機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作流技術(shù)在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

【摘要】辦公自動(dòng)化室一種實(shí)用性較強(qiáng)的系統(tǒng)，本文通過(guò)研究OA系統(tǒng)中工作流的應(yīng)用，描述了工作流的建模及運(yùn)行控制兩個(gè)主要方面的內(nèi)容，并從實(shí)際運(yùn)用角度探究了OA系統(tǒng)中工作流的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；工作流技術(shù)；運(yùn)行控制

一、前言

信息化建設(shè)是國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略之一，社會(huì)也日益信息系統(tǒng)化。OA系統(tǒng)可提供內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互連，承擔(dān)內(nèi)部辦公系統(tǒng)及整個(gè)信息流的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

在OA辦公可簡(jiǎn)化各單位組織結(jié)構(gòu)，協(xié)調(diào)各辦公部門(mén)的信息共享，有效解決傳統(tǒng)辦公的低效率問(wèn)題。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，所需要處理的事務(wù)正變得越來(lái)越多，而為了高效處理各項(xiàng)事務(wù)，采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理是一種大勢(shì)所趨。

二、工作流的概念

工作流（Workflow），就是“業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過(guò)程自動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。

工作流引擎流程審批功能包括：數(shù)據(jù)表定義、表單定義、流程定義（B/S架構(gòu)圖形化流程定義工具）及工作流審批引擎，天生創(chuàng)想OA系統(tǒng)采用WFMC的流程標(biāo)淮實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜流程的電子化流轉(zhuǎn)，并且采用插件式的設(shè)計(jì)方法讓工作流模塊還可以被其它功能模塊調(diào)用，完成相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，復(fù)雜的流轉(zhuǎn)還支持人員設(shè)定、順序流、分支流、并發(fā)流；支持會(huì)簽、撤銷(xiāo)、分發(fā)等。

三、機(jī)關(guān)OA

由于黨政機(jī)關(guān)單位的組織結(jié)構(gòu)都有明顯的層級(jí)，在傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公業(yè)務(wù)主要以紙介質(zhì)為主，比如辦文程序，從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。因此解決之道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦公過(guò)程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。辦公者可隨時(shí)了解文件到達(dá)哪里，辦理的情況怎樣，對(duì)逾期沒(méi)有辦理的文件，可以自動(dòng)催辦，文件辦理完畢，可以自動(dòng)歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調(diào)閱等，消除紙質(zhì)文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中去向不明以及不便于跟蹤等問(wèn)題。

機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)就是這樣一個(gè)工作流的集成環(huán)境，從某一個(gè)部門(mén)節(jié)點(diǎn)的應(yīng)用，到部門(mén)的全部，到部門(mén)的縱向集成，然后是幾個(gè)部門(mén)的集成，最后到全方面的集成，使所有的人員都在一個(gè)桌面上工作。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是控制管理信息流的直接手段，辦公自動(dòng)化能夠幫助我們對(duì)辦公過(guò)程的信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。

四、工作流技術(shù)在OA中的應(yīng)用

1.工作流建模

工作流建模的目的是將單位實(shí)際事務(wù)流程轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)字內(nèi)容，并保存起來(lái)，方便工作流運(yùn)行控制過(guò)程中引用。工作流建模包含流程基本屬性、過(guò)程集和事務(wù)集?；緦傩灾饕üぷ髅Q(chēng)、流號(hào)、適用事務(wù)等，用于描述工作流程執(zhí)行的基本情況。完整的工作流程是由很多個(gè)有序的活動(dòng)內(nèi)容組成。從一個(gè)事務(wù)能提交到下一個(gè)事務(wù)或是返回上一個(gè)事務(wù)，這種退回或提交操作稱(chēng)為過(guò)程。建模過(guò)程中最主要的就是對(duì)事務(wù)和過(guò)程的定義。

（1）事務(wù)定義，本文中用一個(gè)起始事務(wù)代表工作流程的起點(diǎn)，用一個(gè)結(jié)束事務(wù)代表工作流程的終止，以O(shè)A系統(tǒng)中簡(jiǎn)單的發(fā)文辦理流程作為例描述工作流建模。發(fā)文辦理包括草擬、審核、會(huì)簽以及簽發(fā)、編排、復(fù)審核、印制、分發(fā)、歸檔這幾個(gè)階段，在這些事務(wù)中有一些事務(wù)流程可以跳過(guò)。事務(wù)定義內(nèi)容主要關(guān)注這幾個(gè)方面的信息：基礎(chǔ)屬性，比如：事務(wù)編號(hào)、名稱(chēng)、完成時(shí)間、處理模塊、執(zhí)行總?cè)藬?shù)、是否允許返回或刪除記錄等；事務(wù)執(zhí)行者：能定義事務(wù)的執(zhí)行者；事務(wù)范圍權(quán)限：用以保證數(shù)據(jù)安全，比如在當(dāng)前事務(wù)執(zhí)行狀態(tài)下，哪些數(shù)據(jù)不允許作修改操作，哪些重要數(shù)據(jù)內(nèi)容需要隱藏等。

