《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)作者模塊介紹

曹 健，姚實(shí)林，張 倩

(《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，安徽 合肥 230038)

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《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)作者模塊介紹

曹 健，姚實(shí)林，張 倩

(《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，安徽 合肥 230038)

為了更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代期刊出版的需要，提高辦公效率，《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部啟用了北京勤云科技發(fā)展有限公司的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。3年來，本系統(tǒng)經(jīng)過不斷的個(gè)性化設(shè)置，運(yùn)行良好，極大地方便了作者投稿、專家審稿和編輯加工。對(duì)其中作者模塊的使用方法及使用注意事項(xiàng)進(jìn)行介紹，旨在方便作者投稿。

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)；采編系統(tǒng)；作者模塊

期刊網(wǎng)絡(luò)稿件采編系統(tǒng)(以下簡稱“采編系統(tǒng)”)是指以期刊社或編輯部內(nèi)部局域網(wǎng)和Internet為基本平臺(tái)，以數(shù)據(jù)庫為中心，實(shí)現(xiàn)作者、編輯、審稿專家、編委四位一體的協(xié)作化、網(wǎng)絡(luò)化稿件處理平臺(tái)[1]。該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)作者在線投稿和管理稿件，專家在線審閱稿件，編輯在線審閱及編輯稿件等功能，可明顯提高辦公效率，節(jié)約時(shí)間，加強(qiáng)編輯與作者、審稿專家之間的聯(lián)系。

2011年12月，為了更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代期刊出版的需要，提高編輯部的辦公效率，《安徽中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部啟用了北京勤云科技發(fā)展有限公司的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。3年來，經(jīng)過不斷的個(gè)性化設(shè)置，本系統(tǒng)運(yùn)行良好，極大方便了作者投稿、專家審稿和編輯加工。茲對(duì)其中的作者模塊使用方法及其注意事項(xiàng)進(jìn)行介紹，以方便作者投稿及管理稿件。

1 注冊(cè)和登錄

作者在瀏覽器輸入網(wǎng)址：http://xuebao.ahtcm.edu.cn，進(jìn)入本刊采編系統(tǒng)首頁，點(diǎn)擊左上部“用戶登錄區(qū)”中的“作者登錄”，即可進(jìn)入到注冊(cè)和登錄界面。已有賬號(hào)的作者可以直接輸入賬號(hào)和密碼進(jìn)行登錄，沒有賬號(hào)的可以根據(jù)提示點(diǎn)擊“新用戶注冊(cè)”進(jìn)行注冊(cè)。本刊采編系統(tǒng)默認(rèn)以電子信箱為用戶名，以后有關(guān)稿件處理的各種通知，如退修通知、錄用通知都會(huì)發(fā)送到注冊(cè)的電子信箱。作者需要設(shè)置賬號(hào)密碼，填寫真實(shí)姓名、通信地址、工作單位、郵編、手機(jī)號(hào)碼等信息，其中帶“*”者為必填項(xiàng)目。通信地址務(wù)必填寫詳細(xì)，手機(jī)號(hào)碼務(wù)必準(zhǔn)確，尤其是在讀研究生需要填寫有效的通信地址，以免影響以后與編輯部的及時(shí)聯(lián)系。

各項(xiàng)信息填寫完成后點(diǎn)擊“提交”，系統(tǒng)會(huì)提示“注冊(cè)成功”，注冊(cè)成功后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送電子郵件和手機(jī)短信提示作者注冊(cè)成功。作者首次登錄后或間隔較長時(shí)間再次登錄后，會(huì)跳轉(zhuǎn)到個(gè)人信息更新頁面，如有個(gè)人信息變動(dòng)，可以直接修改，如無，可以直接點(diǎn)“下一步”跳過該頁面。

