ERP對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響及其對(duì)策

○趙潔

（依工天博（曲阜）汽車(chē)?yán)鋮s系統(tǒng)有限公司 山東 曲阜 273100）

ERP對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響及其對(duì)策

○趙潔

（依工天博（曲阜）汽車(chē)?yán)鋮s系統(tǒng)有限公司 山東 曲阜 273100）

如今，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提高和全球科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于我國(guó)大多數(shù)企業(yè)。ERP有業(yè)務(wù)集成性的特點(diǎn)，企業(yè)也需要充分發(fā)揮ERP能夠?qū)崟r(shí)高效信息處理的優(yōu)勢(shì)，但傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程已不適應(yīng)現(xiàn)在的企業(yè)環(huán)境，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的任務(wù)日漸被提上日程。對(duì)此首先在ERP的介紹中分析了其對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響，隨后進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的再造方案和改革手段。

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng) 業(yè)務(wù)流程再造 會(huì)計(jì)

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning）又被稱(chēng)為企業(yè)資源計(jì)劃，是美國(guó)GartnerGroup公司在1990年率先提出的。這是一種突破傳統(tǒng)理念的供應(yīng)鏈管理思想，它建立在現(xiàn)代化高科技信息技術(shù)基礎(chǔ)上，整合計(jì)劃、采購(gòu)、制造、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)板塊，憑借系統(tǒng)化的管理思想，提供給企業(yè)管理層和員工決策運(yùn)行手段的管理應(yīng)用平臺(tái)。為了闡述ERP對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響，讓讀者更加明晰概念，下面將簡(jiǎn)述會(huì)計(jì)流程：根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證；根據(jù)收付記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)分類(lèi)賬；根據(jù)記賬憑證匯總、編制科目匯總表；根據(jù)科目匯總表登記總賬；期末，根據(jù)總賬和明細(xì)分類(lèi)賬編制資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表。前面摘要已經(jīng)說(shuō)到，ERP信息集成性的特點(diǎn)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)板塊與制造板塊、銷(xiāo)售板塊等密切聯(lián)系，后兩個(gè)板塊的數(shù)據(jù)都可以直接傳遞給財(cái)務(wù)板塊，這樣，很多原本需要財(cái)務(wù)部門(mén)的人員完成的工作都可以交由其他業(yè)務(wù)部門(mén)完成，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)部門(mén)需要的人員數(shù)量也有所減少，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程也應(yīng)該同時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，若不進(jìn)行調(diào)整，ERP就只是簡(jiǎn)單的信息傳遞工具，“過(guò)程管理”的目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)能夠?qū)嵤﹦?dòng)態(tài)管理物流、資金流的優(yōu)勢(shì)無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。所以，企業(yè)在ERP應(yīng)用前需要進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的改造重組。

二、ERP對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響分析

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的產(chǎn)生要追溯至盧卡·帕喬利的會(huì)計(jì)理論的誕生，該理論的核心思想是要對(duì)會(huì)計(jì)要素進(jìn)行分類(lèi)，再利用會(huì)計(jì)科目表將資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等要素分類(lèi)匯總，之后再以財(cái)務(wù)報(bào)表的方式呈獻(xiàn)給客戶(hù)，供客戶(hù)使用。但如今隨著企業(yè)技術(shù)的逐漸進(jìn)步、經(jīng)營(yíng)管理要求的不斷提高，尤其是ERP的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程已然暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題，ERP對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響不言而喻，筆者分析主要有以下幾點(diǎn)。

1、管理層要求變高，會(huì)計(jì)信息須更加透明、更加全面

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程往往只能夠收集并反映對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表有用的數(shù)據(jù)，而更多有利于

企業(yè)管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的信息卻被忽視了，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的脫節(jié)。處于如今的信息化時(shí)代中，企業(yè)越來(lái)越需要更全面、更及時(shí)的管理經(jīng)營(yíng)信息，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程卻無(wú)法滿(mǎn)足這一要求。若沿襲原有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，ERP的資金流、物流等無(wú)法合流，若運(yùn)行ERP的費(fèi)用較高，便會(huì)產(chǎn)生資不抵債、入不敷出的惡性影響。

2、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程繁復(fù)、效率低下，ERP下有望整合

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是順序化的業(yè)務(wù)記錄流程，企業(yè)部門(mén)間與員工間分工明確。會(huì)計(jì)核算

也被分為若干個(gè)小部分，例如汽車(chē)制造業(yè)企業(yè)分為原材料核算、固定資產(chǎn)核算、工資核算等等板塊，財(cái)務(wù)信息往往被重復(fù)傳遞，難以形成一個(gè)完整的傳遞流程線(xiàn)路，這就無(wú)形中提高了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)費(fèi)用。如果能夠在ERP的環(huán)境下再造會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，以實(shí)現(xiàn)多向無(wú)縫的信息傳遞，公司的管理效果就可能會(huì)有顯著提升。

