結(jié)合工作實際談如何做好科技檔案信息化進程

王英杰

摘 要：工程設(shè)計檔案具有“利用頻繁”的特性，做好檔案內(nèi)容的數(shù)字化工作，實現(xiàn)信息化管理是提高檔案服務(wù)效率的重要途徑。文章結(jié)合中煤科工集團沈陽設(shè)計研究院有限公司檔案管理工作實際情況，闡述了實現(xiàn)檔案信息化管理的必要性及所必需的工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數(shù)字化管理

1 工程設(shè)計單位檔案工作的特點

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設(shè)活動的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務(wù)。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。

中煤科工集團沈陽設(shè)計研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級設(shè)計資質(zhì)的綜合型工程設(shè)計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的科研設(shè)計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影?？萍紮n案內(nèi)容涵蓋了建院以來幾十年的生產(chǎn)、設(shè)計等活動形成的所有文件，例如工程設(shè)計文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設(shè)計人員的設(shè)計思想、設(shè)計理念與方法，是廣大設(shè)計人員智慧的結(jié)晶，真實地記錄了設(shè)計及生產(chǎn)實踐活動的整個歷史過程。

科研設(shè)計單位的生產(chǎn)活動具有創(chuàng)新與繼承并存的特點。一項完美的設(shè)計除需要有獨到的創(chuàng)造性外，更離不開對前人設(shè)計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設(shè)計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設(shè)項目外，還可用于其他工程項目的設(shè)計工作中，在其他設(shè)計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。

鑒于工程設(shè)計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設(shè)計工作發(fā)揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應(yīng)該考慮的問題。

2 做好基礎(chǔ)工作，加快檔案數(shù)字化管理進程

在過去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入到社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為社會發(fā)展的重要標志?？萍紮n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是新世紀檔案工作發(fā)展的必然趨勢。有局域網(wǎng)作依托，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于設(shè)計、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。

實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎(chǔ)工作。

2.1 制度約束與部門合作

數(shù)字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關(guān)部門的通力合作。計算機管理部門是數(shù)字化文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理數(shù)字化信息的專業(yè)技術(shù)部門，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機構(gòu)，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設(shè)工作的發(fā)展提供了有力條件。

2.2 檢索目錄的數(shù)字化

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優(yōu)勢，自行開發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設(shè)計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎(chǔ)。

2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管

科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設(shè)計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設(shè)計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。

紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數(shù)字檔案進行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測技術(shù)。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環(huán)境要求。

2.4 加快檔案信息化管理進程

有了檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，繼之檔案信息化建設(shè)是檔案管理和發(fā)展的必然趨勢，只有在現(xiàn)代化的管理手段前提下，檔案才能真正發(fā)揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產(chǎn)、服務(wù)生產(chǎn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。建設(shè)檔案信息化管理，首先是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我院投入人力物力建設(shè)了局域網(wǎng)，購置了電子檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)就了檔案信息化假設(shè)的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質(zhì)也必須適應(yīng)相應(yīng)的變革。最后，進一步建設(shè)完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術(shù)上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。

3 結(jié)束語

檔案信息化是大勢所趨，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理是現(xiàn)代化辦公環(huán)境的要求。目前我院檔案信息化管理工作已取得一定的成效，歸檔、借閱、查詢無論效率還是準確性都是今非昔比。愿沈陽煤炭設(shè)計院集數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用功能于一身的檔案信息化管理工作能為我院的生產(chǎn)經(jīng)營提供更好的服務(wù)，創(chuàng)造更大的效益。