獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)研究

陳蓉

（集美大學(xué)誠毅學(xué)院，福建廈門，361021）

上世紀(jì)末，中國的高等教育進(jìn)入了高速發(fā)展階段，招生規(guī)模逐年遞增，獨(dú)立學(xué)院隨之誕生。由于在辦學(xué)條件、辦學(xué)理念和辦學(xué)定位上，獨(dú)立學(xué)院和普通高校有著諸多不同，這就決定了兩者在教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理上必然存在著一些差異。因此正視自身存在的問題，不斷改革教學(xué)，著力提高教學(xué)質(zhì)量，是獨(dú)立學(xué)院生存和發(fā)展的根本。一流的質(zhì)量來自一流的管理，教學(xué)管理的水平高低也是影響教學(xué)質(zhì)量提高的一個(gè)重要因素。因此，作為教學(xué)管理的一線工作者，教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)在當(dāng)前時(shí)期顯得尤為重要和緊迫。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠

獨(dú)立學(xué)院管理層領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書崗位認(rèn)識的偏差造成了學(xué)院制度尚有偏頗。學(xué)院管理層并不十分了解教學(xué)秘書的工作，認(rèn)為高校教學(xué)管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化，日常工作只需按照具體要求進(jìn)行操作即可。想當(dāng)然地認(rèn)為，教學(xué)秘書的工作都是一些簡單、事務(wù)性的工作，按照教學(xué)計(jì)劃安排每學(xué)期課表、按照任務(wù)書安排每門課的授課老師、安排期末考試考場、錄入考試成績、頒發(fā)畢業(yè)生畢業(yè)證書等。很多人認(rèn)為這些工作是不需要專業(yè)知識和工作能力的，只是簡單機(jī)械的不斷重復(fù)而已，隨便一個(gè)人都能完成，在崗位招聘時(shí)往往忽視了教學(xué)秘書的專業(yè)背景、職業(yè)技能等方面的要求，在工作時(shí)更是缺少崗位培訓(xùn)、交流考察等來提高教學(xué)秘書的管理水平。但是時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，教育教學(xué)管理也不斷改革，對教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力也提出了更高的要求，因管理者的重視程度不夠，教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理水平長期處理停滯發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

（二）職務(wù)、職稱晉升難

高校教學(xué)秘書與教師、科研人員相比較，在職稱評定時(shí)是屬于教育管理系列，其評定標(biāo)準(zhǔn)與審核難度較高，與此同時(shí)，由于教學(xué)秘書整日忙于事務(wù)性的教學(xué)管理工作，缺乏時(shí)間和精力用于理論研究，也就難以得到理論研究成果，因此教學(xué)秘書在評定副高及以上職稱時(shí)遇到了重重困難，擁有副高及以上職稱的人數(shù)寥寥可數(shù)，很多人甚至一輩子都是中級職稱。另一方面，由于獨(dú)立學(xué)院特殊的管理體制，現(xiàn)在學(xué)院的管理層人員很多是從母體大學(xué)委派過來擔(dān)任，使得教學(xué)秘書的職務(wù)發(fā)展空間基本被限制住，長期處于初級職員狀態(tài)。即使若干年后學(xué)院放開政策，有了職位晉升的可能性，現(xiàn)有的教學(xué)秘書隊(duì)伍大部分人的入職時(shí)間相差無幾，大家的工作經(jīng)歷差別不大，若要提拔，這其中的競爭將會(huì)異常激烈。況且領(lǐng)導(dǎo)職位屈指可數(shù)，競聘后大部分人仍舊將是初級職務(wù)，職位晉升的可能性仍舊很低。因此，教學(xué)秘書的薪資福利和社會(huì)地位在職務(wù)職稱兩個(gè)因素的綜合作用下，與同學(xué)院教師的差距越來越大，致使大部分教學(xué)秘書無法安心于本職工作，對努力鉆研、提高工作績效更是缺乏熱情，更造成了教學(xué)秘書隊(duì)伍的人才嚴(yán)重流失。