3、會(huì)計(jì)核算亟需革新，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控

ERP涉及到銷(xiāo)售領(lǐng)域，能對(duì)市場(chǎng)的各種現(xiàn)象做出快速反應(yīng)。若能整合企業(yè)業(yè)務(wù)流程的過(guò)

程中，企業(yè)資金流、信息流和物流能夠有機(jī)有效地結(jié)合，才能大大縮短周轉(zhuǎn)時(shí)間，同時(shí)實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)全面信息的實(shí)時(shí)在線(xiàn)查詢(xún)，有利于加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的量化管理。以日本豐田公司為例，早在1991年豐田公司就采用ERP這一管理系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō)，該公司利用ERP系統(tǒng)作為基礎(chǔ)形成了PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，改善了公司與供應(yīng)商之間的關(guān)系，公司管理逐漸滲透到供應(yīng)商的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)和質(zhì)量等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，縮短了生產(chǎn)汽車(chē)的周期，同時(shí)又能保證不降低產(chǎn)成品的質(zhì)量。未進(jìn)行改造的企業(yè)在新業(yè)務(wù)開(kāi)展前，會(huì)進(jìn)行預(yù)算控制方面的工作，然而在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中，企業(yè)業(yè)務(wù)在進(jìn)行中難以進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，只能在后期業(yè)務(wù)發(fā)生后采集會(huì)計(jì)信息，了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，進(jìn)行事后控制。如今的經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的信息對(duì)企業(yè)管理者至關(guān)重要，決策導(dǎo)向型的企業(yè)更是對(duì)有效及時(shí)的信息需求量極大。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程無(wú)法提供實(shí)時(shí)信息，無(wú)法順應(yīng)時(shí)代的潮流，亟需革新。

三、ERP環(huán)節(jié)下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的考慮

1、摒棄原有會(huì)計(jì)理念，樹(shù)立全局觀(guān)念

業(yè)務(wù)流程再造是對(duì)企業(yè)原有業(yè)務(wù)流程的徹底革新，財(cái)務(wù)部門(mén)的人員需要做到的就是對(duì)會(huì)計(jì)工作的再認(rèn)識(shí)。只有管理層和員工摒棄舊有的理念，即會(huì)計(jì)只負(fù)責(zé)核算，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)的職能已由核算職能逐步向監(jiān)督職能、預(yù)測(cè)職能、決策職能轉(zhuǎn)變，才能形成適合ERP環(huán)境下的新型會(huì)計(jì)理念。企業(yè)必須樹(shù)立價(jià)值創(chuàng)造的觀(guān)念，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在某種視角上也能形成價(jià)值增值，這就要依靠ERP系統(tǒng)中強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息的及時(shí)有效性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門(mén)間、業(yè)務(wù)間信息交流的雙向性。

2、重組業(yè)務(wù)流程，解決信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題

在不入時(shí)的觀(guān)念進(jìn)行了糾正的前提下，流程重組作為一個(gè)必不可缺少的環(huán)節(jié)，是企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的中心事項(xiàng)。企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組，需要對(duì)企業(yè)固有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程實(shí)地考察、調(diào)研分析，對(duì)于某些不合理的、冗雜的流程，采取削減策略，在ERP系統(tǒng)的實(shí)行下，應(yīng)采用單一信息渠道的方案，解決信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題，設(shè)計(jì)一套全新的流程。例如，在ERP環(huán)境下，信息是由計(jì)算機(jī)智能采集、傳輸和處理，原有的會(huì)計(jì)基層職工，需要提高自己的會(huì)計(jì)水平，更多地去分析、挖掘數(shù)據(jù)里包含的管理信息，完成更高層次的會(huì)計(jì)工作。

以制造業(yè)企業(yè)為例，采購(gòu)與付款流程如下。

（1）業(yè)務(wù)部門(mén)請(qǐng)購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)是整個(gè)業(yè)務(wù)流程的初始環(huán)節(jié)。對(duì)企業(yè)生產(chǎn)所需的原材料進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，許多公司均作一般授權(quán)。一般情況下由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)存貨清單上的物品，其它部門(mén)則負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)未列入存貨清單物品。但在ERP環(huán)境下，各部門(mén)在請(qǐng)購(gòu)物品時(shí)，需要在ERP系統(tǒng)中填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，通過(guò)填制人員簽字及授權(quán)人員審批后傳遞至采購(gòu)部門(mén)。

（2）采購(gòu)部門(mén)訂購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)收到請(qǐng)購(gòu)單后，需要進(jìn)行歸納與整理，再進(jìn)行原料采購(gòu)安排并在ERP系統(tǒng)中填制訂購(gòu)單。訂購(gòu)單需編上編號(hào)，被授權(quán)的采購(gòu)人員需在上面簽名。ERP系統(tǒng)中訂購(gòu)單的填寫(xiě)可復(fù)制請(qǐng)購(gòu)單上的內(nèi)容。訂購(gòu)單一式三份，一份送至供應(yīng)商，一份送至企業(yè)管理層，最后一份送至?xí)?jì)部門(mén)。有效的訂購(gòu)單代表企業(yè)已授權(quán)庫(kù)存部門(mén)驗(yàn)收及接收供應(yīng)商的貨物。