2 在線投稿

作者登錄后，可在“投稿工作區(qū)”看到本刊的投稿注意事項(xiàng)。作者在了解投稿注意事項(xiàng)后，即可以點(diǎn)擊左側(cè)“稿件管理”中“投稿”選項(xiàng)，進(jìn)入投稿頁面。如作者是首次投稿，應(yīng)先查閱本刊網(wǎng)站首頁“投稿須知”(此為超鏈接)；如作者事先已了解本刊“投稿須知”，可直接點(diǎn)擊“下一步”。點(diǎn)擊后進(jìn)入“版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議”頁面，點(diǎn)擊“同意”后，進(jìn)入“文件上傳”頁面，進(jìn)行稿件的上傳。頁面最上部是關(guān)于投稿的一些說明，作者投稿前應(yīng)仔細(xì)閱讀。本頁面主要有兩個(gè)功能區(qū)，一是稿件上傳區(qū)，點(diǎn)擊“插入全文”→“選擇文件”，找到稿件所在磁盤位置，打開稿件，點(diǎn)擊“上傳”，即可實(shí)現(xiàn)稿件的上傳。所上傳的稿件大小以2 M以內(nèi)為宜。若稿件占用的磁盤空間過大，上傳和下載的時(shí)間就會(huì)較長，可導(dǎo)致服務(wù)器擁堵，從而影響他人對(duì)本刊網(wǎng)站的訪問。對(duì)于占用磁盤空間過大的稿件，應(yīng)將文中圖片打成壓縮包，再以附件形式上傳(投稿時(shí)“文件上傳”界面對(duì)此有詳細(xì)說明)。二是附件上傳區(qū)，可上傳與稿件相關(guān)的文件，如稿件中原始圖片、投稿介紹信和項(xiàng)目任務(wù)書首頁復(fù)印件、原始數(shù)據(jù)等。建議作者投稿時(shí)能一次性上傳這些文件，以增加稿件被錄用的幾率。如需要上傳的附件超過2個(gè)，可點(diǎn)擊“添加其他附件”以增加上傳附件的數(shù)量。如暫無需要上傳的附件，可點(diǎn)擊“下一步”，進(jìn)入“填寫稿件信息”頁面。此頁面主要包括稿件信息的填寫和作者信息的填寫。稿件信息的填寫內(nèi)容主要是稿件的中英文標(biāo)題、中英文關(guān)鍵詞和中英文摘要等，本刊未將這些設(shè)為必填項(xiàng)目，但作者宜填寫完整，將原稿中相關(guān)內(nèi)容復(fù)制到需要填寫的位置即可。另外“擬投欄目”是必填項(xiàng)目，可通過下拉菜單選擇。需要說明的是，原先將稿件信息的填寫設(shè)置為元數(shù)據(jù)自動(dòng)提取，但有些作者在稿件信息自動(dòng)提取后而不認(rèn)真核對(duì)，常常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的稿件信息，故元數(shù)據(jù)自動(dòng)提取功能已被關(guān)閉，需要作者手工填寫稿件信息。作者信息主要包括姓名、出生年月、工作單位、通信地址等，這些就是作者的注冊(cè)信息，作者僅需再次核對(duì)。如果作者有多位，建議將其他作者信息也補(bǔ)充完整。另外，第一作者若不是通信作者，可以點(diǎn)擊“添加更多作者”來添加通信作者。參考文獻(xiàn)檢測(cè)的方法：將稿件中參考文獻(xiàn)復(fù)制到“參考文獻(xiàn)”框內(nèi)，然后點(diǎn)擊“參考文獻(xiàn)檢測(cè)”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將作者提供的參考文獻(xiàn)與中國知網(wǎng)、萬方知識(shí)服務(wù)平臺(tái)等數(shù)據(jù)庫中文獻(xiàn)進(jìn)行比對(duì)，對(duì)錄入有誤的參考文獻(xiàn)會(huì)給予提示。另外，頁面底部還提供了文獻(xiàn)類型和電子文獻(xiàn)載體標(biāo)志代碼的規(guī)范格式供作者修改時(shí)參考。以上操作完成后，點(diǎn)擊“下一步”進(jìn)入“推薦審稿人和回避審稿人”頁面。因?yàn)楸究幸恢W(xué)科門類較為齊全的審稿專家團(tuán)隊(duì)，所以作者可直接跳過這一步。作者若認(rèn)為自己稿件的學(xué)術(shù)水平較高或比較前沿，一般審稿人駕馭不了，可以推薦審稿人，以供編輯送審稿件時(shí)參考。最后，一定要確認(rèn)投稿。對(duì)前面幾個(gè)操作步驟進(jìn)行檢查，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的地方，可以點(diǎn)擊“上一步”一直返回到出錯(cuò)的那一步；若投稿過程中沒有錯(cuò)誤，應(yīng)點(diǎn)擊“完成”以完成投稿。作者投稿成功后，會(huì)收到系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送的收稿回執(zhí)。

3 稿件管理和查詢

投稿成功后，作者可以隨時(shí)登錄本刊采編系統(tǒng)，查閱稿件的處理進(jìn)展，進(jìn)行稿件的管理。也可以根據(jù)電子郵件和手機(jī)短信的提示，登錄本刊采編系統(tǒng)進(jìn)行稿件的管理。

對(duì)學(xué)術(shù)水平較差而不能錄用的稿件，編輯會(huì)直接作退稿處理。當(dāng)稿件經(jīng)過“三審”后，對(duì)一些學(xué)術(shù)價(jià)值較高，行文比較規(guī)范的稿件，編輯會(huì)優(yōu)先予以錄用。對(duì)一些有錄用可能而尚待完善的稿件，編輯會(huì)退給作者修改，一直到符合發(fā)表要求為止。作者除了收到系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送的收稿回執(zhí)、稿件審回的電子郵件通知外，有時(shí)還會(huì)收到編輯的退修通知。當(dāng)作者收到通知后，即可登錄系統(tǒng)查看稿件狀態(tài)，并進(jìn)行處理。

