檔案利用與服務(wù)

肖偉玲

摘 要：隨著我國改革開放的深入和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案利用服務(wù)工作要求檔案工作者要與時俱進，并在服務(wù)方式和內(nèi)容上做出探索和改善。因此，只有做好檔案資源的開發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，才能實現(xiàn)新時期檔案工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，才能滿足人民群眾日益增長的信息需求，從而達到信息資源共享的目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；服務(wù)

1 發(fā)散思維，提高檔案利用和服務(wù)的整體水平

檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的是滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備、手段是高質(zhì)量快速進行檔案信息服務(wù)的重要手段，它可以使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息成為現(xiàn)實，也可以為將來人類共享檔案信息打下基礎(chǔ)。各級檔案館，特別是縣級檔案館，要逐步克服資金不足的困難、人才素質(zhì)低的問題，逐步使計算機進入檔案利用服務(wù)工作領(lǐng)域。

要積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域，建立多元化的利用服務(wù)平臺，檔案利用服務(wù)工作不能墨守成規(guī)，拘泥于傳統(tǒng)的接待利用、查閱檔案、出具證明、咨詢服務(wù)等利用服務(wù)模式。我們應(yīng)該不斷推進檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為網(wǎng)上檔案利用創(chuàng)造條件。要利用大眾傳播媒介開展檔案服務(wù)，進一步提高檔案服務(wù)功能的現(xiàn)代化水平，以“積極開發(fā)，主動服務(wù)”的新姿態(tài)向社會提供迅速、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，變消極為積極，變被動為主動。

2 豐富館藏，夯實檔案利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)

合理的館藏結(jié)構(gòu)，豐富的館藏內(nèi)容，是檔案館為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會各界服務(wù)的物質(zhì)條件，更是檔案管藏真實反映歷史、動態(tài)反映現(xiàn)實，為當(dāng)前和今后服務(wù)工作性質(zhì)所決定的。由于各地的館藏情況有所不同，在館藏優(yōu)化工作上的認識有所差異，必然會導(dǎo)致不同的思路、工作重點和工作方法。為此，充分認識優(yōu)化館藏的根本出發(fā)點就顯得尤為重要。

（一）依法制檔之路。優(yōu)化館藏案卷質(zhì)量必須從實際出發(fā)，從文書工作抓起。推行文書、檔案工作一體化管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，按照檔案的基礎(chǔ)原則，科學(xué)地全方位地對文書檔案各個環(huán)節(jié)推行標準化，制度化管理。使其有法可依，有章可循，加大宏觀調(diào)控力度，使其更具權(quán)威性，消除各種障礙，營造良好的依法行政環(huán)境。

（二）充分發(fā)揮主管部門的作用。文書檔案工作要納入機關(guān)工作目標化管理，建立一套行之有效的制約手段和措施。明確具體工作人員的崗位職責(zé)，健全落實各項規(guī)章制度，如文件質(zhì)量把關(guān)制度，文件的撰寫制度，各種文件的登記制度，平時歸檔制度等。根據(jù)國家有關(guān)標準和規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)實際情況，具體制定出本地區(qū)機關(guān)文件材料歸檔的范圍，本地區(qū)文書檔案保管期限表，本地區(qū)檔案分類方案等等。并制定出相應(yīng)考評方案、與公務(wù)員考核、業(yè)務(wù)人員考評、職稱考評等掛鉤，獎罰嚴明，使案卷質(zhì)量人人重視，齊抓共管。

（三）檔案館要把住案卷質(zhì)量入館關(guān)。同時開展館內(nèi)檔案后續(xù)鑒定工作。檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案館的接收人員要根據(jù)進館標準、規(guī)劃、主動履行職責(zé)，深入基層了解檔案的業(yè)務(wù)問題，發(fā)現(xiàn)問題，及早解決。把案卷質(zhì)量問題解決在館外，把住入館檔案案卷質(zhì)量的關(guān)口，注意直轄市與檔案室的關(guān)系。檔案館要積極開展館藏檔案鑒定工作，對已到期的短期、長期檔案進行鑒定，并進行相應(yīng)的整理和銷毀，逐步形成館藏檔案案卷質(zhì)量優(yōu)化的良性循環(huán)。

3 加強服務(wù)意識，努力提高自身素質(zhì)

檔案工作本身就是一項服務(wù)性工作，其最終目的是為各項工作服務(wù)。檔案工作是集政治性、服務(wù)性和科學(xué)管理性為一體的專業(yè)工作，是一種專門職業(yè)。檔案保存的目的就是利用，為黨和國家各項建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

（一）當(dāng)下社會，要求檔案人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識，擴展知識面，使自己的知識層次不斷提高，檔案人員不但要有良好的思想素質(zhì)，還要有完善的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。許多新門類的檔案又涌現(xiàn)出來，檔案服務(wù)工作越來越呈現(xiàn)出全方位性。檔案服務(wù)的形勢變化要求檔案人員必須提高自身素質(zhì)，解放思想，樹立全新的服務(wù)意識。因此，檔案人員不能滿足于原有的知識積累，要不斷更新觀念，同時還要做到主動、熱情、服務(wù)周到，不論利用者職位高低，親疏遠近，一律熱情接待，對其所需利用的檔案，無論查找難易，都要耐心細致，不厭其煩，通過自身的努力和實績來提高檔案工作的地位。

（二）要深刻領(lǐng)會黨的路線、方針、政策，這是非常必要的，并以此作為衡量和處理文件資料取舍的標準，同時要不斷的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，逐步將計算機技術(shù)、微縮技術(shù)等運用于檔案管理領(lǐng)域。隨著數(shù)據(jù)庫、知識庫、人工智能等相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得構(gòu)建具有知識推理能力和知識檢索能力的自助式知識服務(wù)技術(shù)平臺成為可能。利用者可利用電話、個人電腦及好友的軟件界面，根據(jù)自身需求進行自助服務(wù)。同時，服務(wù)提供還可采用一些推送技術(shù)，根據(jù)利用者的需求進行檔案知識推送服務(wù)。

總之，在保障國家利益的前提下，充分發(fā)揮檔案管理的社會作用，以服務(wù)社會、服務(wù)人民為主要內(nèi)容，不斷地改進檔案利用服務(wù)工作，使我們的檔案利用服務(wù)工作得到創(chuàng)新和發(fā)展。

參考文獻

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[2]李學(xué)林 吳蓓蓓.淺談檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新問題.雞西大學(xué)學(xué)報，2006（6）