試論企業(yè)電子文件與電子檔案管理

劉寧

（中鐵十局集團(tuán)有限公司，山東 濟南 250101）

試論企業(yè)電子文件與電子檔案管理

劉寧

（中鐵十局集團(tuán)有限公司，山東 濟南 250101）

電子文件及電子檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，提高電子文件及電子檔案的管理水平，實現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是企業(yè)快速、科學(xué)發(fā)展的可靠保障。加強企業(yè)電子文件與電子檔案管理，就是要做好電子文件的組織管理、收集積累及電子檔案的移交整理、保管備份、提供利用等方面的工作。

電子文件；電子檔案；紙質(zhì)檔案

隨著計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件大有取代紙質(zhì)文件的發(fā)展趨勢。保護(hù)好這些電子文件，利用好這些電子檔案，維護(hù)其完整性、真實性和長期可讀性，使企業(yè)文化及經(jīng)營成果得以傳承，是電子文件及電子檔案管理的主要價值所在。

一、電子文件及電子檔案的概念

電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。包括企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件完成歸檔后，由檔案部門界定歸入電子檔案庫的電子文件及其元數(shù)據(jù)和背景信息，即形成電子檔案。概括來講，電子檔案是指通過計算機磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙制檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)通用的電子圖像文件集合。電子檔案要遵循可讀性、真實性、完整性、保密性等原則。

二、電子文件的管理

（一）切實加強組織管理，明確管理職責(zé)

為保證電子文件的有效管理，強化對電子文件歸檔的管理意識，應(yīng)建立健全電子文件及電子檔案的組織管理制度，明確管理職責(zé)。建立由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)，以檔案部門為核心、專兼職檔案員為基礎(chǔ)，科技（信息）部門提供技術(shù)支持的工作網(wǎng)絡(luò)，保證及時溝通、解決在電子文件生成、歸檔與管理過程中出現(xiàn)的問題。具體來說，即由各單位檔案部門負(fù)責(zé)電子文件管理制度的制定與實施，負(fù)責(zé)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)實行全過程管理與監(jiān)控，在辦公自動化軟件和電子文件歸檔管理系統(tǒng)之間配置無縫鏈接歸檔接口，保持對電子文件生命周期全過程的有效控制，保證電子文件各個環(huán)節(jié)的連續(xù)性以及電子文件的真實性、完整性和有效性。文檔管理人員負(fù)責(zé)按照檔案管理的要求，將電子文件歸檔與管理納入本單位信息化建設(shè)中，認(rèn)真積累整理本部門、本單位形成的電子文件，及時有效地完成電子文件的歸檔工作，并對電子檔案和電子資料的管理和提供有效利用；各單位科技（信息）部門要為電子文件歸檔與電子檔案管理提供技術(shù)支持。

（二）加強電子文件收集，注重資料積累

電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。電子文件的收集由電子文件的形成單位負(fù)責(zé)，電子文件的形成者應(yīng)從源頭上加強對電子文件的收集和積累。正式電子公文包括發(fā)文和收文。發(fā)文應(yīng)歸檔的節(jié)點內(nèi)容有：正文、擬稿簽發(fā)單、保留修改痕跡的底稿、發(fā)文處理單、分發(fā)記錄等；收文應(yīng)歸檔的節(jié)點內(nèi)容有：正文、收文處理單、分發(fā)記錄等。其他不屬于正式文件、但有歸檔價值的的電子文件，在收集時應(yīng)該特別注意。如：記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿一并保存；當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上；對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集；對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件；對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

三、電子檔案管理

（一）規(guī)范電子檔案移交，扎實歸檔整理

電子文件的移交和歸檔工作由電子文件的形成單位負(fù)責(zé)，歸檔方式有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔實時進(jìn)行，經(jīng)OA辦公平臺流轉(zhuǎn)的電子文件應(yīng)辦畢即時歸檔；物理歸檔定期進(jìn)行，非經(jīng)OA辦公平臺流轉(zhuǎn)的電子文件應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)或采用存儲載體（如光盤、硬磁盤、U盤等）于次年6月30日前向同級檔案部門移交。檔案部門應(yīng)對各部門兼職檔案人員移交的歸檔電子文件進(jìn)行審核和鑒定，對歸檔電子文件提供不完整或無效版本的，將視情況提出修改意見并退回重新整理。審查合格后，檔案部門對所移交的電子文件的價值和保管期限進(jìn)行劃分，在確保其真實、完整、有效、可讀、安全后，與移交部門辦理歸檔電子文件移交手續(xù)，雙方核對電子文件移交清冊，確認(rèn)無誤后簽字蓋章，移交清冊雙方各存一份。歸檔電子文件以“件”為單位，參照紙質(zhì)檔案有關(guān)歸檔范圍和保管期限的規(guī)定進(jìn)行整理，明確其歸入檔案庫或資料庫。同一全宗內(nèi)按照年度—保管期限—機構(gòu)或保管期限—年度—機構(gòu)的分類方法進(jìn)行整理。檔案部門應(yīng)對公文類電子文件的責(zé)任者、機構(gòu)、保管期限、是否上網(wǎng)、移交人、年度、文號、形成日期、歸檔日期等著錄項進(jìn)行審核和完善，其他類型的電子文件也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保歸檔電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)內(nèi)容真實、完整、有效。對具有永久和長期保存價值的歸檔電子文件，實行電子檔案、紙質(zhì)檔案“雙套制”同步歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

