信息化條件下加強流動檔案資料安全管控的思考

劉世琴

（江蘇省檔案館，江蘇南京，210008）

檔案工作是一項保存歷史、傳承文明、服務社會的重要事業(yè)。信息化條件下，檔案信息具有舉足重要的作用，檔案流動在社會各個領(lǐng)域中成為不可或缺的重要一環(huán)。隨著檔案載體種類不斷擴大、數(shù)量逐漸增多，與靜態(tài)情況相比，安全要求“水漲船高”。而保證檔案在環(huán)境相對開放、監(jiān)管相對較難的情況下不散、不亂、不丟、不毀，到位的管理制度是前提、有效的管理措施是關(guān)鍵、嚴格的管理責任是核心，既需要一線工作人員的積極主動作為，也需要主管部門加深研究、加大投入、加強監(jiān)管，構(gòu)建軟硬兼施、行之有效的動態(tài)安全管理體系，鋪設(shè)常態(tài)化、規(guī)范化管理軌道，通過制度、技術(shù)、人員“三方保障”，使檔案在絕對安全的情況下，為國家科學發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定、人民幸福奠定堅實的信息基礎(chǔ)。

1 依據(jù)動態(tài)特點進一步細化檔案科學化管理規(guī)范，筑牢制度防線

國家頒布的《檔案法》，凝聚了長期以來檔案戰(zhàn)線工作經(jīng)驗的智慧結(jié)晶，為當代創(chuàng)造性開展檔案工作提供了重要遵循原則。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，動態(tài)環(huán)境下的檔案管理遇到諸多新情況新問題。必須緊緊依據(jù)《檔案法》《“十二五”時期檔案事業(yè)規(guī)劃》等制度法規(guī)準繩，與時俱進、結(jié)合實際，對政策標準進一步分解，對制度機制進一步優(yōu)化，為新形勢下開展檔案工作構(gòu)建“安全屏障”、“保駕護航”。

一是完善細而又細的管理細則?，F(xiàn)代檔案在由紙質(zhì)化、實物化向數(shù)字化、微小化方向發(fā)展，損毀、丟失、泄密的渠道、環(huán)節(jié)明顯增多。以往一個紕漏可能會影響一份實體檔案的安全，現(xiàn)今一個細小的差錯，可能會導致大量檔案信息的丟失。檔案的動態(tài)管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，必須在現(xiàn)有的安全管理措施基礎(chǔ)上，針對紙質(zhì)、音像、電子及各種類別檔案不同的安全要求，對建、存、管、用等各個細節(jié)進行全面細致的規(guī)范，確保大到管理中檔案定級、人員定位，小到工作時的人員著裝、行為舉止等每一項內(nèi)容都明確規(guī)定。通過固化具有現(xiàn)實操作性的一系列保密、保壽命、保性能的管理準則，讓管理部門處處有章可循、工作人員事事有據(jù)可查，從源頭避免動態(tài)管理過程各種亂象問題的發(fā)生。

二是完善嚴而又嚴的動態(tài)流程。檔案資料在制作、利用、展示、復制等過程中，各種干擾因素多、安全風險系數(shù)大，在采取各類保護措施的基礎(chǔ)上，必須嚴把重要關(guān)口節(jié)點，加強過程控制，形成“閉合回路”。重點對檔案資料的審批動用權(quán)限、登記備案手續(xù)、具體流動時限等各個環(huán)節(jié)都進行合理規(guī)范，并嚴格遵循施行，最大限度地確保檔案資料動態(tài)條件下的可管、可控，做到以標準化流程防止粗放式問題，以程序化操作避免隨意性隱患，切實通過精確監(jiān)管保障檔案資料動態(tài)安全的可控性。

三是完善實而又實的應急機制。檔案資料往往具有唯一性和珍貴性等特點，如果在流動過程中出現(xiàn)損毀、丟失、泄密等問題，小則影響集體個人發(fā)展，大則影響國家社會建設(shè)。因此，必須堅持“預防為主”的原則，健全風險評估機制，建立《動態(tài)檔案資料安全防范預案》，具體針對檔案流動過程中方方面面可能出現(xiàn)的安全風險，進行細致分析、認真梳理，并采取異質(zhì)備份、科學搶救等應對措施，做到防患于未然，最大限度保證檔案安全。

2 依托先進手段進一步硬化檔案精細化管理措施，架起技術(shù)防線

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的載體早已突破以往的實體概念，門類繁多、數(shù)量巨大、流動頻繁，對存、儲、用的安全物理環(huán)境和化學環(huán)境提出新要求，如恒溫、恒濕、防磁、隔音等，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式，受限太多難以實施，必須引用技術(shù)手段，通過人技聯(lián)管來保障安全、保證壽命。