（三）績效管理體系不完善

由于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理活動(dòng)有著不同于普通高校的特點(diǎn)，如培養(yǎng)對象的特殊性，學(xué)生文化基礎(chǔ)薄弱但特長多；師資力量薄弱，且來源復(fù)雜難以管理；學(xué)生規(guī)模大且教學(xué)資源緊張。因此教學(xué)管理工作變得更加復(fù)雜瑣碎，工作量難以細(xì)分量化，考核的難度比較大。而因工作量缺乏系統(tǒng)的分配原則，導(dǎo)致教學(xué)秘書間的任務(wù)分布極其不均衡。教師在承擔(dān)增加的教學(xué)任務(wù)時(shí)，會(huì)獲得相應(yīng)的超課時(shí)課酬，勞有所得，保證了工作的積極性，而教學(xué)秘書不論工作任務(wù)多少，工作質(zhì)量好壞，在不發(fā)生教學(xué)事故的前提下，所有人的薪資都是一樣固定的。因此，這樣不均衡的工作量安排對教學(xué)秘書產(chǎn)生了極大的不公平，使部分教學(xué)秘書工作的主動(dòng)性、積極性發(fā)揮產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

（四）工作壓力大，職業(yè)倦怠普遍

教學(xué)秘書的工作量大，而且繁瑣，他們的工作通常從學(xué)期伊始，忙到學(xué)期結(jié)束，教務(wù)工作一件接連一件，安排緊密。而教學(xué)管理的時(shí)效性特征，更令教學(xué)秘書忙碌的日常工作更加緊迫，特別在最忙的期初期末，經(jīng)常要同時(shí)進(jìn)行好幾項(xiàng)工作，使教學(xué)秘書們感到分身乏術(shù)。而且由于教學(xué)管理工作煩瑣復(fù)雜，日積月累，難免會(huì)產(chǎn)生煩躁情緒，因此出現(xiàn)了少部分教務(wù)秘書將自己的消極不滿情緒發(fā)泄到教師或?qū)W生身上，與教師學(xué)生產(chǎn)生了不必要的誤會(huì)甚至是矛盾。日常的教務(wù)管理工作因這樣的工作態(tài)度導(dǎo)致難以正常開展，陷入被動(dòng)局面，影響了整個(gè)教學(xué)管理工作的運(yùn)行。同時(shí)，教學(xué)秘書長期處于緊張的情緒和高強(qiáng)度的心理壓力下。這是由于教學(xué)無小事，稍有不慎，就有可能釀成教學(xué)事故，帶來不可估量的嚴(yán)重后果。教學(xué)秘書的工作紛繁復(fù)雜，從學(xué)籍注冊、學(xué)分統(tǒng)計(jì)、選課安排、開課計(jì)劃、課程安排到考試安排、成績錄入，每一項(xiàng)工作都關(guān)系著教學(xué)秩序能否正常運(yùn)行，甚至關(guān)系著一個(gè)學(xué)生的命運(yùn)。因此，教學(xué)秘書們普遍都有不同程度的強(qiáng)迫癥，擔(dān)心自己的工作是否準(zhǔn)確地完成，即使對一件已經(jīng)完成的工作也總要一遍又一遍地進(jìn)行檢查，校驗(yàn)，最終確認(rèn)，精神總是處于高度緊張狀態(tài)。因此，在這樣工作壓力大，心理緊張狀態(tài)下的教學(xué)秘書們工作時(shí)間長了都普遍都有職業(yè)倦怠感，這不僅影響了工作的高效、有效完成，也一定程度上損害了自己的身心健康。

