認(rèn)為文章順序有必要做改動。在這些情況下,本文所述基于Excel的數(shù)字化組版方法能夠充分發(fā)揮優(yōu)勢,技術(shù)編輯根據(jù)Excel組版目錄對文章相關(guān)的組版要素及變動情況一目了然,可迅速對組版結(jié)果做出合理優(yōu)化。
(1)技術(shù)編輯可在責(zé)任編輯發(fā)稿時(shí)提供的Excel發(fā)稿目錄基礎(chǔ)上制作圖1所示的組版目錄,借助組版目錄完成期刊組版工作。在科技期刊出版后期的組版優(yōu)化調(diào)整中,此種組版方法也能發(fā)揮非常好的作用,亦可防止出現(xiàn)首尾難相顧或發(fā)重文章的情況。實(shí)踐證明,運(yùn)用Excel精細(xì)劃版,能有效提高科技期刊組版效率,與傳統(tǒng)組版方法相比,有明顯的優(yōu)越性。(2)理論意義。通過CNKI查詢以“期刊”、“組版”為關(guān)鍵詞的文章,數(shù)量雖多,但基本都是闡述工作思路,缺乏專門對具體組版方式方法和技巧的研究。組版作為期刊出版的一個(gè)關(guān)鍵流程,方法是否科學(xué)和高效直接關(guān)系到期刊的品質(zhì)和出版效率[3]。本研究將精細(xì)化管理理念貫徹到科技期刊組版實(shí)踐之中,并借助Excel這一工具,優(yōu)化科技期刊組版方法,對推動我國科技期刊出版數(shù)字化有一定的理論參考價(jià)值。(3)實(shí)踐意義。本文所述方法精確度高,操作性強(qiáng),有利于序化科技期刊出版的后期工作,有明顯的實(shí)踐價(jià)值和意義,出版工作結(jié)束后組版目錄也可作為很好的檔案材料,使技術(shù)編輯、期刊管理人員對過刊的文章信息和組版情況一目了然。
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