網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作

劉靜波

【摘 要】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過檔案利用活動(dòng)，達(dá)到開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會(huì)公眾檔案信息需求的目的。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，必須重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建，完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的環(huán)境建設(shè)，暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的反饋渠道，打造檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；工作

隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也將帶動(dòng)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過檔案利用活動(dòng)，達(dá)到開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會(huì)公眾檔案信息需求的目的。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，應(yīng)采取如下策略。

一、重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益；同時(shí)，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。

在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實(shí)踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，具體研究我國檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

二、強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本待業(yè)檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開發(fā)、綜合管理，形成檔案信息關(guān)頭產(chǎn)品，為某一待業(yè)服務(wù)。二是建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系，以地市級(jí)綜合為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的區(qū)域性，以利用檔案信息的整體開發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。a三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開發(fā)國際問題的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，打造信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并開展檔案咨詢服務(wù)。再次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)。這是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，為大力開發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源尤為現(xiàn)實(shí)提供技術(shù)支持。

三、完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的環(huán)境建設(shè)

目前，檔案信息的安全問題及檔案信息軟件的兼容性問題日益突出?！稒n案法》規(guī)定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護(hù)檔案的完整和安全，方便社會(huì)各方面的利用?！痹诜奖憷煤途S護(hù)檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對(duì)于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、檢測、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證、防改寫措施等來保證網(wǎng)絡(luò)安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對(duì)矛盾，但同樣是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實(shí)踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。

四、暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息服務(wù)的重要組成部分，也是檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)與加強(qiáng)乍現(xiàn)的信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。改進(jìn)和加強(qiáng)檔案利用效果信息反饋收集工作，應(yīng)該在建立并不斷完善檔案利用等相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范檔案信息利用反饋工作的目的。做好檔案利用效果反饋收集工作的關(guān)鍵在于：一是對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的主動(dòng)性。二是加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作。

五、打造檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍

現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)的人員，也同樣需要計(jì)算機(jī)類、管理類人才。我國檔案隊(duì)伍存在的普遍問題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致檔案工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)相脫李，所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。

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