一是構(gòu)建好信息技術(shù)平臺。依托網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，進一步完善網(wǎng)上檔案信息各種要素、內(nèi)容，定時更新、定人維護，確保賬物相符、信息全面、底數(shù)清楚。同時，拓展延伸查詢功能，按級分層設(shè)置查詢權(quán)限，讓更多人網(wǎng)上遠程利用，避免或減少近距離接觸實體，以虛擬流動確保實體安全；進一步開發(fā)信息資源平臺，升級改版業(yè)務管理系統(tǒng)，打通部門之間、單位之間“無縫鏈接”互通渠道，讓建檔、保管、利用等環(huán)節(jié)信息實時公開、信息共享，便于更多管理部門和工作人員按職責、按分工，在足不出戶、人不入庫中、物不交接中，完成傳統(tǒng)“單打獨斗”向網(wǎng)上“協(xié)同作戰(zhàn)”轉(zhuǎn)變。

二是運用好技術(shù)監(jiān)測系統(tǒng)。針對檔案在動態(tài)條件下安全環(huán)境減弱、監(jiān)管可控性降低的實際情況，在庫房、查閱區(qū)、展示廳等動態(tài)環(huán)境復雜場所設(shè)置溫濕度、視頻監(jiān)控設(shè)備，實時予以監(jiān)控，以及時發(fā)現(xiàn)和糾正不安全行為；在存儲電子檔案的計算機、信息網(wǎng)絡上，安裝入侵檢測系統(tǒng)和網(wǎng)絡實時監(jiān)控管理軟件，對終端、流量和網(wǎng)絡連接情況進行實時檢測，防止保密安全問題發(fā)生。

三是發(fā)揮好技術(shù)管理功能。根據(jù)人工管理在對檔案動態(tài)管理工作中的時間精力不足、寬嚴尺度不一、作風紀律不同等主觀因素可能導致的疏漏，注重發(fā)揮技術(shù)手段的硬性管理功能，實現(xiàn)檔案流動過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的強制管控。通過設(shè)置二維碼識別系統(tǒng)，安裝指紋識別、門禁系統(tǒng)，放置電磁屏蔽、防盜防火等設(shè)備，以及對網(wǎng)絡實施物理隔絕，對電子檔案運行標簽水印系統(tǒng)，對各類檔案資料實施“立體”、全方位的“硬性”管理，從技術(shù)層面將安全隱患止于萌芽狀態(tài)。

3 依照安全要求進一步強化檔案安全管理責任，繃緊人員防線

完善的規(guī)章制度、先進的技術(shù)手段是確保動態(tài)檔案安全的重要基礎(chǔ)，但歸根結(jié)底需要人去執(zhí)行，必須實現(xiàn)方法措施向具體落實的拓展延伸。而切實加強對動態(tài)檔案的管理，既需要要提高內(nèi)在的落實能力、責任意識，還要外界的有效督促和硬性約束來加以保證。

能力是基礎(chǔ)，必須抓學習強素質(zhì)。由于檔案種類的變化發(fā)展，以及先進管理手段的引用，無論是存儲使用，還是管理維護，涉及到物理、化學、電子技術(shù)等諸多學科，技術(shù)含量越來越高，對相關(guān)工作人員的專業(yè)知識面需求也越來越寬。因此，必須高度重視檔案工作隊伍建設(shè)，提高他們與檔案管理要示相匹配的能力水平。在抓好自身安全技術(shù)培訓的同時，更要堅持主動出擊，為提供檔案和使用檔案的單位及個人，提供上門服務，確保協(xié)同做好檔案的保護管理工作。

責任是關(guān)鍵，必須抓引導促重視。檔案是黨和國家的重要資源，檔案工作是經(jīng)濟社會發(fā)展、和諧社會建設(shè)的基礎(chǔ)工程，崗位平凡、責任重要，需要檔案系統(tǒng)人員甘當“幕后英雄”，以正確的價值觀和政績觀，努力讓“舊檔案”成為“新資源”，在愛崗敬業(yè)中加入追逐“中國夢”行列。同時，檔案流動是檔案工作的重要一環(huán)，動態(tài)性強，中間環(huán)節(jié)多、管理度大，檔案交接、責任銜接上容易出現(xiàn)“掛空檔”現(xiàn)象，要求檔案工作者，本著對歷史負責、對社會盡責的態(tài)度，加強作風建設(shè)，以高度的責任、嚴謹?shù)淖黠L，干好本職工作。

監(jiān)督是保證，必須抓獎懲求落實。責任歸口、問責到人是促使檔案流動過程中相關(guān)責任人激發(fā)動力、施加壓力的有效手段。必須根據(jù)工作實際，進一步建立完善《檔案管理人員崗位責任制》，在檔案流動過程中嚴格落實“一檔一責、一人一責、一事一責、一時一責”的措施，并建立運行重獎嚴懲機制，對失職瀆職者一律嚴肅處理，對盡責有功者施以重獎，形成正確導向。