（二）重視電子檔案保管，穩(wěn)妥安全備份

電子檔案的保管，即存儲電子檔案、資料的服務(wù)器應(yīng)使用專用的、獨立的服務(wù)器，歸檔電子文件載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４?。且?yīng)當(dāng)注意：歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離；保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求；保管環(huán)境溫度選定范圍：18℃—26℃；相對濕度選定范圍：35%—55%。歸檔電子文件載體要避免陽光直接照射。電子文件收集的格式應(yīng)以便于長期存儲和安全可讀為原則，文本類電子文件可采用DOC、DOCX、TXT、XML、EXCEL等為存儲格式；圖像類電子文件可采用JPEG、TIFF等為存儲格式；視頻和多媒體類電子文件可采用MPEG、AVI、DVD等為存儲格式；音頻電子文件可采用WAV、MP3等為存儲格式。檔案部門每年應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查，對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。為保證電子信息的安全，電子檔案、資料應(yīng)實行定期備份制度，由各單位的科技（信息）部門負(fù)責(zé)。備份方式包括增量備份和全盤備份。增量備份至少每天進(jìn)行一次，全盤備份至少一周進(jìn)行一次。重要的電子檔案還應(yīng)實行異地備份，異地備份的距離不少于500公里。電子檔案、資料服務(wù)器如遇黑客等外界“攻擊”，應(yīng)立即關(guān)閉服務(wù)器電源，切斷網(wǎng)絡(luò)傳輸媒介，防止電子檔案信息丟失和外泄，待排除問題、確保安全后方可重啟服務(wù)器。

（三）積極探索電子檔案利用，充分發(fā)揮潛力

電子檔案的利用，是在符合保密要求的前提下，通過不同的權(quán)限控制，最大限度地發(fā)揮電子文件的價值。電子檔案、資料在本單位辦公網(wǎng)絡(luò)同一“域”內(nèi)，面向本單位內(nèi)部使用。如公司領(lǐng)導(dǎo)可以查看股份公司各種類型的電子檔案、資料及相應(yīng)的收、發(fā)文處理記錄等。原則上凡屬于公開的、普發(fā)性的通知、規(guī)章、制度、辦法、網(wǎng)絡(luò)電報等正文和附件都應(yīng)面向本級單位內(nèi)部開放利用，涉密的電子檔案、資料利用時應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離。收、發(fā)文處理記錄和涉及公司財務(wù)資金、戰(zhàn)略規(guī)劃、紀(jì)檢監(jiān)察、經(jīng)營開發(fā)、科技成果、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)等內(nèi)容的電子檔案、資料不屬于開放范圍。確需利用超出權(quán)限范圍的電子檔案及資料，須經(jīng)本級檔案主管部門審核同意后方可利用。歸檔電子文件的封存載體不得外借，檔案部門可提供紙質(zhì)復(fù)制件，辦理程序執(zhí)行紙質(zhì)檔案借閱的有關(guān)規(guī)定。利用者應(yīng)在利用電子檔案、資料時應(yīng)對其安全性負(fù)責(zé)，嚴(yán)防電子檔案、資料信息內(nèi)容被非法篡改和外泄。檔案部門應(yīng)對電子檔案的利用應(yīng)記錄備案，并建立臺賬。

綜上所述，電子文件及電子檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，提高電子文件及電子檔案的管理水平，實現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，必將成為企業(yè)快速、科學(xué)發(fā)展的可靠保障。

（責(zé)任編輯：王友才）

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2095—7416（2014）02—0083—02

2014-03-20

劉寧（1976-），女，山東濟南人，大學(xué)學(xué)歷，中鐵十局集團(tuán)有限公司辦公室文檔科科長。