淺談高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)中的“位”與“為”

梁立

摘要：本文針對目前我國高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)被忽視的現(xiàn)狀，從明確身份定位、強(qiáng)化主體角色、全面提升素質(zhì)等維度展開論述，呼喚學(xué)校、部門、兼職檔案員三方發(fā)揮各自力量，合力建設(shè)一支“有位”且“有為”的高校兼職檔案員隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)；角色強(qiáng)化；能力提升

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）03-0015-02

一、高校兼職檔案員隊(duì)伍亟需建設(shè)

高校檔案工作擔(dān)負(fù)著為國家積累重要史料，為學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)的重任，它產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各部門、單位及個人的社會實(shí)踐中。建國六十多年來，尤其是上世紀(jì)90年代鄧小平同志南巡講話以來，高校檔案工作在黨和政府的日益重視下得到了大力推進(jìn)，并伴隨著改革開放的步伐在逐步深化發(fā)展，取得了豐碩的成果，進(jìn)入了歷史上最好的發(fā)展時期。然而，高校不同于一般的社會組織，它是由學(xué)科和事業(yè)單位組成的矩陣結(jié)構(gòu)，兼具學(xué)術(shù)性與行政性特征，高校主要的檔案材料均收集于下屬部門和二級學(xué)院。檔案的收集是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，是高校檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，它的好壞直接關(guān)系到學(xué)校檔案工作的效能。雖然目前我國高校檔案工作從形式上來講，已普遍推行“校級領(lǐng)導(dǎo)分管，專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立健全了專職檔案干部隊(duì)伍，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)正逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，但在實(shí)際運(yùn)行中，工作在檔案管理一線的高校二級單位的兼職檔案員隊(duì)伍則遲遲得不到有力建設(shè)，隊(duì)伍成員欠缺檔案專業(yè)知識和技能、被動服務(wù)、對檔案工作缺乏認(rèn)同感、人員流動性大等現(xiàn)象普遍存在，致使在檔案的收集整理、部門立卷等移交檔案館之前的歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題，造成檔案損失或質(zhì)量不高。這一切都在呼喚著高校有關(guān)部門真正把兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)作為推進(jìn)高校檔案工作的重要抓手，從角色強(qiáng)化與能力提升兩個維度下功夫，推動高校檔案工作邁上新臺階。正所謂“有為才有位、有位更有為”，建設(shè)一支高素質(zhì)的“有位”且“有為”的高校兼職檔案員隊(duì)伍已刻不容緩。

二、“位”與“為”：高校兼職檔案員隊(duì)伍的角色強(qiáng)化與能力提升

“兼職檔案員”的“兼”是相對于學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的專職檔案管理人員而言，這一稱謂已約定俗成，但因?yàn)椤凹媛殹倍?，多年來，無論是外界還是兼職檔案員自身，對這一崗位的角色認(rèn)知多多少少都存在著偏差，兼職檔案員所做的大量工作也難以真正得到認(rèn)可。為此，高校兼職檔案員隊(duì)伍的建設(shè)需要學(xué)校、部門、兼職檔案員三方的努力，從明確身份定位、強(qiáng)化主體角色、全面提升素質(zhì)等方面著手，將高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)好。