作者登錄后，可以隨時(shí)查詢稿件的處理進(jìn)展。①如果稿件狀態(tài)是“新到稿件”，則說明該稿件雖然投稿成功，但編輯尚未對(duì)稿件進(jìn)行初審。②如果“稿件狀態(tài)”是“直接退稿”“不宜采用”“改投他刊”的，說明稿件初審時(shí)未通過，編輯已作退稿處理?？梢渣c(diǎn)擊查看“審稿意見”，了解稿件被退的原因。③如果稿件狀態(tài)是“評(píng)審”，說明稿件的學(xué)術(shù)水平尚可，已經(jīng)被送給同行專家進(jìn)行評(píng)審。④如果稿件狀態(tài)是“評(píng)審已審回”或“評(píng)審意見部分返回”，說明全部或部分同行專家已完成了對(duì)稿件的同行評(píng)議，審稿意見已經(jīng)發(fā)給責(zé)任編輯，等待責(zé)任編輯的處理。⑤如果稿件狀態(tài)是“復(fù)審”或“終審”，說明稿件被送給同行專家進(jìn)行復(fù)審或終審，此時(shí)作者需要等待稿件的復(fù)審或終審結(jié)論。⑥如果稿件狀態(tài)是“修改后再審”“修改后發(fā)表”“修改后終審”，說明責(zé)任編輯已經(jīng)組合了多位同行評(píng)議專家的審稿意見，將稿件發(fā)回給作者修改。作者應(yīng)在“稿件管理”菜單中點(diǎn)擊“待修改稿”，找到相應(yīng)稿件，查看修改意見，然后下載“待修改稿”。作者一定要下載“待修改稿”，不要在以前版本的基礎(chǔ)上修改稿件，因?yàn)檫@里下載的待修改稿件常包含審稿人及編輯的修改之處和針對(duì)稿件中相關(guān)問題的批注。作者應(yīng)綜合考慮這些修改意見，修改后再點(diǎn)擊“上傳修改稿”，進(jìn)行修改稿的上傳。作者應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)提示一步步完成修改稿的上傳。修改稿上傳完成后，“稿件狀態(tài)”會(huì)變?yōu)椤耙研藁亍?，這時(shí)作者需要等待編輯的處理。⑦經(jīng)過同行評(píng)審的稿件，若符合錄用要求，責(zé)任編輯會(huì)對(duì)稿件進(jìn)行錄用處理，“稿件狀態(tài)”即變?yōu)椤耙巡捎谩?。?duì)于已采用的稿件，責(zé)任編輯會(huì)通過系統(tǒng)以電子郵件形式發(fā)出論文錄用通知書，并指派自己或其他責(zé)任編輯進(jìn)行編輯加工。⑧責(zé)任編輯完成了稿件的編輯加工，退給作者修改和校對(duì)后，稿件狀態(tài)會(huì)變?yōu)椤耙恍蕖薄岸蕖薄叭蕖钡?在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置時(shí)，一共設(shè)置了一修、二修、三修、四修、五修共5個(gè)編輯階段)。作者在收到一修、二修、三修、四修甚至五修通知時(shí)，應(yīng)按電子郵件說明登錄本系統(tǒng)，在“稿件管理”菜單中，點(diǎn)擊“待修改稿件”進(jìn)行稿件的修改以及修改稿的上傳，操作方法同上。作者還可以查看“處理歷史”，系統(tǒng)對(duì)稿件的所有處理過程包括處理時(shí)間、處理類型、處理人以及處理內(nèi)容都有詳細(xì)的記錄，有助于作者及時(shí)了解稿件處理的全過程。

4 版面費(fèi)管理

作者在收到系統(tǒng)發(fā)送的關(guān)于錄用通知的電子郵件后，就可以繳納論文版面費(fèi)了。作者可以通過郵局匯款或者支付寶在線支付。若通過支付寶在線繳費(fèi)，請(qǐng)?jiān)凇案寮芾怼辈藛沃悬c(diǎn)擊“版面費(fèi)管理”，找到應(yīng)交納版面費(fèi)的稿件，然后點(diǎn)擊“在線支付”，核對(duì)相關(guān)支付信息后在線支付，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到支付寶支付接口頁面，完成版面費(fèi)的在線支付。若代別人支付版面費(fèi)，應(yīng)在留言里注明第一作者姓名，以便核查。若通過郵局匯款，作者在成功匯款后，需登陸本系統(tǒng)，在“稿件管理”菜單中點(diǎn)擊“版面費(fèi)管理”，找到應(yīng)交版面費(fèi)的稿件，點(diǎn)擊“匯款信息登記”來登記必要的匯款信息。

總之，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用大大提高了編輯部工作的自動(dòng)化、信息化，真正做到了無紙化辦公，提高了工作效率。作者、審者登錄后可以查看責(zé)任編輯的電子信箱和QQ號(hào)，這樣在使用過程中若發(fā)現(xiàn)問題，均可通過電話、電子郵件或QQ與責(zé)任編輯及時(shí)聯(lián)系，及時(shí)解決問題，實(shí)現(xiàn)了編者與作者、審者的及時(shí)互動(dòng)。

[1]李明.期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2012，8(34)：8332-8336.

曹健(1980-)，男，碩士，編輯

G237.5;TP319

A

10.3969/j.issn.2095-7246.2014.06.028

2014-05-23)