加強高職院校教學檔案管理的思考和建議

閆瑞鳳

加強高職院校教學檔案管理，提高教學檔案管理水平，充分發(fā)揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究等工作中的重要作用，逐步實現(xiàn)教學檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學化。如何有效地建立和利用教學檔案，是高職院校在長期教學實踐活動中值得重新審視和思考的問題，是一項急需完善和重視的基礎工作。就高職院校教學檔案管理工作，本人提出幾點不成熟的看法，與同行們共同探討。

一、加強教學檔案管理的必要性和重要性

學院教學檔案記錄了在教學活動中形成的具有保存和利用價值的文件、材料、照片、聲像等不同載體的原始資料，是學院檔案的重要組成部分，是評估和衡量學院教學質量、教學水平的重要依據(jù)，是學院教學改革、教學管理水平、科研活動等的必要條件，也是反映學院辦學的歷史面貌的一項重要工作，是促進學院辦學長期發(fā)展的重要基礎工作。

教學檔案為師生提供真實的歷史資料，為教師進行教學改革、為學院發(fā)展提供有效的利用價值；為學院領導教學管理決策提供依據(jù)；為學院教學評估和教學評價提供真實的原始資料。因此，教學檔案管理工作是一項非常重要的工作，教學檔案管理人員，一定要做到完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，充分發(fā)揮教學檔案應有的作用，為提升教學質量、教學水平作出貢獻。

建立和完善教學檔案，教學管理者就可通過原始記載與相關數(shù)據(jù)，對學院教師的教學計劃、教學方法、教學進度、教學效果以及招生就業(yè)等方面進行對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，不斷完善管理制度。教師得到信息反饋后，進行系統(tǒng)地、科學地對比分析，努力找出問題所在，能夠及時改進教學方法，讓學生享受到更加適合職業(yè)教育的特色，能夠較快地完善教與學的過程。因此，加強教學檔案管理，是當前迫切需要解決的問題。

二、現(xiàn)階段教學檔案管理存在的的問題與不足

隨著高職教育體制的不斷改革和完善，很多學院對于教學檔案管理逐漸重視起來，但是由于多方面的不足和各項設施的不完善，學院的教學檔案管理存在一系列的問題。

（一）檔案管理意識不強，對教學檔案管理工作重視程度還不夠

很多學院對教學檔案管理沒有提到議事日程上，各系部兼職檔案人員多，精力和時間更多地投入到教學日常管理上，對教學檔案管理意識淡薄，沒有充分認識教學檔案管理的重要性和必要性，從而導致教學檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不系統(tǒng)不完備，甚至有些材料根本就不歸檔。歸檔的材料有很大一部分也不夠標準，比如：歸檔的材料必須是原始材料，但我們?nèi)粘Ｕ碇邪l(fā)現(xiàn)也有復印件現(xiàn)象；歸檔的材料不允許帶金屬物，但有的檔案盒里的個別材料有釘書釘。

（二）教學檔案歸檔范圍、期限和要求了解不夠深刻

從目前來看某些高職院校對教學檔案管理的歸檔范圍、期限以及歸檔流程不是很清楚。檔案工作是一項耐心又細心的工作，要想做好，首先做到心中有數(shù)，也就是明確教學檔案的歸檔范圍、期限以及流程。

1.教學檔案（大類）歸檔范圍包括：綜合類、專業(yè)建設、師資隊伍建設、教材建設、實驗實訓及實習基地建設、課務管理、考務管理、學籍管理、畢業(yè)（課程）設計（論文）、教學評價和質量監(jiān)控、教學研究與教學改革以及招生工作等。

2.教學檔案保管期限分為長期、短期、永久三種。凡在長久時期內(nèi)具有利用價值的教學檔案長期保存，長期保存資料年限為30年。凡在短期內(nèi)具有利用價值的教學檔案定為短期保存資料，短期保存資料年限為6年。永久保存，就是一直具有利用價值，無限期地保存下去。