（五）缺乏健全的崗位培訓(xùn)制度

由于獨(dú)立學(xué)院在辦學(xué)機(jī)制上走自負(fù)盈虧的民辦線路，因此學(xué)院將發(fā)展的重點(diǎn)落在可以看到現(xiàn)實(shí)成績的教師隊(duì)伍的培訓(xùn)上，以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上。不少院校管理者忽略了教學(xué)秘書的職業(yè)成長需求，簡單的要求教學(xué)秘書做好日常事務(wù)就好，認(rèn)為為教學(xué)秘書提供職業(yè)培訓(xùn)是浪費(fèi)資金和人力。在這種錯(cuò)誤認(rèn)識下，高校管理者并沒有提出針對教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)制度和培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)而缺少相應(yīng)的政策和經(jīng)費(fèi)支持，教學(xué)秘書很少有機(jī)會(huì)進(jìn)行崗位培訓(xùn)，只有少數(shù)一兩次應(yīng)付性充數(shù)性的會(huì)議培訓(xùn)，沒有得到實(shí)質(zhì)的技能提升。因此，由于管理層對培訓(xùn)教育的認(rèn)識不足，沒有意識到管理工作的快速發(fā)展并形成有目的、有周期的崗位培訓(xùn)制度，使得教學(xué)秘書缺乏專業(yè)管理知識的引導(dǎo)，難以提升教學(xué)管理的工作水平。而且由于大部分教學(xué)秘書的專業(yè)背景與教育、管理專業(yè)相差甚遠(yuǎn)，缺乏崗位培訓(xùn)的再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使得部分管理人員難以真正適應(yīng)教學(xué)管理工作，影響了教學(xué)管理質(zhì)量的提高。

二、對策建議

（一）提高對教學(xué)秘書隊(duì)伍的認(rèn)識

一直以來，學(xué)者們倡議高校要加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)的呼聲持續(xù)不斷，但是事實(shí)證明，獨(dú)立學(xué)院在教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)上還很不到位，如隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，隊(duì)伍穩(wěn)定性差，職業(yè)認(rèn)同感低。教學(xué)管理隊(duì)伍得不到發(fā)展，其根本原因是管理層對教學(xué)秘書崗位的認(rèn)識不到位。管理層沒有認(rèn)識到教學(xué)管理隊(duì)伍和教師隊(duì)伍同樣，對教學(xué)質(zhì)量具有不可忽視的影響，教學(xué)管理工作是教學(xué)秩序正常穩(wěn)定進(jìn)行的重要保證。因此學(xué)院管理層要摒棄過去重教學(xué)、輕管理的過時(shí)管理理念，要把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)與學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)擺在同樣重要的位置，必須進(jìn)一步增強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，只有思想得到真正轉(zhuǎn)變，才能將隊(duì)伍建設(shè)的有效措施積極地落實(shí)到實(shí)際工作中去。

（二）實(shí)行教育職員制，擴(kuò)大職業(yè)發(fā)展空間

為了擺脫管理人員的職業(yè)困境，教育職員制度的施行是解決這一個(gè)問題有利措施。教育職員制是將行政管理人員，包括領(lǐng)導(dǎo)，劃分三個(gè)等級，再將不同等級進(jìn)行細(xì)分成總共十個(gè)職級。按照工作的年限、崗位職責(zé)、職稱、職務(wù)、工作業(yè)績、年度考核等相關(guān)情況，來評定管理人員所處的職級，并每年根據(jù)變化的項(xiàng)目進(jìn)行重新評定。教育職員制通過科學(xué)的職級劃分，讓管理人員可以各司其職，能者多勞，且和工作業(yè)績掛鉤，勞有所得，這都體現(xiàn)了學(xué)院的公平公正態(tài)度。管理人員可以根據(jù)不同職級的不同要求，細(xì)致規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，讓今后的工作學(xué)習(xí)有了奮斗的目標(biāo)，努力的方向，而且薪酬的提升空間增大，更對管理人員的工作具有激勵(lì)作用，也令管理隊(duì)伍更加穩(wěn)定。此外，教育職員制還包含了崗位培訓(xùn)項(xiàng)目，學(xué)院可以根據(jù)各級崗位的工作需要，有目的有計(jì)劃地組織管理人員參加培訓(xùn)，這滿足了管理人員提升自身素質(zhì)的要求，真正調(diào)動(dòng)了管理人員的積極性。因此，實(shí)行高校教育職員制對教學(xué)秘書來說，可以理順教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展道路，提高教學(xué)秘書的福利待遇，留住并吸引優(yōu)秀人才加入到教學(xué)秘書隊(duì)伍，有利于提高教學(xué)秘書隊(duì)伍素質(zhì)和穩(wěn)定性。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識與責(zé)任意識，提升教學(xué)管理水平

