對干部人事檔案整理工作規(guī)范的改進(jìn)性思考

摘 要：目前干部人事檔案改版工作中整理環(huán)節(jié)出現(xiàn)紙張、裱糊、裝訂、裝具等不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)和未來發(fā)展的問題，改進(jìn)措施及建議如下：轉(zhuǎn)變干部檔案管理者的檔案意識，消除干部人事檔案的神秘感；建立嚴(yán)格、規(guī)范的管理制度；注重檔案數(shù)字信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；規(guī)范；改進(jìn)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）05-0146-02

目前現(xiàn)行干部人事檔案整理規(guī)范是根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局于1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》制定的，2012年中央組織部下發(fā)《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（以下簡稱《改版通知》）對《干部檔案工作條例》中紙張、裝具及整理要求等進(jìn)行了修改。但對于干部人事檔案的整理規(guī)范依然要求“為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工”這些技術(shù)加工工作包括剪切、折疊、復(fù)制、修補(bǔ)，加邊、包邊，再次剪切、打孔裝訂保證兩邊整齊，最后還要編碼、貼類角號、打印目錄，種種工序下來才算完成一份檔案的整理工作，這種整理規(guī)范已經(jīng)推行了二十余年，在每次的干部檔案審核工作中仍在不斷強(qiáng)調(diào)要求，可是在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息十分發(fā)達(dá)，特別是機(jī)關(guān)辦公自動化引發(fā)的檔案材料及使用紙張多樣化的社會發(fā)展趨勢下，這種“過度整理而輕利用”的管理模式已經(jīng)明顯不適應(yīng)形勢發(fā)展，如再一味的強(qiáng)調(diào)按照既往標(biāo)準(zhǔn)整理檔案材料非但不會延長檔案材料的壽命相反還將導(dǎo)致干部檔案材料的破壞及人力、財(cái)力的很大浪費(fèi)。

一、目前干部人事檔案整理工作中存在的問題

（一）紙張尺寸及格式問題

《干部人事檔案整理規(guī)范》要求檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)尺寸為297*210mm即國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，材料左邊需留25mm裝訂邊。所有要求左邊及下邊兩邊對齊，這就意味著所有不是該尺寸的檔案材料一律通過復(fù)制、修復(fù)、裁剪、包邊加邊，粘貼等方式進(jìn)行技術(shù)加工以達(dá)到整體美觀、規(guī)范統(tǒng)一的效果。過去的辦公用紙的尺寸大多是16開紙，但是現(xiàn)在的辦公用紙都是A4型公文紙，為了提高工作效率很多單位直接在網(wǎng)上發(fā)布信息安排工作，相關(guān)表格也是在網(wǎng)上下載填寫，這雖能保證紙張的統(tǒng)一但是格式調(diào)整隨意性強(qiáng)，無法保證能夠留出打孔裝訂邊的位置，如進(jìn)檔仍需裁剪、加工才能達(dá)到整齊的要求，在裁剪過程中很可能就把相關(guān)字跡裁剪掉從而造成檔案材料的破壞。

（二）打孔裝訂的問題

《干部人事檔案整理規(guī)范》要求“所有檔案材料紙張左邊應(yīng)留25mm裝訂邊”為了達(dá)到此標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作者需對大量的表格、字跡在裝訂邊內(nèi)的檔案材料進(jìn)行包邊、再次裁剪，最后再打孔裝訂，通過這些加工工作的確會使整本檔案材料整齊美觀，但是耗費(fèi)了大量的人力、物力。

（三）裝具問題

為了達(dá)到干部檔案的整體統(tǒng)一，中共中央組織部建議使用統(tǒng)一的PP料、不銹鋼檔案夾的統(tǒng)一裝具。裝具尺寸調(diào)整為310*225*25mm，310*225*35mm，310*225*45mm三種，卷盒設(shè)有3個(gè)裝訂立柱。經(jīng)過筆者考察了幾所高校干部人事檔案裝具發(fā)現(xiàn)，這種檔案裝具因?yàn)閺S家、質(zhì)量的不同，經(jīng)年累月，頻繁使用過程中，不銹鋼檔案夾也會生銹，從而直接導(dǎo)致檔案材料破碎、脫落，且不同省份不同地域的裝具不一樣，要更換裝具無疑是對檔案材料的再次損壞。

