論獨立學(xué)院實驗室檔案管理的地位和作用

【摘要】本文重點論述獨立學(xué)院實驗室檔案管理對實驗室人才培養(yǎng)、實驗教學(xué)創(chuàng)新以及設(shè)備采購監(jiān)督等方面起的積極作用，闡述實驗室檔案管理所處的重要地位，以此促進獨立學(xué)院實驗室檔案建設(shè)的長遠發(fā)展。

【關(guān)健詞】獨立學(xué)院；實驗室檔案管理；促進作用

當(dāng)今社會對高校畢業(yè)生實踐能力的高要求，促使高校實驗教學(xué)水平的全面提升，以應(yīng)用型為培養(yǎng)目標(biāo)的獨立院校，實驗室管理和運用在其中擔(dān)負起重要角色，實驗教學(xué)所占的比重高，各專業(yè)實驗室種類多而細，實驗室管理體系龐大是獨立學(xué)院區(qū)分以研究型為主的一本、二本高校的不同特點，根據(jù)國家教育部27號令第二章第七條關(guān)于高校檔案機構(gòu)需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管的指示精神，對于起步較晚的獨立院校建立起以校實驗中心為獨立的更為精細而完善的高校實驗室檔案管理部門，才能促進實驗室管理業(yè)務(wù)的提高，才能為提升實驗教學(xué)水平提供必要而可靠的第一手資料。

一、以實驗室人員檔案的集中管理促進人才培養(yǎng)

1.在獨立學(xué)院母體高校實驗室檔案管理中，雖然存在各專業(yè)實驗室人員和設(shè)備管理分散，傳統(tǒng)操作偏重，人工手寫、紙質(zhì)檔案量大的狀況，但檔案分類細而規(guī)范依然值得學(xué)習(xí)和借鑒，獨立學(xué)院應(yīng)保留和沿用一些成功經(jīng)驗，同時需要改變的是要注重專、兼職實驗教師及技術(shù)人員實驗檔案資料的集中統(tǒng)一管理，管理上要趨于科學(xué)化、制度化。

（1）有利于實驗中心部門準(zhǔn)確掌握實驗室各類人事的基本信息，人員變動和獎懲等情況，方便年終進行績效考核。

（2）有利于根據(jù)個人實際情況和工作需要靈活安排工作。

（3）有利于按計劃對實驗室各人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進職稱、職務(wù)的晉升，發(fā)揮個人積極性，增強歸屬感，形成凝聚力。

（4）有利于對各方面提出有關(guān)實驗室人員管理意見和建議收集入檔，廣泛討論研究，反饋，不足之處能引起重視積極整改。

2.要實現(xiàn)實驗室檔案建設(shè)的高層次發(fā)展目標(biāo)，首先要提高檔案管理水平，應(yīng)改變傳統(tǒng)方式以全新的方式高起點，嚴(yán)要求下建立起以網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)為主的高水準(zhǔn)管理模式，要加強新進實驗室檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)出既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又精通計算機軟、硬件方面的復(fù)合型人才。在檔案管理工作中在進行從系統(tǒng)設(shè)計到系統(tǒng)實現(xiàn)，可以有效的解決檔案信息的處理和傳輸，進行從數(shù)據(jù)輸入到提供利用，可以使檔案一次錄入，在確保網(wǎng)絡(luò)安全前提下檔案利用者可以隨時查閱本部門有權(quán)查看的文件信息。因此檔案管理人員只有掌握計算機高級語言，提高計算機應(yīng)用的水平和能力，才能適應(yīng)檔案管理新形勢的需要。

3.獨立院校是新形式下改革創(chuàng)新誕生的產(chǎn)物，區(qū)分于母體院校的是具有以年輕人為主體的實驗室教師及技術(shù)人員隊伍，接受能力強，積極進取，勇于創(chuàng)新是他們的一大優(yōu)勢。針對獨立學(xué)院目前實驗室人員存在的低職稱，理論研究薄弱普遍現(xiàn)象，在檔案管理上應(yīng)重點做好實驗室人員工作情況的了解和收集，對進修、培訓(xùn)效果狀況及時做好記錄，對培訓(xùn)回來人員的學(xué)習(xí)總結(jié)報告的收集要進行篩選、細分匯總，編目以便資料查找和相互學(xué)習(xí)，通過實驗檔案發(fā)現(xiàn)問題，吸取成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，積累豐富的實驗教學(xué)經(jīng)驗，以實現(xiàn)優(yōu)勢互補，資源共享，對實驗的研究論文成果數(shù)量和改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告要加強檔案的妥善保管，一方面為提升實驗室人員的專業(yè)職稱收集材料，更好地促進他們自身專業(yè)水平的發(fā)展，另方面為逐步推動實驗教學(xué)改革提供參考，從而促進整個學(xué)校的實驗辦學(xué)水平、辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)層次的提高。

二、以實驗教學(xué)檔案的規(guī)范管理促進改革創(chuàng)新

1.值得向母體院校實驗室檔案管理模式學(xué)習(xí)的是，實驗室檔案部門都要認(rèn)真收集、分類、整理、編號、登記實驗教學(xué)過程中的包括實驗教材，學(xué)生學(xué)習(xí)檔案和科研實驗室及技術(shù)改進成果等各種文件材料，存檔方式傳統(tǒng)紙質(zhì)，電腦存盤和光盤刻錄要同時并舉。對實驗教學(xué)檔案的規(guī)范管理有助于保存和吸收有利實驗教學(xué)改革寶貴資料，有助于各實驗教師和技術(shù)人員在業(yè)務(wù)上的相互交流。

