淺析新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作

作者簡(jiǎn)介：

蘇萍，女，出生于1980年12月，教學(xué)秘書，湖北第二師范學(xué)院，研究方向：教育測(cè)量與評(píng)價(jià)。

摘 要：教學(xué)檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要組成部分，是評(píng)估教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)之一。本文闡述了新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作中普通存在的問題，并提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；教學(xué)檔案；管理；策略

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)過程中和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和。在新時(shí)代的背景下，教學(xué)檔案管理作為高校日常教學(xué)管理的重要組成部分，如何適應(yīng)新的形勢(shì)，如何提高檔案管理水平，如何數(shù)字化、精細(xì)化管理，已成為高校及檔案管理人員面臨的新課題。

一、新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1、教學(xué)檔案管理部門權(quán)責(zé)不明現(xiàn)象較突出

長(zhǎng)期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，檔案管理意識(shí)薄弱，沒有把檔案管理工作納入部門工作計(jì)劃和議事日程中，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理處于無序狀態(tài)。高校教學(xué)檔案管理工作涉及學(xué)校眾多部門，寵大而復(fù)雜的工作關(guān)系網(wǎng)，使得教學(xué)檔案的收集、管理和使用等工作無法良好的運(yùn)轉(zhuǎn)。各部門之間職權(quán)劃分不夠明確，也缺乏必要的溝通，使得高校教學(xué)檔案管理工作經(jīng)常處于各自為政的局面，因而致使教學(xué)檔案材料收集、整理、保存與利用等工作不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，利用充分的有效管理狀態(tài)

2、教學(xué)檔案管理制度不健全，教學(xué)檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象較普遍。

部分高校不注重教學(xué)檔案管理工作，管理意識(shí)薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和辦法。在日常教學(xué)管理工作中，從教務(wù)部門缺乏科學(xué)有效的管理制度和監(jiān)督措施，到二級(jí)教學(xué)單位和教學(xué)管理工作人員缺乏高效且系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法。

3、 教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化程度仍較低

近幾十年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，某些領(lǐng)域已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但高校的檔案管理改革建設(shè)進(jìn)程依然緩慢，信息化水平相對(duì)較低，已不能滿足信息時(shí)代化的要求。原因主要為兩個(gè)方面：一方面，高校將有限的經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)放在一線教學(xué)的數(shù)字化上，而對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)則較為忽視，造成檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備欠缺或現(xiàn)有設(shè)備陳舊老化嚴(yán)重，檔案的收集、分類、編目與保存等工序仍然采取傳統(tǒng)手工的方式；另一方面，一些高職院校雖然建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，并且與校園局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)相鏈接，但是在實(shí)際操作中，由于設(shè)備及管理人員現(xiàn)代化技術(shù)水平的局限，往往形式大于內(nèi)容，僅是將數(shù)字化設(shè)備作為閱讀檔案的簡(jiǎn)單工具，而沒有充分利用系統(tǒng)的導(dǎo)航、索引等功能，為檔案的查詢和利用帶來便利。

4、教學(xué)檔案開發(fā)利用率較低

在很多高校，教學(xué)檔案管理大多只是停留在收集、整理、裝訂與保管等工作上，忽視了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用，各部門、各教學(xué)單位之間教學(xué)檔案的管理相對(duì)封閉，很少有互相借鑒與交流的機(jī)會(huì)，許多珍貴的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，失去了檔案的珍貴意義。高校教學(xué)檔案管理工作仍以“管檔案”為主，而非以“提供服務(wù)”為主的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，也亟待提高其利用率。

5、教學(xué)檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性較差，檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較弱

目前，現(xiàn)有教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中，相當(dāng)一部分都是由學(xué)校其他崗位人員調(diào)任來做檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時(shí)兼任的，很多高校缺乏檔案專業(yè)科班出身的、受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員。因此，由于檔案管理人員的臨時(shí)性和業(yè)余性，導(dǎo)致各級(jí)教學(xué)材料檔案管理人員流動(dòng)性大，影響了檔案管理工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。

