加強城市建設(shè)檔案管理研究

高麗

摘 要：城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)過程中包括城建的規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、驗收、維護、管理等形成的檔案。城市建設(shè)包括建筑工程、市政工程、地下管線工程、橋梁工程、綠化工程等建設(shè)工程。一個城市由成千上萬建設(shè)工程組成。城市建設(shè)檔案由城市建設(shè)過程中所形成的文字資料、竣工圖紙、聲像資料、數(shù)字法數(shù)據(jù)等檔案組成。完整的城建檔案，對城市的規(guī)劃、設(shè)計、管理、更新、搶險救災及經(jīng)濟建設(shè)、社會管理、處理經(jīng)濟糾紛起到十分重要的作用。主要對加強城市建設(shè)檔案管理進行研究。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；搜集

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）04-0197-02

一、加強城市建設(shè)檔案管理的意義

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護、抗震防災、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動態(tài)性的特征。動態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時效性作用。大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個建設(shè)工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業(yè)、個人造成重大經(jīng)濟損失，甚至引起災害性事故。

二、加強城市建設(shè)檔案管理方法

1.加強城建檔案的業(yè)務指導。建立和完善城市建設(shè)工程檔案管理工作機制，城市建設(shè)工程檔案管理是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作，按照法律、法規(guī)和相關(guān)規(guī)章制度要形成一套程序化的管理機制，既要有管理辦法，又要有管理措施，還要規(guī)范程序：一是爭取將城建檔案管理程序納入到規(guī)劃、建設(shè)的審批程序。二是要將城建檔案管理工作納入有關(guān)單位的職責范圍。三是將城建檔案的驗收納入工程竣工驗收備案管理程序。

2.加強檔案搜集與整理。（1）追蹤收集。適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。（2）分階段收集。適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，要始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。（3）強制性收集。適用于對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位。要采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

3.加強信息服務。運用高新科技和信息管理手段，加強網(wǎng)絡(luò)信息化服務工作，實現(xiàn)城市建設(shè)和城市經(jīng)濟又好又快發(fā)展。一是要創(chuàng)新城市建設(shè)檔案信息管理體制和運行機制，建立城市地下管線工程檔案信息系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)城市建設(shè)信息的動態(tài)管理和查詢服務。二是要加強組織與協(xié)調(diào)，建立起各單位、各部門的分工和配合，整合資源，形成綜合文檔。三是要制定有效的城市建設(shè)工程檔案管理措施，把城市建設(shè)工程檔案的報送、驗收和移交工作納入工程規(guī)劃、建設(shè)和管理的審批程序，各地城建檔案管理機構(gòu)要統(tǒng)一接收和集中管理本規(guī)劃區(qū)內(nèi)的城市建設(shè)工程檔案，完善城市城市建設(shè)信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供利用服務。為滿足社會各界利用檔案的需求提供豐厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。要增加軟、硬件的投入，加大館場建設(shè)，添置現(xiàn)代管理工具，如改、擴建館庫面積，配置電子技術(shù)設(shè)備等。要拓寬檔案的接收渠道，除收集正常的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的專業(yè)檔案外，還可以采用捐贈、征集的形式，將反映傳統(tǒng)的城市歷史文化、地方特色和名人的一些檔案盡可能收集進館，也可以收購與本地區(qū)和本館檔案有關(guān)的資料，如有關(guān)文件匯編、地方報刊、年鑒、地方史志等。

4.強化檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。城建檔案工作是一項十分單調(diào)、枯燥平凡的工作，工作人員每天都是與文字、圖紙打交道，所以要遵守紀律，自覺工作。要有耐心，脾氣要好，工作細心、周到，該歸檔的就要歸檔，該補的就要及時通知單位補全。因為城市建設(shè)的一些隱蔽工程檔案是不能事后補救的，審查檔案時需要特別細心。工作人員要有愛崗敬業(yè)的精神，要有對歷史負責的責任心，不能弄虛作假，要嚴格把關(guān)。檔案查詢的工作要實事求是，因為城建檔案部門提供的證明和復印件是銀行貸款和法律部門處理經(jīng)濟糾紛有效證據(jù)，有些人為了達到某些目的，弄虛作假。一些單位和個人在檔案上增大建筑面積，以騙取銀行超額貸款，有些人在處理經(jīng)濟糾紛時，為了取得有利于自己的證據(jù)，對城建檔案進行更改，所以城建檔案的工作人員要有較強法律意識和高度的責任心。城市建設(shè)檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事城市建設(shè)檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與城市建設(shè)相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因此，為達到城市建設(shè)檔案整理規(guī)范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解城市建設(shè)建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。

參考文獻：

[1] 姜敏.淺談信息化條件下城市建設(shè)檔案的管理[J].辦公室業(yè)務，2013，（12）.

[責任編輯 安世友]