論保險業(yè)務(wù)檔案的電子化管理
———以修改《保險法》第八十七條規(guī)定為視角

李偉群 丁吟菲

論保險業(yè)務(wù)檔案的電子化管理
———以修改《保險法》第八十七條規(guī)定為視角

李偉群 丁吟菲

一、我國保險業(yè)務(wù)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

《保險法》第八十七條規(guī)定：“保險公司應(yīng)當(dāng)按照保險監(jiān)督管理機構(gòu)的規(guī)定妥善保管有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證和有關(guān)資料。前款規(guī)定的賬簿、原始憑證和有關(guān)資料的保管期限，自保險合同終止之日起計算，保險期間在一年以下的不得少于五年，保險期間超過一年的不得少于十年?！惫P者將前述有關(guān)保險經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證及有關(guān)資料統(tǒng)稱為保險業(yè)務(wù)檔案，即經(jīng)鑒定、整理和歸檔的，保險公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件資料。保險公司業(yè)務(wù)檔案是保險公司開展業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理的重要依據(jù)和憑證，是保險公司承擔(dān)責(zé)任、履行義務(wù)的重要法律依據(jù)。

保險公司業(yè)務(wù)檔案的管理，經(jīng)歷了原始紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案和電子檔案三個階段，其中電子檔案是目前國際上檔案管理的主要模式。據(jù)悉，在我國，中國人壽、平安、新華、泰康等中資保險公司，以及友邦、中英人壽、信誠人壽等中外合資保險公司已采用了電子檔案管理技術(shù)。該技術(shù)是對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔形成電子檔案，存儲于企業(yè)專門的信息平臺中用以保存和利用（以下統(tǒng)稱該種電子化方式為“紙質(zhì)文檔電子化”）。

保險公司通過對業(yè)務(wù)檔案的電子化管理，可以更為高效便捷地利用保險業(yè)務(wù)檔案從事企業(yè)管理和經(jīng)營活動。原因如下：第一，可以直接在專門的信息平臺中檢索所需要的保險業(yè)務(wù)檔案，而不需要專程到檔案庫中調(diào)取，大大減少了檔案管理的時間成本，提高了效率；第二，對電子文件的重復(fù)利用，減少了復(fù)印業(yè)務(wù)檔案的紙張成本和設(shè)備耗材成本，成本較低且環(huán)保；第三，對電子文件的使用，避免了因為頻繁調(diào)取紙質(zhì)檔案帶來的損耗，降低檔案遺失風(fēng)險。

二、電子保單對保險業(yè)務(wù)檔案電子化管理現(xiàn)狀的突破

2005年，人保財險簽出了第一張電子保單，開啟了我國保單無紙化進程。電子保單是保險企業(yè)通過PKI（公鑰基礎(chǔ)設(shè)施）體系為客戶簽發(fā)具有保險企業(yè)數(shù)字簽名的電子化保單，保證了電子保單的不可篡改性和不可否認性，實現(xiàn)了網(wǎng)上投保、在線支付、網(wǎng)上智能核保和發(fā)送電子保單等全電子化流程。在電子保單的整個簽訂過程中不再出現(xiàn)任何的紙質(zhì)憑證，電子保單自動存檔，投保人憑借保單號在保險公司網(wǎng)站或者投保的保險電子商務(wù)網(wǎng)站上查詢。電子保單以電子數(shù)據(jù)的形式記載了保險業(yè)務(wù)的整個過程，完全脫離紙質(zhì)檔案，以獨立的文件形式記錄了保險業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，與前述的紙質(zhì)檔案電子化方式有著本質(zhì)的區(qū)別，是對保險業(yè)務(wù)檔案電子化管理方式的重要突破。電子保單的優(yōu)越性凸顯在以下三個方面。

（一）電子保單更具真實性和安全性

在電子保單中，由于引入了較為先進的數(shù)字簽名和文件加密技術(shù)，電子保單的真實性和安全性得到了較好的保證。當(dāng)前，我國電子保單實務(wù)中，各保險公司普遍采用了專有PKI體系數(shù)字簽名技術(shù)和第三方權(quán)威認證中心發(fā)放的企業(yè)數(shù)字證書技術(shù)。一方面，投保人可以通過電子保單中保險公司的數(shù)字簽名，來驗證電子保單是否被保險人篡改、是否由保險人簽售等。另一方面，在電子保單中，投保人使用第三方頒發(fā)的合法有效的數(shù)字證書的數(shù)字簽名，保險公司借此來確認該文件就是由投保人投保時填寫的不可否認的電子保單。這就保證了電子保單的不可篡改性和不可否認性。此外，保險公司還可以采用第三方托管等措施來加強電子保單的安全性。