二、 新時(shí)期教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)改進(jìn)措施

1、 理清教學(xué)檔案管理思路，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制

推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作，必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，多方面提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案功能的了解。具體管理工作中，高校應(yīng)科學(xué)合理的將教學(xué)檔案管理工作任務(wù)層層分解為可執(zhí)行的任務(wù)單元，遵循下級(jí)服從于上級(jí)、上級(jí)統(tǒng)領(lǐng)下級(jí)的管理方針，與組織目標(biāo)的層層分解相對(duì)應(yīng)，組織的權(quán)力也通過層層授權(quán)的方式形成分級(jí)管理的組織權(quán)力結(jié)構(gòu)，目的就是充分發(fā)揮組織職能和組織成員的集合潛能，提高各層組織的協(xié)同效率，從而有效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

2、完善教學(xué)檔案工作的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作

高校一方面要依法建立健全現(xiàn)有教學(xué)檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和補(bǔ)充制定新的規(guī)章制度；另一方面要理順陳舊的檔案管理制度。高校要進(jìn)一步改變高度集中的管理體制，二級(jí)學(xué)院應(yīng)建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”管理模式。

為了進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，高校需要建立教學(xué)檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)，強(qiáng)化教學(xué)檔案的監(jiān)督職能，建立起由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人、專兼職檔案管理人員組成的教學(xué)檔案管理體系，明確每一層次、每一崗位的職責(zé)，并制訂詳細(xì)的教學(xué)檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，建立教學(xué)檔案管理工作檢查評(píng)比制度。通過教學(xué)檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的確立和評(píng)比制度的實(shí)施，將評(píng)價(jià)和評(píng)比結(jié)果作為衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，確保教學(xué)工作與教學(xué)檔案管理工作同步，各項(xiàng)教學(xué)材料的產(chǎn)生的情況與教學(xué)檔案的積累程度相吻合。

3、 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

加快高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，利用信息技術(shù)來提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理的工作模式，是新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注和解決的問題。構(gòu)建高校教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)提高高校教學(xué)檔案管理工作乃至教學(xué)水平有著十分重要的意義。首先，要準(zhǔn)備一定的資金配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證教學(xué)檔案管理的信息化有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，還要建立和完善教學(xué)電子文件管理的規(guī)章制度，確定歸檔范圍、責(zé)任、格式、程度、方法、時(shí)限和質(zhì)量，明確檔案數(shù)據(jù)的入庫(kù)、修改、檢測(cè)、備份、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；最后，還要加大教學(xué)電子檔案的服務(wù)水平、擴(kuò)大利用范圍，建立數(shù)字化教學(xué)檔案目錄，方便讓廣大的師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。

4、提高教學(xué)檔案的利用率，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

我們應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用，逐步推進(jìn)教學(xué)檔案材料數(shù)字化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔檔案現(xiàn)狀，加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化進(jìn)程，將紙質(zhì)文檔信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息進(jìn)行歸檔，并建立各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，通過建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為廣大師生提供方便快捷的服務(wù)。要堅(jiān)持“以利用為中心”的指導(dǎo)方針，使檔案充分發(fā)揮其利用價(jià)值，要把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校教學(xué)檔案管理工作中去，讓“死檔案”變成“活資源”，切實(shí)大大提高教學(xué)檔案的利用率。

5、 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

在改革高校教學(xué)檔案管理工作模式的同時(shí)，也需要進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，以及提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面是引進(jìn)專業(yè)性人才或指定專人進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作，明確目標(biāo)與任務(wù)，盡量保證管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性；另一方面是定期或不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)提高管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和水平，即：引進(jìn)好“新人”，培養(yǎng)好“老人”，充分保證教學(xué)檔案管理工作的穩(wěn)定性。（作者單位：湖北第二師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院）

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