張玉蘭
【摘 要】預(yù)付賬款管理是企業(yè)往來(lái)賬管理的重要內(nèi)容。本文通過(guò)對(duì)預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的形成及原因分析,提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)預(yù)付賬款管理的幾點(diǎn)建議。
【關(guān)鍵詞】預(yù)付賬款;資金成本;風(fēng)險(xiǎn);監(jiān)督
勝利油田物資采購(gòu)預(yù)付賬款業(yè)務(wù)主要涉及從物資裝備部(國(guó)際事業(yè)公司)集中采購(gòu)、長(zhǎng)城潤(rùn)滑油組織采購(gòu)、集團(tuán)公司其它內(nèi)部供應(yīng)商自行采購(gòu)。每年預(yù)付賬款達(dá)4.8億元,資金量非常大, 如何有效地對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行管理,防范和化解資金風(fēng)險(xiǎn),成為物資采購(gòu)部門應(yīng)予以密切關(guān)注的一個(gè)課題。
1.預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的形成
預(yù)付賬款是指企業(yè)在正常的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,因購(gòu)買商品、貨物等向供貨單位預(yù)付的賬款。它是購(gòu)貨企業(yè)向供貨企業(yè)提供的一種商業(yè)信用。預(yù)付賬款在保證商品購(gòu)入的同時(shí)也形成了預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn),主要體現(xiàn)在:
1.1預(yù)付賬款占用企業(yè)流動(dòng)資金,影響了資金周轉(zhuǎn)
預(yù)付賬款是為購(gòu)商品、貨物而事先付款產(chǎn)生的短期債權(quán),在我國(guó)多數(shù)企業(yè)流動(dòng)資金偏緊的情況下,預(yù)付款占用企業(yè)流動(dòng)資金影響了企業(yè)資金的周轉(zhuǎn),一旦收不到所購(gòu)的貨物又不能及時(shí)收回預(yù)付款的話,將加劇企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的困難,造成貨幣資金短缺,增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn),影響了企業(yè)效益。
1.2預(yù)付賬款形成壞賬,增加了企業(yè)的資金成本
預(yù)付賬款被占用,資金長(zhǎng)期沉淀,最后導(dǎo)致壞賬,使得借款時(shí)間延長(zhǎng)或不得不通過(guò)增加貸款以彌補(bǔ)資金的不足,增加貨款需要支付利息,這部分利息費(fèi)用只有自己來(lái)消化。另外,因預(yù)付賬款的逾期、壞賬,使得企業(yè)不得不投入大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行追討,車馬費(fèi)用、律師費(fèi)用、訴訟費(fèi)用,企業(yè)多出了利息費(fèi)用的同時(shí)還多出了催收成本。因此預(yù)付賬款壞賬造成的風(fēng)險(xiǎn),增加了企業(yè)的資金成本。
2.預(yù)付賬款存在風(fēng)險(xiǎn)的原因分析
預(yù)付賬款由于是買賣成交前的付款,在市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變情況下,意想不到的風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)會(huì)發(fā)生,后果嚴(yán)重的話,會(huì)把企業(yè)拖入絕境,這種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因?yàn)橐韵聨追N:
2.1預(yù)付賬款內(nèi)控制度不完善
企業(yè)采購(gòu)商品訂立合同,但對(duì)供應(yīng)商供貨能力和合同條款不能進(jìn)行認(rèn)真審核,特別對(duì)預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有進(jìn)行評(píng)估,在對(duì)客戶信用不明的情況下,又不經(jīng)過(guò)集體決策,僅根據(jù)訂貨合同就授權(quán)財(cái)務(wù)科付款,缺少嚴(yán)密的內(nèi)控制度。因此,制度不完善,草率付款是造成預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的直接原因。
2.2風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)欠缺
在原材料供應(yīng)緊張,特別是價(jià)格上漲的情況下,企業(yè)為了取得緊缺的原材料或避免價(jià)格不斷的上漲,往往降低信用條件,以預(yù)付賬款的手段簽訂合同,目的是規(guī)避價(jià)格不斷上漲地風(fēng)險(xiǎn)和希望優(yōu)先獲取急需的原材料。
2.3缺乏信用決策系統(tǒng)
供應(yīng)商信用狀況的好壞,直接決定預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的多少。由于我國(guó)商業(yè)信用不發(fā)達(dá),社會(huì)信用體系不完備,全民信用意識(shí)薄弱,企業(yè)缺乏可靠的信用了解渠道,加上有些供應(yīng)商受利益的驅(qū)使,失信的收益大于守信的成本,致商業(yè)信用不顧。更有少數(shù)不法商,利用預(yù)付款進(jìn)行詐騙,使企業(yè)上當(dāng)受騙。因此缺乏信用決策系統(tǒng),是導(dǎo)致預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的主要原因之一。