（二）電子保單具有較強的證據(jù)效力

電子保單作為使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的電子數(shù)據(jù)的一種，2005年開始實施的《電子簽名法》中對其法律效力已經(jīng)加以肯定：“當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力?！?012年修改后的《民事訴訟法》中也新增了“電子數(shù)據(jù)”作為民事證據(jù)形式的一種的條文。且《電子簽名法》第五條規(guī)定：“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改?！痹摋l款規(guī)定了數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)原件所必須滿足的條件。如前文所述，電子保單自形成之日起就具有不可篡改性和不可否認性，并且投保人和保險公司通過保險單號可以隨時查詢和使用。電子保單符合以上法律規(guī)定的條件，即電子保單具有證據(jù)原件的證明效力。

（三）電子保單保管成本更低

較之于紙質(zhì)檔案電子化方式，電子保單進一步縮減了保管成本。具體而言，首先，由于電子保單完全突破了對紙質(zhì)憑證的依賴，整個過程全部通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行，不僅在保單形成中減少了紙張、墨水、郵費、人工等多項成本，真正實現(xiàn)了“無紙化”和“低碳環(huán)保”，還省下了其后的紙質(zhì)檔案保管的費用。其次，電子保單本身就是以電子數(shù)據(jù)形式存在，投保人通過保險公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)投保成功后，電子保單生成后自動存檔，不需要像紙質(zhì)檔案電子化方式那樣，先出具紙質(zhì)保單，再通過對紙質(zhì)文檔進行二次處理（掃描）實現(xiàn)電子化，因此能夠簡化保險業(yè)務(wù)檔案電子化的流程，節(jié)約了大量的人工費用和時間成本。

三、保險業(yè)務(wù)檔案電子化發(fā)展趨勢背景下的《保險法》第八十七條的修改

（一）原始憑證電子化是保險業(yè)務(wù)檔案電子化的未來趨勢

也許，正如人們所說，決定我們每個人命運的不是機遇，而是選擇。因為你未來的人生之路，就在你的每一次選擇中。但抉擇之后，我們要做的就是堅持，就像俞敏洪3次考北大，用13年時間堅持做“新東方”一樣，堅持做下去便能做出成績，“熬”出一個偉大的人生。

1．保險公司縮減保管成本的需求

隨著我國保險業(yè)的發(fā)展，保險產(chǎn)品日益豐富，保險的覆蓋率不斷提高，保險公司業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的需要保管的各種憑證和資料也必然越來越多。且根據(jù)《保險法》第八十七條規(guī)定，保險檔案保管時間一般不低于5年或10年，保險公司不得不為此支付一筆龐大的費用，并且隨著時間的推移，這筆費用會越來越大。以某財產(chǎn)保險公司上海分公司為例（參見下表），最近五年內(nèi)，其費用構(gòu)成以及演變過程清楚地顯示該公司在檔案管理上的資源消耗已經(jīng)使其不堪重負。

從表格數(shù)據(jù)分析可知，在2009年到2013年間，該保險公司從事檔案管理工作的人員增加了近3倍，管理成本上漲了4倍多，5年內(nèi)僅檔案管理一項就支出了約1121．5萬元。巨額的保管費用，拉高了保險公司的經(jīng)營成本，而這些成本最終又被分攤到了消費者身上。鑒于此，保險公司有必要通過對檔案管理方式的變革，尋找新的管理方式來替代原有的紙質(zhì)檔案管理方式，以控制經(jīng)營成本，更好地服務(wù)消費者。

2．只有從原始憑證開始電子化才能真正替代紙質(zhì)檔案管理方式

綜合前文分析，紙質(zhì)文檔電子化方式下所形成的電子文檔并不能替代原始的紙質(zhì)檔案，保險公司仍需為紙質(zhì)原始檔案支付高昂的保管費用。反觀電子保單，其將保險業(yè)務(wù)文件電子化的過程提前到了交易過程中。交易過程中所形成的保單、支付憑證、核保記錄全部都以電子數(shù)據(jù)形式替代紙質(zhì)文件予以保存，構(gòu)成保險業(yè)務(wù)經(jīng)營的原始憑證。這些電子數(shù)據(jù)文件與紙質(zhì)文件相比，只是在記錄形式上略有差別，但在本質(zhì)上并無區(qū)別，都是對保險公司經(jīng)營過程中的業(yè)務(wù)活動和管理的記錄和反映，可以完全替代紙質(zhì)檔案，獨立地作為公司義務(wù)履行、責(zé)任承擔(dān)的法律依據(jù)。

