論企業(yè)內(nèi)控管理與ERP的結(jié)合應(yīng)用

作者簡介：

王見（1970-），女，漢族，河北人，中級(jí)會(huì)計(jì)師，大學(xué)專科，研究方向：內(nèi)控管理方面、預(yù)算管理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理。

摘 要：作為一種新型的企業(yè)管理模式，ERP以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為載體，作為一種先進(jìn)理念和重要工具，在企業(yè)的信息化進(jìn)程中尤其是在企業(yè)內(nèi)部控制管理中得到廣泛的應(yīng)用，企業(yè)如何建立與ERP環(huán)境相適應(yīng)的內(nèi)部控制措施，并使二者能夠有效結(jié)合應(yīng)用，使ERP在內(nèi)控管理中發(fā)揮更大的作用，是需要解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；管理；結(jié)合應(yīng)用

一、ERP對(duì)內(nèi)控管理的影響

1、改變內(nèi)控管理的環(huán)境。ERP系統(tǒng)不僅可以使會(huì)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理，而且能夠在任何地方的終端機(jī)上完成業(yè)務(wù)信息的錄入，全面共享經(jīng)營信息，提高企業(yè)內(nèi)部控制的時(shí)效性，企業(yè)可以充分利用ERP系統(tǒng)具有的分析、測算功能，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科學(xué)合理的確定系統(tǒng)中庫存數(shù)量，通過建立預(yù)警機(jī)制，根據(jù)庫存量自動(dòng)即時(shí)的生成采購計(jì)劃，既能充分的保證生產(chǎn)經(jīng)營的需要，也可以有效降低庫存，減少產(chǎn)品的庫存積壓和對(duì)流動(dòng)資金的占用。

2、改變內(nèi)控管理的重點(diǎn)。在ERP系統(tǒng)實(shí)施以后，軟件系統(tǒng)就成為了關(guān)鍵控制重點(diǎn)，由過去對(duì)人員相互之間的牽制轉(zhuǎn)為在ERP系統(tǒng)下對(duì)操作人員和計(jì)算機(jī)的控制，這種情況下對(duì)初始數(shù)據(jù)的錄入、各種經(jīng)營信息的輸出、人機(jī)交互的處理、相應(yīng)的崗位分離和授權(quán)等各環(huán)節(jié)的控制成為了內(nèi)部控制的重點(diǎn)。隨著內(nèi)部控制環(huán)境的改變，對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也隨之改變。所以內(nèi)部控制評(píng)估人員既要掌握一般的評(píng)估知識(shí)，還要具備信息方面的專業(yè)知識(shí)，冷靜的分析判斷問題，做出正確的評(píng)估。

3、改變內(nèi)控管理的方式。在ERP系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)集中處理，內(nèi)部控制逐漸程序化，而在ERP系統(tǒng)實(shí)施以后，內(nèi)部控制就可以在計(jì)算機(jī)的控制下來完成大部分的工作，這樣數(shù)據(jù)處理的集中性使得系統(tǒng)的組織控制功能逐步弱化，系統(tǒng)程序控制也逐步代替原有的結(jié)構(gòu)控制策略，ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制更為嚴(yán)格，也更復(fù)雜，如對(duì)系統(tǒng)中操作權(quán)限的控制功能和數(shù)據(jù)的錄入、輸出控制功能的設(shè)定等，在ERP程序下進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的錄入和輸出處理對(duì)程序的精確度提出很高的要求，所以ERP系統(tǒng)在初始時(shí)應(yīng)具備判別信息失誤的能力，同時(shí)操作權(quán)限的設(shè)計(jì)，防止非相關(guān)人員進(jìn)入程序操作，防范因控制權(quán)限的擴(kuò)大而帶來的控制失效。

