如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

【摘要】現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展加快了醫(yī)院管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，尤其是醫(yī)院的檔案管理模式隨著信息技術(shù)的大范圍使用發(fā)生了巨大的變化。本文立足當(dāng)前我國醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題，重點(diǎn)分析了應(yīng)該如何更好地加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代醫(yī)院；檔案管理；信息化

檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院運(yùn)行的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的重要支撐。新時(shí)期，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢。而隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化以及以現(xiàn)代信息技術(shù)為代表的高科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院管理必須擺脫過去傳統(tǒng)的管理模式，逐步確立信息化管理模式。也就是說作為醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)基礎(chǔ)的檔案管理也必須加快其信息化發(fā)展進(jìn)程。通過建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、高效化。而要更好地推動(dòng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，就必須弄清檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵以及當(dāng)前面臨的諸多問題，努力探尋加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策。

1.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理的內(nèi)容一般包括病歷檔案、會(huì)議文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等信息文件等。檔案管理是將這些有用的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的分類、存貯和管理，以便于能夠隨時(shí)查詢。檔案管理所包含的信息內(nèi)容牽涉醫(yī)院各個(gè)部門，是一項(xiàng)十分繁雜的行政管理工作，但同時(shí)它又為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供基礎(chǔ)的參與依據(jù)和有用的信息，尤其是病歷檔案資料管理，支撐著各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)能否正常進(jìn)行。為了提高醫(yī)院檔案管理的效率，我國大部分醫(yī)院都開始著手開展檔案管理的信息化建設(shè)，即充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，對各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的集成、分類、編目，以方便檔案信息更快捷、更高效的檢索和查詢；另一方面，檔案管理的信息化建設(shè)還包括通過信息流來實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院物流的調(diào)控，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化和高效化。

2.醫(yī)院檔案管理信息化存在的問題

從目前的發(fā)展?fàn)顩r來說，我國大部分醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推動(dòng)工作并不理想，從人力、物力以及信息技術(shù)的使用等各方面來看，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并不理想，其發(fā)展還存在一些問題有待解決。

2.1 缺乏具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才

醫(yī)院的檔案管理包含的內(nèi)容十分廣泛且復(fù)雜，它會(huì)涉及到許多容易被人忽視的細(xì)節(jié)，各類病人的病例檔案、醫(yī)療器械及藥品信息檔案以及各個(gè)部門的人事檔案信息處理；對已有的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理；醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化分類、查詢及檢索系統(tǒng)的維護(hù)；檔案信息的數(shù)據(jù)備份；數(shù)字系統(tǒng)的加密及安全防護(hù)；數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的同步更新；檔案管理系統(tǒng)的更新及維護(hù)；等等。這些工作十分繁雜，檔案管理人員不僅要熟悉基本的檔案管理工作，還要具有熟練的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)，能夠處理檔案管理數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的各類問題。但是目前大多數(shù)醫(yī)院十分缺乏這類復(fù)合型的專業(yè)人才。許多醫(yī)院的檔案管理人員只懂得如何進(jìn)行檔案管理的工作，而并不具有專業(yè)的信息化操作能力。專業(yè)人才的缺乏使得醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)受到極大的制約。

2.2 檔案管理的信息化建設(shè)缺乏足夠的資金投入

檔案管理的信息化發(fā)展需要配備現(xiàn)代化的檔案庫房、專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、安全防護(hù)軟件、專用的辦公空間、掃描儀、空調(diào)制冷系統(tǒng)等系列硬件或軟件配備，同時(shí)，檔案管理的電子設(shè)備的更新?lián)Q代等，這些都需要醫(yī)院投入大量的人力、物力，尤其是資金投入。而目前我國大多數(shù)醫(yī)院受限于資金投入，其檔案管理的信息化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施投入還不足夠支撐其實(shí)現(xiàn)信息化。尤其是信息化建設(shè)中額核心——檔案管理系統(tǒng)的更新需要強(qiáng)大的技術(shù)作支撐，而在這方面，大多數(shù)醫(yī)院對檔案管理系統(tǒng)的投入還十分有限，導(dǎo)致現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)不能很好地發(fā)揮其既有效益。

2.3 檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)得不到落實(shí)

檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。而目前雖然已經(jīng)有了一些關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)了，但是，由于醫(yī)院的特殊性，醫(yī)院的檔案管理要和門診、住院部等各個(gè)醫(yī)療活動(dòng)部門聯(lián)系起來，檔案管理部門的日常運(yùn)轉(zhuǎn)也是十分繁忙的，在實(shí)際的工作中，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)并不能滿足其信息化發(fā)展的速度，許多檔案信息的處理并不能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，常常存在一些不規(guī)范的操作，這對于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)來說產(chǎn)生的阻礙是十分明顯的。