教學(xué)秘書的崗位職能，首先是一名服務(wù)者，是服從于教學(xué)，服務(wù)于教師、學(xué)生，為他們解決教學(xué)管理中遇到問題的工作者。教學(xué)秘書在工作中應(yīng)該牢記自己本職職能，樹立為廣大師生服務(wù)的思想，多一些理解，多一些寬容。教學(xué)管理工作是繁瑣、復(fù)雜的，教學(xué)秘書的服務(wù)對象也是多樣、面廣的，這都需要教學(xué)秘書提高自己的服務(wù)意識，改變過去重管理，輕服務(wù)的工作態(tài)度，加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，真正做到為教師、為學(xué)生、為教學(xué)服務(wù)。而且教學(xué)秘書在工作中需要為學(xué)生傳達(dá)許多教學(xué)管理的相關(guān)制度政策，統(tǒng)計(jì)學(xué)生的成績，管理學(xué)生的學(xué)籍，審核他們的畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，這些都會(huì)涉及學(xué)生的利益問題，一個(gè)學(xué)分統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，一門課程漏排，一場考試沒有通知到位，都會(huì)影響到學(xué)生的順利畢業(yè)。因此，教學(xué)秘書在工作中要將責(zé)任意識牢牢記在心間，秉持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、細(xì)心、準(zhǔn)確的原則，認(rèn)真對待教學(xué)管理中每一項(xiàng)工作，不論事情大小、輕重緩急，只有這樣才能確保避免教學(xué)事故的產(chǎn)生，保證教學(xué)秩序的正常。

（四）建立與時(shí)俱進(jìn)的培訓(xùn)體系，提升教學(xué)秘書專業(yè)技能

在高等教育日新月異的當(dāng)今，特別是獨(dú)立學(xué)院的特殊管理體制，令教學(xué)管理呈現(xiàn)復(fù)雜化、多元化的局面。教育、管理的學(xué)科知識和模式理念也在迅速地發(fā)生著改變，辦公自動(dòng)化逐漸涉及到越來越多的工作項(xiàng)目。這就要求教學(xué)秘書必須不斷學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的專業(yè)知識，努力提高自己的能力，并通過長期的從業(yè)鍛煉實(shí)現(xiàn)專業(yè)化發(fā)展。只有這樣才能適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院在快速發(fā)展的新形勢下對教學(xué)教務(wù)管理的新要求。因此，建立與時(shí)俱進(jìn)的培訓(xùn)體系，加強(qiáng)對獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)，讓教學(xué)秘書不斷地更新思維觀念、拓寬視野，逐步提高業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)教務(wù)管理的改革創(chuàng)新工作，是增強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化水平的重要途徑。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)把教學(xué)秘書參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和進(jìn)修納入發(fā)展計(jì)劃，進(jìn)而建立起完善的崗位培訓(xùn)制度，以文件的形式明確規(guī)定教學(xué)秘書參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和進(jìn)修的時(shí)間、形式、目標(biāo)、責(zé)任部門、經(jīng)費(fèi)來源和相應(yīng)的獎(jiǎng)罰等條例，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的制度化、持續(xù)化和規(guī)范化。

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