4、擴(kuò)大了內(nèi)控管理的范圍。ERP系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)運(yùn)營管理的各個(gè)層面，如計(jì)劃、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)、人力資源等方面，ERP系統(tǒng)也擴(kuò)大了內(nèi)部控制的范圍，使財(cái)務(wù)部門由以往單一的會(huì)計(jì)人員擴(kuò)大為會(huì)計(jì)人員與ERP系統(tǒng)操作員兩部分人員組成，人員的增加需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的制約管理，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員和操作人員之間的相互牽制。

5、提高內(nèi)控管理的能力。ERP系統(tǒng)的實(shí)施，能夠把產(chǎn)供銷數(shù)據(jù)從各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接輸入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)制造和銷售系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高度集成，減少人工的重復(fù)錄入，一方面財(cái)務(wù)部門增強(qiáng)了對(duì)往來款項(xiàng)的管理和資金流的監(jiān)控，實(shí)施掌握每日經(jīng)營銷售情況及資金的回籠和往來款項(xiàng)的增減變化情況，另一方面，通過跟蹤企業(yè)業(yè)務(wù)流程的成本變化，強(qiáng)化對(duì)成本和費(fèi)用的控制。

二、內(nèi)控管理對(duì)ERP的要求

企業(yè)內(nèi)部控制方案必須以企業(yè)的管理流程為導(dǎo)向，這是大勢(shì)所趨，但這必須建立在企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，因此必須對(duì)企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和提煉，為避免梳理工作不夠精細(xì)和不必要的浪費(fèi)，要對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的流程進(jìn)行必須要識(shí)別控制，風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別途徑包括：

1、固定的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)固定業(yè)務(wù)流程，企業(yè)內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的相關(guān)人員需要進(jìn)行密切的協(xié)作，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下分析產(chǎn)供銷相關(guān)環(huán)節(jié)的作業(yè)、管理、信息過程，對(duì)業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)前后銜接及相互之間的關(guān)系予以明確，制定一個(gè)與固定的業(yè)務(wù)流程相對(duì)應(yīng)的控制規(guī)則。

2、重復(fù)的業(yè)務(wù)流程，通過對(duì)內(nèi)部控制流程進(jìn)行有效的梳理，使每一項(xiàng)作業(yè)都制定一個(gè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)，對(duì)多部門重復(fù)存在的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一。

1、 重要的業(yè)務(wù)流程，每項(xiàng)任務(wù)都需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，明確對(duì)企業(yè)的經(jīng)營情況有重要影響的業(yè)務(wù)流程中每項(xiàng)作業(yè)內(nèi)任務(wù)組合的考核指標(biāo)，包括量化與非量化指標(biāo)。業(yè)務(wù)部門的增減或調(diào)整不會(huì)影響到重要的業(yè)務(wù)流程，當(dāng)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整時(shí)可以隨之變化。

3、風(fēng)險(xiǎn)成因涉及的業(yè)務(wù)流程，需要重點(diǎn)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)成因涉及到得業(yè)務(wù)流程，把每一項(xiàng)任務(wù)具體分解到執(zhí)行任務(wù)的個(gè)人或者功能模塊，也就是把量化指標(biāo)作為業(yè)績考核的標(biāo)準(zhǔn)。

在將內(nèi)部控制具體化的過程當(dāng)中，內(nèi)部控制管理人員和ERP系統(tǒng)建設(shè)人員需要共同做好大量的工作，企業(yè)業(yè)務(wù)部門骨干對(duì)流程業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的描述，使一些內(nèi)部控制手段能夠固化到系統(tǒng)當(dāng)中，討論哪些內(nèi)部控制仍需要傳統(tǒng)的方式來施行而不能完全依賴ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)共同作用的控制系統(tǒng)，必須經(jīng)過充分溝通，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，明確控制的處理方式，否則就無法建立起完善的內(nèi)部控制體制。

