探析直管公房檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

林玲玲

隨著改革的不斷深化，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)發(fā)生了很大的變化，直管公房檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作者，對(duì)直管公房檔案管理越來(lái)越重視，從過(guò)去的只有紙質(zhì)檔案到現(xiàn)在的電子檔案，可以說(shuō)直管公房檔案得到了迅猛發(fā)展，本人在房產(chǎn)檔案崗位工作了十多年，有經(jīng)驗(yàn)也有教訓(xùn)，下面我就直管公房檔案存在的問(wèn)題以及如何應(yīng)對(duì)談一下自己的看法。

1.存在的問(wèn)題

1.1直管公房檔案內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單

直管公房產(chǎn)權(quán)檔案所跨越的時(shí)間較長(zhǎng)，在不同的歷史階段，檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的房產(chǎn)檔案已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。由過(guò)去單純的紙張檔案到現(xiàn)在的電子檔案，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，在使用和利用檔案方面，提供了極大方便，但檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述卻過(guò)于簡(jiǎn)單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。

1.2直管公房檔案形式單一

完整的房產(chǎn)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但直管公房檔案中一般只有文字、圖表，其他的影像資料較少，隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要了，這也是當(dāng)前需要解決的問(wèn)題。由于房地產(chǎn)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。

1.3檔案管理專業(yè)人才匱乏

我國(guó)直管公房檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，材料檔案的不規(guī)范問(wèn)題時(shí)常發(fā)生。對(duì)于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。而我們?cè)谶@方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

2.如何做好直管公房的檔案管理

2.1充分認(rèn)識(shí)直管公房檔案管理的重要性

直管公房檔案和房產(chǎn)一樣是國(guó)有財(cái)產(chǎn)，應(yīng)得的重視和保護(hù)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者必須重視直管公房的檔案管理工作，把檔案管理工作列入議事日程，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，使其完整、準(zhǔn)確、安全，并不斷更新檔案管理觀念，敢于探索和嘗試新的管理手段，使直管公房檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2建立健全直管公房檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩也就是規(guī)章制度，是各項(xiàng)事業(yè)成功的重要保障。直管公房檔案管理制度建設(shè)是直管公房檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時(shí)歸檔的重要保證。

因此，要做好直管公房檔案管理必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，如直管公房檔案的收集制度、直管公房檔案的整理制度、直管公房檔案的歸檔制度、直管公房檔案查閱制度、檔案室安全制度、檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案管理人員培訓(xùn)制度等。

2.3加強(qiáng)直管公房檔案的數(shù)字化工作

實(shí)現(xiàn)直管公房檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬(wàn)無(wú)一失。

2.4實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問(wèn)題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題，檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題，數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問(wèn)題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證直管公房檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的檔案信息搜索平臺(tái)，可以方便的搜索到信息。在直管公房檔案提供利用過(guò)程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少檔案過(guò)多的與外界接觸，保證其安全。

2.5加強(qiáng)前期資料的收集

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背，如果直管公房檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其它誤差，那么檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問(wèn)題。為了避免這一問(wèn)題的發(fā)生，直管公房檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔前，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，相關(guān)人員在搜集資料時(shí)，一定要做到真實(shí)、完整，并保證所有資料都是合法有效的，只有做好資料的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，這是檔案資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料再一次進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收，但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

2.6注重人才的培養(yǎng)

從直管公房檔案管理未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)看，單單只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，因?yàn)樯鐣?huì)的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求也會(huì)越來(lái)越高。因此，我們必須建設(shè)一支具有專業(yè)管理能力的復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)直管公房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，減少了檔案管理部門(mén)的工作量，為直管公房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房檔案管理的發(fā)展。 [科]