2.獨立學(xué)院學(xué)生來源于三本線，學(xué)科基礎(chǔ)較弱，作為學(xué)術(shù)性和職業(yè)性之間的中間性質(zhì)院校，不能完全依照母體學(xué)校的辦學(xué)作為自身定位的依據(jù)，獨立學(xué)院自身實驗課程只有通過不斷更新的市場信息以及實用需求才能制定出合理的實驗方案，因此實驗室檔案部門要時時收集來自政策性文件、企事業(yè)單位發(fā)展、社會人才供求和母體院校、兄弟院校等各方面資料信息，通過走出去請進來的方式，通過學(xué)術(shù)交流、實地考察、廣泛調(diào)查整理形成若干文字記錄、圖表和數(shù)據(jù)文件，上報給學(xué)校有關(guān)教學(xué)部門進行研究和論證，制定出適應(yīng)社會發(fā)展的實驗科目和實驗課程，這樣才能與人才需求接口，才能適應(yīng)日益發(fā)展、變革的社會。

3.協(xié)助教師進行實驗教學(xué)改革，實驗室檔案部門要設(shè)立專門的閱覽室，積極對教師開放以往保存的實驗教學(xué)大綱、實驗指導(dǎo)書、實驗項目卡、實驗教學(xué)光盤和各實驗課程的多媒體課件以及往年的實驗報告、創(chuàng)新性實驗項目等資料，對實驗教師創(chuàng)新性實驗的研究論文、專著、課題研究報告和實驗技術(shù)成果及實驗科研、開發(fā)與社會服務(wù)等實驗教學(xué)改革相關(guān)檔案資料要妥善保管，整理編冊，同時教學(xué)主管部門和實驗中心要不定期的組織聘請專家，客座教授，專任、外聘、兼職實驗教師以及進修回來等人員對實驗室檔案整理的成果資料進行科學(xué)系統(tǒng)的探索分析，為不斷改進實驗教學(xué)大綱提出參考建議。

三、以實驗室設(shè)備檔案的綜合管理促進網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督

1.遵照國家教育部對高校實驗室設(shè)備固定資產(chǎn)評估對學(xué)生人均要達五千元的要求，對于實驗室檔案管理部門的重要工作就是根據(jù)設(shè)備采購計劃，提前收集來自廠家，兄弟院校等方方面面所需設(shè)備的使用說明，配置結(jié)構(gòu)和后期保養(yǎng)等資料，充分了解國內(nèi)外儀器設(shè)備發(fā)展的新動向，通過綜合收集的設(shè)備檔案資料，相關(guān)部門組織專業(yè)的專家、教師從適應(yīng)性、可行性、技術(shù)可靠性、技術(shù)先進性、可拓展性和效益等方面對儀器設(shè)備進行全面論證，做出正確和合理的選擇，為將進行的各實驗室建設(shè)提供參考。

2.在設(shè)備采購方面，由于獨立院校實驗室建設(shè)從起步到完善時間緊，任務(wù)重，短時期內(nèi)實驗室設(shè)備投入巨大，購買大型設(shè)備價格昂貴，新設(shè)備的數(shù)量多，高配置，已成為獨立學(xué)院普遍現(xiàn)狀，這就要求實驗室檔案部門從管理模式上尤其要注重精細化管理，要運用電子系統(tǒng)將每一項目的每一筆經(jīng)費支出都清晰地記錄下來，不僅為項目負責(zé)人隨時掌握經(jīng)費執(zhí)行情況，同時作為信息材料供有關(guān)部門監(jiān)督審核，提高經(jīng)費使用的合理性，從而避免胡亂采購、高價采購、奢侈采購等現(xiàn)象，有效避免因為追求進度而盲目購置的現(xiàn)象，抑制采購腐敗事件的發(fā)生。

3.為更好的幫助審核部門提供監(jiān)督服務(wù)，獨立學(xué)院實驗檔案部門在不違背國家檔案保密制度的前提下進行儀器設(shè)備共享模式的管理工作勢在必行。通過建立儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)資源庫實現(xiàn)網(wǎng)上查詢、監(jiān)控、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，打造多渠道的信息系統(tǒng)平臺，形成一個具備設(shè)置靈活，突出個性的信息系統(tǒng)適應(yīng)各方用戶對系統(tǒng)的不同要求，實現(xiàn)設(shè)備的動態(tài)管理，提高設(shè)備的使用效益。年度內(nèi)將購置設(shè)備的經(jīng)費、價格、數(shù)量和供應(yīng)商等信息進行整合，歸檔在校院網(wǎng)上公布，通過加強對購置設(shè)備的監(jiān)管，實現(xiàn)對實驗室經(jīng)費的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化管理的目的。

實驗中心統(tǒng)一管理下的實驗檔案室，利用電子檔案數(shù)據(jù)庫進行檔案數(shù)字化管理不能單一被動的對各類實驗人員，教學(xué)實驗資料及設(shè)備材料等方面建檔，而應(yīng)承擔(dān)起主動收集實驗室建設(shè)和有助推動實驗室人才培養(yǎng)和教學(xué)等各方面資料的重任，能為領(lǐng)導(dǎo)決策積累更多的實驗教學(xué)改革的管理經(jīng)驗，為教育部對獨立學(xué)院的評估提供準(zhǔn)確、全面、及時和實用的實踐教學(xué)檔案和數(shù)據(jù)信息。因此獨立學(xué)院建立和完善高校實驗室檔案對推動實驗教學(xué)改革，提高實驗教學(xué)質(zhì)量和開展科學(xué)實驗研究都具有重大意義。

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作者簡介：傅衛(wèi)（1968—），男，江西南昌人，實驗師，廣西大學(xué)行健文理學(xué)院實驗室主任，研究方向：實驗室管理。