三、ERP能夠?yàn)閮?nèi)控管理帶來的成效

1、有效提高資金流、物流、信息流。ERP系統(tǒng)通過對(duì)經(jīng)營、銷售情況的掌握和對(duì)資金回籠、應(yīng)收賬款的余額等進(jìn)行監(jiān)控，可以對(duì)往來賬進(jìn)行分析、催收管理、加速資金的周轉(zhuǎn)速度，提高資金使用效率，通過對(duì)采購、銷售、存貨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)掌控、分析，使物流的跟蹤和控制得到不斷強(qiáng)化，企業(yè)的決策管理者能夠及時(shí)了解情況、發(fā)現(xiàn)問題，提高經(jīng)營決策水平，ERP系統(tǒng)實(shí)施之后，打破了以往局限的業(yè)務(wù)處理方式，企業(yè)內(nèi)各部門都各司其職，保證各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息及時(shí)、全面、深層次的傳遞給決策層，保證了信息交流的順暢。

2、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)作。ERP系統(tǒng)實(shí)施后，企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作重心由原來的職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的業(yè)務(wù)流程，這使得企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門活動(dòng)都與資金流、物流、信息流結(jié)合在一起，ERP系統(tǒng)具有高度集中的特性，數(shù)據(jù)經(jīng)過一次性輸入后，在系統(tǒng)平臺(tái)上經(jīng)過邏輯處理后可以實(shí)現(xiàn)信息完全共享，最大程度上滿足利用平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、決策的需要，促使企業(yè)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，使其更具靈活性。通過ERP系統(tǒng)企業(yè)可以對(duì)內(nèi)部控制體制進(jìn)行更好的通盤設(shè)計(jì)，對(duì)各種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整體協(xié)調(diào)，有利于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一控制。

3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管控向業(yè)務(wù)管控的延伸。在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)系非常緊密，財(cái)務(wù)部門在每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)都能獲得相關(guān)信息，從財(cái)務(wù)入手更容易對(duì)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)成本費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控和管理。

四、ERP與內(nèi)控管理有效結(jié)合應(yīng)用的建議

1、建立專業(yè)的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)。內(nèi)控管理在ERP系統(tǒng)下保持正常運(yùn)行，需要建立專業(yè)化的人才保障伍，這些人才需要懂相關(guān)的業(yè)務(wù)、ERP系統(tǒng)和內(nèi)控管理。針對(duì)不同的內(nèi)控要求，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和內(nèi)控培訓(xùn)，強(qiáng)化其專業(yè)能力和管理意思，落實(shí)內(nèi)控責(zé)任，明確權(quán)責(zé)。

2、細(xì)化管理制度。ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理要求正常運(yùn)行，必須建立符合內(nèi)控管理要求的制度，從崗位職責(zé)、操作規(guī)范、運(yùn)行考核等方面對(duì)ERP運(yùn)行管理制度進(jìn)行細(xì)化，使相關(guān)制度層層遵照?qǐng)?zhí)行、逐級(jí)管理，并使ERP系統(tǒng)運(yùn)行、報(bào)告的考核處理流程一致、規(guī)范，保證ERP系統(tǒng)運(yùn)行符合要求。

3、強(qiáng)化線上控制。根據(jù)內(nèi)控管理的要求，在ERP系統(tǒng)中將內(nèi)控的全部控制節(jié)點(diǎn)固化，通過對(duì)內(nèi)控的線上進(jìn)行控制，對(duì)系統(tǒng)用戶的業(yè)務(wù)處理進(jìn)一步規(guī)范，使ERP系統(tǒng)和內(nèi)控操作處理更標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，減少系統(tǒng)用戶的隨意性處理。

ERP系統(tǒng)的建設(shè)需要持續(xù)一個(gè)較長的時(shí)間，內(nèi)控管理體制也在不斷的修改和完善，為此企業(yè)要不斷的進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)行下內(nèi)控效果的測試，將有助于完善內(nèi)控，也有助于管理者對(duì)內(nèi)控效果做出清晰的評(píng)判。（作者單位：新疆雪峰科技（集團(tuán)）股份有限公司）

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