2.4商品質(zhì)量因素的影響
商品質(zhì)量的好壞是關(guān)系到買賣能否成交的關(guān)鍵因素,有些情況下由于供貨商提供的商品質(zhì)量或規(guī)格出現(xiàn)偏差,導(dǎo)致買方不能接受,即使降低質(zhì)量要求或是經(jīng)過(guò)延期,供應(yīng)商仍然提供不出合格的商品,而收進(jìn)的預(yù)付賬款又退不出,使得預(yù)付款壞賬。因此,商品質(zhì)量問(wèn)題有時(shí)也是預(yù)付賬款產(chǎn)生的原因之一。
3.加強(qiáng)預(yù)付賬款管理的幾點(diǎn)建議
預(yù)付賬款是物資采購(gòu)部門風(fēng)險(xiǎn)較高的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理:
3.1建立完善預(yù)付賬款內(nèi)控流程
從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生,確保資金安全,有預(yù)付款要求的合同應(yīng)建立分級(jí)審批權(quán)限,對(duì)小額預(yù)付款合同必須由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后才能簽訂,對(duì)金額較大的預(yù)付款應(yīng)經(jīng)過(guò)部門主要負(fù)責(zé)人、科室負(fù)責(zé)人共同審批后才能簽訂,辦理預(yù)付賬款支付手續(xù),未簽訂購(gòu)貨合同的,不得付款。金額的大小根據(jù)企業(yè)規(guī)模、資金等情況進(jìn)行綜合判斷確定。
3.2建立供應(yīng)商信用檔案
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,供應(yīng)商的情況比較復(fù)雜,因此企業(yè)必須建立對(duì)方的信用檔案,制定完整的歷史信用記錄,對(duì)新的供應(yīng)商進(jìn)行信用調(diào)查評(píng)估。如果企業(yè)不注重信用調(diào)查研究便進(jìn)行盲目付款,會(huì)增加企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。社會(huì)上確有一些企業(yè)和人員以經(jīng)營(yíng)為幌子實(shí)行詐騙,屢屢得逞的原因正是由于企業(yè)不注重信用調(diào)查,輕信對(duì)方所致。因此在向供貨商預(yù)付賬款之前,必須嚴(yán)格調(diào)查其信用狀況,經(jīng)集體風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、按章授權(quán)批準(zhǔn)后方可實(shí)施,防止預(yù)付款后上當(dāng)受騙。
3.3建立跟蹤監(jiān)督制度
預(yù)付賬款一旦付出,應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任人并全程跟蹤,責(zé)任人應(yīng)及時(shí)了解掌握對(duì)方的信息,一旦發(fā)現(xiàn)有欺詐行為,應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施或通過(guò)法律途徑進(jìn)行追索。特別是對(duì)預(yù)付款金額較大的,以及新的合作方,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的內(nèi)控流程和集體決策確認(rèn),同時(shí)嚴(yán)格制定、審查合同條款,或者由收款方提供擔(dān)保后才可付款。
3.4加強(qiáng)從業(yè)人員教育
企業(yè)大量逾期預(yù)付賬款的產(chǎn)生,就是從業(yè)人員缺乏高度的責(zé)任感,在發(fā)生預(yù)付款的初期不重視,追討不力直至發(fā)生壞賬。因此要加強(qiáng)從業(yè)人員責(zé)任心教育,培養(yǎng)責(zé)任感,思想上引起重視;從業(yè)人員每月要做好對(duì)賬、結(jié)賬工作,當(dāng)月發(fā)生的預(yù)付賬款要在當(dāng)月的總賬和明細(xì)賬中反映,及時(shí)分析,促進(jìn)預(yù)付賬款的管理。
3.5強(qiáng)化對(duì)逾期預(yù)付賬款的催討手段
預(yù)付賬款逾期后,企業(yè)應(yīng)采取各種措施,盡量爭(zhēng)取在第一時(shí)間內(nèi)追回賬款,發(fā)現(xiàn)拖欠苗頭,及時(shí)采取措施,對(duì)有一定困難的供應(yīng)商采取限制措施,規(guī)定其在約定的時(shí)間內(nèi)供貨或者退款;同時(shí)還需密切注意逾期預(yù)付賬款企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,避免因風(fēng)險(xiǎn)的積累而產(chǎn)生壞賬。
因此,預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)直接關(guān)系到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn) 經(jīng)濟(jì)效益,應(yīng)引起足夠的重視,為有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對(duì)預(yù)付賬款加強(qiáng)管理,建立健全源頭控制、過(guò)程監(jiān)督、后續(xù)保全的全方位風(fēng)險(xiǎn)防范體系,把預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)降低到最低程度,保證企業(yè)資金安全。 [科]
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