3.教學檔案收集、整理歸檔一般按學年，就是第二學期末（6月底）整理前一學年的。如果按學期也就是每學期末整理本學期的材料。所有歸檔的教學文件、材料等必須是原件。做到審查手續(xù)完備、格式統(tǒng)一，項目填寫完整、字跡工整、不能帶有金屬物、裝訂整齊，書寫要用鋼筆或碳素筆（禁用不牢固的書寫工具）。

（三）使用效率不高

俗話說得好：“檔案貴在活，而重在于用?！蹦壳拔覀兊慕虒W檔案使用率不高，只是在評估、招生時體現(xiàn)較為明顯在上級部門檢查時作為部門支撐材料。完整的教學檔案資料應在教學管理、教學研究與教學改革等方面發(fā)揮重要的作用。教學檔案管理的目的是服務，要通過創(chuàng)新方式，為教學研究和教學改革服務，為各級領導、各位教師和學生服務，這才是我們的宗旨。

三、加強教學檔案管理工作的幾點建議

（一）強化教學檔案管理轉變觀念

1.思想轉變是做好教學檔案管理工作的關鍵

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對各類信息的需求越來越多，教學檔案對于學院的長遠發(fā)展以及教師個人的發(fā)展起著關鍵的作用。因此要轉變思想領導要高度重視，加大資金投入提供物質條件，配備硬件設施（如檔案室、防潮、防火、防盜、電腦、復印機、防磁柜）等基本物質保障。增強廣大教職工檔案管理意識，特別是一線的專兼職檔案管理人員對檔案工作的高度認識，進一步提高專業(yè)技術水平。轉變工作方式、思維方式，把封閉守舊的思想觀念轉變?yōu)榉e極創(chuàng)新的觀念。

2.創(chuàng)新教學檔案管理機制

創(chuàng)新教學檔案管理工作，就必須有健全完善的工作機制。制訂好規(guī)章制度，做到有章可循。把教學檔案納入到學院的整體規(guī)劃，建立目標管理體制，促使檔案人員從管理型轉向服務型；促進檔案工作的制度化、科學化、規(guī)范化；完善檔案人員的崗位職責，加強監(jiān)督嚴明紀律。從而形成責任心強、效率高、服務周到的管理機制，為教學檔案管理工作的發(fā)展提供堅實的保障。

（二）提高教學檔案管理人員的綜合素質

1.愛崗敬業(yè)

愛崗敬業(yè)就是熱愛自己的本職工作，對待工作有一種恭敬嚴肅認真的態(tài)度。愛崗敬業(yè)作為最基本的職業(yè)道德規(guī)范，是對人們工作態(tài)度的一種普遍要求。作為一名專職或兼職檔案人員，首先要具備愛崗敬業(yè)的精神。其次要鉆研業(yè)務、深刻理解、不斷創(chuàng)新。抱著對歷史負責任的態(tài)度，科學地、規(guī)范地辦理好每一份文件每一個材料。

2.提高教學檔案管理人員的業(yè)務素質

對一個檔案人員來說，不僅要有良好的職業(yè)道德素質，同時要具有過硬的專業(yè)知識及實踐操作能力。要學習相關學科的知識，具有一定的寫作能力、協(xié)調(diào)能力和數(shù)字化管理能力。要善于理論聯(lián)系實際，在實際工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結經(jīng)驗，提高業(yè)務素質、增強創(chuàng)新能力。要經(jīng)常參加業(yè)務培訓，并且向其他院校學習好的經(jīng)驗。

總之，學院應加強對教學檔案管理工作的重視，兼職檔案人員應參加崗位培訓或由檔案專業(yè)老師指導，要在專職檔案人員的指導下收集、整理材料。學院要把教學檔案管理逐步納入教學工作計劃和規(guī)劃、納入教學管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結各項工作的同時，布置、檢查、總結教學檔案管理工作。endprint