（3）庫(kù)存部門(mén)入庫(kù)。庫(kù)存部門(mén)驗(yàn)收貨物應(yīng)當(dāng)比對(duì)貨物是否與訂購(gòu)單內(nèi)容一致，如商品名稱(chēng)、商品數(shù)量及到貨時(shí)間等，隨后應(yīng)檢查貨物的質(zhì)量好壞。驗(yàn)收后，庫(kù)存部門(mén)應(yīng)將已收的貨物信息輸入ERP系統(tǒng)，并根據(jù)訂購(gòu)單編制相對(duì)應(yīng)的一式多聯(lián)的入庫(kù)單作為驗(yàn)收和入庫(kù)的依據(jù)。驗(yàn)收人員和保管人員在入庫(kù)單上簽字后，傳遞至?xí)?jì)部門(mén)和存貨核算系統(tǒng)，同時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋到貨信息。

（4）進(jìn)行存貨核算。負(fù)責(zé)存貨核算工作的會(huì)計(jì)員工，在存貨核算系統(tǒng)中，根據(jù)已收到的入庫(kù)信息，編制計(jì)賬憑證并傳遞到總賬。

（5）會(huì)計(jì)部門(mén)審核單據(jù)。會(huì)計(jì)部門(mén)接收全部訂購(gòu)單、入庫(kù)單、采購(gòu)部的電子發(fā)票和供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，要在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)一步確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票內(nèi)容與相關(guān)的訂購(gòu)單、入庫(kù)單與電子發(fā)票是否一致。核查無(wú)誤后，被授權(quán)人員在發(fā)票上簽字并按發(fā)票要求進(jìn)行付款。

（6）付款處理。會(huì)計(jì)部門(mén)審核單據(jù)無(wú)誤之后，根據(jù)慣例或業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的具體情況，決定應(yīng)付或現(xiàn)付處理，并編制相應(yīng)憑證傳遞到總賬。

（7）系統(tǒng)自動(dòng)生成總賬。從以上七個(gè)步驟可看出，該制造型企業(yè)從業(yè)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、會(huì)計(jì)部門(mén)這四個(gè)部門(mén)已然形成了一個(gè)小型的業(yè)務(wù)流程線(xiàn)，在ERP的環(huán)境下，每個(gè)部門(mén)都進(jìn)行了嚴(yán)格的內(nèi)部控制，在高效完成企業(yè)規(guī)定的業(yè)務(wù)的前提下，自行生成各種財(cái)務(wù)管理信息，為利益相關(guān)者隨時(shí)提供報(bào)表。

3、會(huì)計(jì)部門(mén)重組

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的環(huán)境中，企業(yè)多數(shù)會(huì)采用直線(xiàn)職能制的結(jié)構(gòu)。但轉(zhuǎn)變到ERP的環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該同時(shí)轉(zhuǎn)變成面向業(yè)務(wù)流程的扁平化組織結(jié)構(gòu)，以業(yè)務(wù)性質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的責(zé)任制，就類(lèi)似于“零基預(yù)算”，徹底打破舊有的、傳統(tǒng)的管理程序，回歸原點(diǎn)、從零開(kāi)始，進(jìn)行企業(yè)整理業(yè)務(wù)分析，逐一考核并篩選，最終會(huì)形成企業(yè)全新的會(huì)計(jì)管理運(yùn)行系統(tǒng)。

四、結(jié)論

我國(guó)改革開(kāi)放后，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式逐漸深入并日趨完善，ERP適時(shí)從西方發(fā)達(dá)國(guó)家引入我國(guó)。雖然ERP滿(mǎn)足了市場(chǎng)規(guī)范的要求和企業(yè)管理的需求，但國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的手段和方法都比較落后，而且ERP在大部分情況下的實(shí)施效果差強(qiáng)人意，實(shí)施成功率不高。導(dǎo)致這一現(xiàn)象發(fā)生的最重要原因就是ERP是一個(gè)完整的企業(yè)業(yè)務(wù)流程，而作為這一業(yè)務(wù)流程中最重要的一環(huán)——會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程——必須跳出原有傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的思維方式，進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的再造、再優(yōu)化。在ERP環(huán)境下對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工間的協(xié)同一致，從而提高企業(yè)作業(yè)效率，信息的采集也更加及時(shí)準(zhǔn)確，能夠滿(mǎn)足不同權(quán)益人的需求并提高了企業(yè)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。業(yè)務(wù)信息能夠被及時(shí)采集、及時(shí)傳輸，不同于以往傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息定期報(bào)告的形式，實(shí)時(shí)報(bào)告能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部實(shí)時(shí)控制的需求。

[1]蔡曉恒：ERP系統(tǒng)中會(huì)計(jì)流程再造的必要性[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014（8）.

[2]王建明：ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)流程的優(yōu)化問(wèn)題探討[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2013（15）.