（2）過(guò)程定義。工作流定義表：表示流程信息，添加的主要字段有工作流ID、流程名、類(lèi)型、流程說(shuō)明。工作流事務(wù)描述：描述工作流步驟中每一步事務(wù)的內(nèi)容；主要字段：工作流類(lèi)號(hào)、事務(wù)名、類(lèi)型、屬性定義。過(guò)程定義：描述各個(gè)工作步驟中事務(wù)間的順序關(guān)系，字段主要有：當(dāng)前工作流類(lèi)號(hào)以及事務(wù)號(hào)，后續(xù)工作流內(nèi)容的類(lèi)號(hào)、事務(wù)號(hào)、執(zhí)行條件。

2.工作流運(yùn)行控制

作為工作流核心的是運(yùn)行控制，其利用建模構(gòu)成的工作流模型，創(chuàng)建工作流應(yīng)用實(shí)例，進(jìn)行人機(jī)交互并推動(dòng)工作流運(yùn)轉(zhuǎn)，調(diào)用相應(yīng)的應(yīng)用程序進(jìn)行處理實(shí)際事務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，并在工作流運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中實(shí)行監(jiān)控管理。運(yùn)行控制是對(duì)工作執(zhí)行過(guò)程中工作流實(shí)例相關(guān)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這些動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)可以通過(guò)對(duì)應(yīng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)。工作流控制比建模更復(fù)雜，比如如何創(chuàng)建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及工作流實(shí)例兩者間的關(guān)聯(lián)問(wèn)題。本文采取了一種簡(jiǎn)單、容易的方法就是在需要運(yùn)用工作流的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)圖標(biāo)上添加工作流實(shí)例方面的信息字段：實(shí)例號(hào)以及類(lèi)號(hào)。為了方便執(zhí)行人員進(jìn)行信息查詢和處理，還可以添加當(dāng)前待處理者和正在處理當(dāng)前事務(wù)的人員，其中后者主要是起到鎖定作用，防止出現(xiàn)多個(gè)待處理者同時(shí)執(zhí)行同一事務(wù)，從而發(fā)生異常。

五、固定發(fā)文審批步驟設(shè)計(jì)

1.設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)體

以某單位行政發(fā)文為例，詳細(xì)到固定發(fā)文審批工作流程數(shù)據(jù)，總共有6張圖表：公文過(guò)程表、節(jié)點(diǎn)表、實(shí)例表、會(huì)簽人員表、簽發(fā)人員以及固定發(fā)文表。過(guò)程表中設(shè)有的過(guò)程編號(hào)能唯一確定其中某一個(gè)過(guò)程模型，公文節(jié)點(diǎn)表存儲(chǔ)所有過(guò)程內(nèi)容的節(jié)點(diǎn)，也指同一個(gè)過(guò)程編號(hào)可以對(duì)應(yīng)多個(gè)節(jié)點(diǎn)編號(hào)，而節(jié)點(diǎn)編號(hào)能位移確定一個(gè)過(guò)程節(jié)點(diǎn)。

2.設(shè)計(jì)工作流引擎

發(fā)文審批中工作流引擎能控制流程實(shí)例的創(chuàng)建、運(yùn)行以及后期維護(hù)。工作流引擎可實(shí)現(xiàn)6部分業(yè)務(wù)方面的邏輯功能：

（1）過(guò)程建模；

（2）節(jié)點(diǎn)建模；

（3）創(chuàng)建工作流實(shí)例；

（4）工作項(xiàng)提取與活動(dòng)節(jié)點(diǎn)操作；

（5）節(jié)點(diǎn)內(nèi)容執(zhí)行；

（6）節(jié)點(diǎn)推進(jìn)。

行政發(fā)文流程如圖1所示：

圖1 行政發(fā)文流程圖

六、實(shí)現(xiàn)工作流管理

用戶可以通過(guò)“主菜單→系統(tǒng)管理→發(fā)文自定義→流程管理”實(shí)現(xiàn)公文審批功能，其包括公文的擬稿，設(shè)置工作流，跟蹤工作流，對(duì)工作流進(jìn)行歸檔。通過(guò)設(shè)置不同節(jié)點(diǎn)的操作者達(dá)到節(jié)點(diǎn)的靈活設(shè)置，還可以通過(guò)對(duì)節(jié)點(diǎn)的修改，復(fù)制和刪除來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流進(jìn)行自由設(shè)置以及通過(guò)流程對(duì)象的屬性指定執(zhí)行者，執(zhí)行者的人數(shù)以及執(zhí)行方式。

七、結(jié)束語(yǔ)

工作流技術(shù)是一個(gè)復(fù)雜的，跨學(xué)科的研究領(lǐng)域，它不但涉及到計(jì)算機(jī)方面的理論研究和實(shí)現(xiàn)技術(shù)，也需要在工作流應(yīng)用的具體的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，業(yè)務(wù)流程方面擁有深厚的知識(shí)，只有業(yè)務(wù)知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的有效結(jié)合，才能使工作流技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大。并且，隨著工作流技術(shù)方面的理論研究的不斷深化，成熟的實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更加強(qiáng)大和自動(dòng)化，并且不斷在具體應(yīng)用領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)積累，不斷地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的新問(wèn)題和新需求，這樣才能開(kāi)發(fā)出真正適合機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：

王玉琨，男，河南理工大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院教授。

周波（1985—），女，河南理工大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院在讀工程碩士研究生。