2.4 缺乏健全的政策法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的支持

目前，我國醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)還缺乏能夠保障其健全發(fā)展和運(yùn)行的政策、法規(guī)，相關(guān)的保障制度也沒有得到完全的落實(shí)和完善。檔案管理的信息化建設(shè)在法律上的地位還沒有得到完全的確立。而相關(guān)的信息安全技術(shù)問題也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。缺乏足夠的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的支持使得檔案管理的信息化建設(shè)的推動(dòng)過程變得十分緩慢，檔案管理的信息化發(fā)展得不到更好的更新和發(fā)展，這些問題無疑成為阻礙現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)最重要的因素。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對策

目前，我國醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)還存在諸多問題，針對這些問題，應(yīng)該采取以下的對策來進(jìn)行相應(yīng)的改善：

3.1 建立一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍

隨著現(xiàn)代醫(yī)院開始推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，醫(yī)院的檔案管理人員也應(yīng)該逐步擺脫過去那種傳統(tǒng)的檔案管理思維模式，而是應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，努力調(diào)整其心態(tài)，在檔案管理模式和方法上進(jìn)行不改進(jìn)。檔案管理的信息化發(fā)展要求檔案管理人員需要更多地與計(jì)算機(jī)打交道，這就要求他們必須具備熟練的信息操作技術(shù)，懂得如何用信息化的思維方式來處理其在檔案管理中出現(xiàn)的問題。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍的發(fā)展，要培養(yǎng)更多復(fù)合型專業(yè)人才，首先，要加強(qiáng)對檔案管理人員的信息技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)其形成信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理的能力、檔子檔案管理技能、檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)技能等多方面的信息管理能力。其次，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員對行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化其對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和了解。第三，努力提升醫(yī)院檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范能力和判斷能力，在努力提升其職業(yè)技能的同時(shí)不斷增強(qiáng)檔案管理的人員的職業(yè)素養(yǎng)以及其他方面的綜合素質(zhì)能力。第四，建立完善的工作考評(píng)機(jī)制，將檔案管理人員的工作表現(xiàn)與其職業(yè)晉升、薪酬等結(jié)合起來，鼓勵(lì)其形成終身學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。通過這些措施來幫助現(xiàn)代醫(yī)院建立一支高效的檔案人才隊(duì)伍，為推動(dòng)其檔案管理信息化建設(shè)提供人才支持。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施及信息資源建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)是現(xiàn)代醫(yī)院信息化進(jìn)程中的重要一步，因此，醫(yī)院管理層必須給予其足夠的重視，盡可能創(chuàng)造更多更好的條件來增加醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)投入。通過加強(qiáng)醫(yī)院硬件環(huán)境建設(shè)、軟件系統(tǒng)建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來為其檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的環(huán)境。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該努力加強(qiáng)對檔案信息資源的建設(shè)，通過各種途徑和載體來豐富現(xiàn)代醫(yī)院的檔案信息資源，通過檔案信息資源的擴(kuò)大來幫助醫(yī)院加快其檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.3 制定健全的檔案管理規(guī)范和章程

建立科學(xué)、合理的檔案管理體制，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)管理規(guī)程的建設(shè)，使得現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能夠在規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度框架下運(yùn)行。要不斷加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門、科室之間的配合與聯(lián)系，通過建立完善內(nèi)部檔案共享網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理和運(yùn)用，使得各類檔案能夠快速、及時(shí)地發(fā)揮其價(jià)值。建立健全檔案管理規(guī)程，不斷規(guī)范醫(yī)院檔案管理行為，通過醫(yī)院內(nèi)部制定的檔案管理規(guī)范與相關(guān)的政策法律相互配合，共同來推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展。

現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展給現(xiàn)代醫(yī)院的整體建設(shè)帶來了新機(jī)遇，使得醫(yī)院在推動(dòng)其信息化建設(shè)方面取得了長足的進(jìn)步。而在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下，加快醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，對于醫(yī)院檔案管理本身來說，信息化建設(shè)也是其管理方法和管理模式實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展最有效的途徑。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，立足當(dāng)前其在檔案管理方面存在的問題，不斷采取科學(xué)、合理的對策來解決這些問題是十分重要和必要的。

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作者簡介：趙爽（1987—），女，初級(jí)工程師，現(xiàn)供職于首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院，研究方向：軟件工程。