1.“有位”：明確身份定位，穩(wěn)定工作隊(duì)伍。我們常說的“文檔”，即文件與檔案。今天的文件就是明天的檔案，文書的處理和檔案管理的某些工序需要同步進(jìn)行，將二者截然劃清是不可能的，由此，高校下屬部門和二級學(xué)院的兼職檔案員也多由本單位的文書兼任。文書檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工種，部門的兼職檔案員多非檔案專業(yè)出身，要想高質(zhì)量地完成檔案收集階段的工作，既要精通文書、檔案專業(yè)知識，又要熟練掌握電子計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作技術(shù)，并經(jīng)過長期的實(shí)務(wù)操作，總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)，方能成長為一名業(yè)務(wù)嫻熟的部門檔案工作者。然而，目前在高校二級單位的人員中，尤其是部門領(lǐng)導(dǎo)者，對檔案工作重視程度不夠，常常為了部門其他工作需要將兼職檔案員隨意調(diào)崗，加之兼職檔案員個人晉升調(diào)動等其他原因，導(dǎo)致目前高校二級單位中呈現(xiàn)“鐵打的檔案工作、流水的兼職檔案員”的不利局面，嚴(yán)重影響高校檔案工作的深入、持續(xù)發(fā)展。為此，建議采取以下對策：（1）探索制定針對兼職檔案員的績效評估與激勵機(jī)制，對各單位的收集與歸檔情況進(jìn)行公布，將檔案的日常歸檔和立卷工作列入學(xué)校各部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員職責(zé)范圍，并將其作為年終工作考核的重要依據(jù)，對歸檔工作完成較好的人員給予一定的精神與物質(zhì)獎勵，激發(fā)其工作積極性和主動性，更好地服務(wù)于檔案工作。（2）建立和完善部門檔案工作者專業(yè)技術(shù)評價體系，對兼職檔案員進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，參考其檔案從業(yè)年限和業(yè)務(wù)熟練程度，認(rèn)定“資深＼中級＼初級”水平的部門兼職檔案員，變“以崗定人”為“以人定崗”，并實(shí)行“傳幫帶”的工作機(jī)制，使本單位的檔案工作人員形成有效銜接的梯隊(duì)，不致無人補(bǔ)漏而延誤工作進(jìn)程。對兼職檔案員隊(duì)伍進(jìn)行身份定位有賴于高校各級領(lǐng)導(dǎo)、人事部門、檔案館等相關(guān)單位的共同努力，正所謂“在其位，謀其政”，幫助兼職檔案員早日找準(zhǔn)自身位置，將檔案工作做得有聲有色，是高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的首要任務(wù)。

2.“有為”：樹立檔案意識，強(qiáng)化主體角色。目前，高校兼職檔案員隊(duì)伍中普遍存在著按部就班、缺乏創(chuàng)新意識的通病，消極被動服務(wù)，將檔案收集視為一項(xiàng)突擊工作而非日常工作，不知該如何利用檔案信息資源為學(xué)校及本單位中心工作服務(wù)，使其發(fā)揮最大利用價值。其實(shí)，檔案囊括了本單位在教學(xué)、科研、歷史沿革、學(xué)院建設(shè)等方面的翔實(shí)記錄，今天的檔案資料就是昨天的歷史寫照，又為明天留下了寶貴的歷史財富，部門檔案人員應(yīng)充分認(rèn)清檔案工作的意義，樹立主動服務(wù)意識，從簡單的“收集-移交”式的部門檔案工作誤區(qū)中走出，進(jìn)一步延伸工作的深度和廣度：（1）發(fā)揮主觀能動作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)增值。檔案收集階段，來自本單位教學(xué)、科研、黨政、學(xué)工等各個分支部門的大量的零散、無序、形式各異、優(yōu)劣混雜的信息都匯集到兼職檔案員處，這就要求他們?nèi)ゴ秩【?、去偽存真、耐心?xì)致地開展工作，樹立積極參與的意識和主動服務(wù)的精神，圍繞本校、本單位中心工作和建設(shè)發(fā)展的需要，在對大量檔案信息的篩選整序過程中進(jìn)一步加工、整合、升華，提煉出更為有用的信息，開展多層次、多渠道的利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息增值。（2）持之以恒地宣傳檔案工作，爭取全校師生對檔案工作的關(guān)心支持。學(xué)校檔案無所不包，與學(xué)校所有的部門工作緊密相關(guān)，高校的兼職檔案員散布于各個二級單位，在檔案工作的宣傳貫徹方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，要積極配合校級檔案機(jī)構(gòu)的中心工作，宣傳我黨關(guān)于檔案工作的文件、法令、方針、規(guī)定等，加深廣大師生對檔案工作的了解，增強(qiáng)他們的檔案意識及對檔案工作的認(rèn)同感。（3）打通全校檔案工作者的溝通渠道，使檔案事業(yè)在變革中深入發(fā)展。部門兼職檔案員與廣大師生朝夕相處，相比學(xué)校檔案館的專職檔案管理人員來說，在檔案工作的需求調(diào)查和方法創(chuàng)新方面有更好的平臺?！皢柷堑们迦缢?，為有源頭活水來”，高校兼職檔案員要利用多種渠道，調(diào)查本單位師生對檔案利用的需求取向，廣泛征集師生們對檔案工作的意見和建議。高校要定期召開全校檔案工作者的研討會議，交流經(jīng)驗(yàn)，互通有無，使高校檔案工作成為“一汪活水”，在探索和創(chuàng)新中求得科學(xué)發(fā)展。endprint