3．原始憑證電子化在保險領(lǐng)域的不斷深化

電子保單在保險領(lǐng)域的應(yīng)用，還只是冰山一角。隨著電子商務(wù)應(yīng)用在保險領(lǐng)域的不斷深入、信息技術(shù)的不斷發(fā)展和法制環(huán)境的不斷完善，電子化將從保險銷售環(huán)節(jié)逐漸擴大到保險理賠、客戶服務(wù)等整個保險業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中。伴隨著這個進程，保險業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理過程中所產(chǎn)生的各種原始憑證、交易記錄和相關(guān)資料也會如同電子保單一樣以電子數(shù)據(jù)的形式被保存下來，歸納整理成電子檔案加以保管。

（二）對《保險法》第八十七條的修改建議

如前所述，電子保單和紙質(zhì)保單在本質(zhì)上并無區(qū)別，都是對保險公司經(jīng)營過程中業(yè)務(wù)活動和管理的記錄和反映，只是在記錄形式上略有差別。因此，根據(jù)《保險法》第八十七條的規(guī)定，對于電子保單等電子數(shù)據(jù)形式的原始憑證和有關(guān)資料，保險公司應(yīng)當(dāng)像對待紙質(zhì)保單一樣，將其作為保險業(yè)務(wù)檔案的一個重要組成部分，按照法律法規(guī)的要求妥善保管。

但是，由于該條款并未直接規(guī)定保險業(yè)務(wù)檔案具體的保管手段。筆者搜索了相關(guān)的法律規(guī)定，發(fā)現(xiàn)僅《人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》第4．4條對保險公司業(yè)務(wù)檔案的保管手段作了相關(guān)規(guī)定：“人身保險業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時，應(yīng)輔助使用電子檔案進行管理。”換言之，依據(jù)目前的法律法規(guī)，乃至規(guī)范性文件，對于電子保單等電子數(shù)據(jù)形式的原始憑證和有關(guān)資料是否可以以電子化的方式加以保管，答案不詳。

然而當(dāng)下，電子保單在各大保險公司已經(jīng)得到了廣泛運用，而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，原始憑證電子化程度將越來越高，電子數(shù)據(jù)形式原始憑證的保管手段的選擇對保險公司業(yè)務(wù)檔案管理影響很大。該問題的解決迫在眉睫且意義深遠。

表 某財產(chǎn)保險公司上海分公司保險檔案管理費用構(gòu)成

筆者認為，只有從原始憑證開始電子化才能真正替代紙質(zhì)檔案管理方式，所以應(yīng)該大力提倡原始憑證、交易記錄等相關(guān)資料以電子化形式直接存儲于大數(shù)據(jù)庫中進行管理。

考慮到目前還是以紙質(zhì)憑證為主之現(xiàn)實，筆者建議對《保險法》第八十七條第一款作出如下修改：“保險公司應(yīng)當(dāng)按照保險監(jiān)督管理機構(gòu)的規(guī)定妥善保管電子數(shù)據(jù)形式的有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證和有關(guān)資料?！敝宰鞒鋈绱诵薷?，目的如下：

第一，可以對完整賬簿、原始憑證、交易記錄等相關(guān)資料以電子化形式直接存儲于大數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一管理，大大減輕各個保險公司的檔案管理、倉儲成本，達到減輕投保人保費負擔(dān)、造福投保人的終極目標。

第二，伴隨著第一款的修改，即便第二款規(guī)定的賬簿、原始憑證等的保管期限自保險合同終止之日起至少五年或者十年，甚至更長年限，我們也根本不需要擔(dān)憂檔案倉儲問題。因為電子化的大數(shù)據(jù)管理模式，可以徹底改變原來用倉庫保管紙質(zhì)原始資料和憑證的古老做法。

第三，隨著大數(shù)據(jù)管理的推廣和實施，倒逼保險公司改變傳統(tǒng)的行銷模式。利用大數(shù)據(jù)庫中強大的數(shù)據(jù)資源，在海量的客戶數(shù)據(jù)信息中，保險公司可以針對原有客戶的購買力進行深度分析，甄別客戶、挖掘潛在客戶，進行精準營銷，從而改變盲目推銷、銷售誤導(dǎo)之現(xiàn)象，最終實現(xiàn)利用大數(shù)據(jù)開發(fā)客戶市場的行銷模式。

（作者單位：華東政法大學(xué)）