二、對干部人事檔案整理工作規(guī)范的改進(jìn)與探索

（一）對干部人事檔案本質(zhì)屬性及整理原則分析

1.從干部檔案工作的本質(zhì)屬性上看，干部人事檔案是組織、人事部門歷史地、全面地考察了解和正確選擇使用干部的重要依據(jù)。由此可見干部人事檔案工作的本質(zhì)是從屬和服務(wù)于組織、人事工作，是為組織人事部門育人、用人、發(fā)現(xiàn)人才提供依據(jù)，為各方面了解情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查證和研究問題提供信息。

2.從檔案整理原則角度來看，檔案整理工作是要在尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性的前提下，盡量采用簡便有效的方法去整理，并使所整理好的檔案利用起來比較方便。當(dāng)然檔案還是一種不可再生資源，它的最大特點(diǎn)是原始性和唯一性，而檔案保護(hù)的最終目標(biāo)是最大限度的延長檔案的壽命，說到底還是為了更久的利用，故檔案整理原則首先應(yīng)遵循檔案保護(hù)的原則。

基于以上兩點(diǎn)，筆者認(rèn)為既然干部檔案工作的本質(zhì)就是在保護(hù)檔案的前提下利用服務(wù)，現(xiàn)在干部人事檔案整理規(guī)范，名為達(dá)到檔案材料整體統(tǒng)一、美觀，實(shí)為耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力去損壞檔案材料，是得不償失之舉，筆者在考察了多所高校的干部檔案整理工作后，如武漢大學(xué)檔案館、三峽大學(xué)檔案館，其干部檔案工作種種創(chuàng)新之處給筆者很大啟示，故提出了以下建議，以供探討。

（二）參照文書檔案整理規(guī)范，以件為單位對干部檔案材料進(jìn)行分類整理

2000年12月國家檔案局正式頒布《歸檔文件整理規(guī)則》，這種以件為單位的檔案整理方法不僅減少整理環(huán)節(jié)，減輕了歸檔文件整理工作量，更重要的方便查詢利用，實(shí)踐操作中較之以往也更加靈活、簡化。干部人事檔案整理亦可參照此種以件為單位整理方法。

干部檔案的10大類可以分為10件，每一件即一類，每件內(nèi)的材料再按人事檔案排序規(guī)則排序。每件的裝具也可使用薄型斜口無酸紙封套，這樣即可在紙封套上標(biāo)注類別，不用在檔案材料上貼類角號?；蛘咧谱鲗Ｓ脵n案紙袋，在紙帶上打印相關(guān)材料目錄，每一類有哪些材料直接在目錄上勾出，查詢利用時(shí)，需要看哪一類材料直接取出該件材料，可減少翻閱其他材料的使用頻率。每件內(nèi)的檔案材料序列號可用鉛筆在右上角上標(biāo)注即可。為了保證每類檔案材料整體統(tǒng)一性，每件檔案材料可用不銹鋼小夾子夾住固定，從而省去打孔環(huán)節(jié)也減少對檔案材料的損壞。對每一件檔案材料的紙張問題不用追求兩邊整齊，只需總體統(tǒng)一，省去裁剪、粘貼、裱糊等種種工序，以提高工作效率、避免檔案的損壞。將這10件檔案材料按序排好放入特制的檔案盒內(nèi)，按干部檔案整理要求在盒脊上打印編號、姓名、籍貫。因現(xiàn)在都是實(shí)行電子信息化管理，目錄輸入電腦軟件保存即可，日常檔案材料的添加也只需在電腦目錄上添加，僅僅在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)再把目錄打印出來，以此節(jié)省大量資源。

三、對干部人事檔案管理工作的思考

干部檔案管理者應(yīng)更新觀念，樹立“輕整理，重利用”管理理念，對外公開廣泛宣傳，對內(nèi)嚴(yán)格、規(guī)范的管理機(jī)制，在利用過程中注重檔案數(shù)字信息化的開發(fā)建設(shè)工作，一改干部人事檔案工作滯后的局面，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

（一）轉(zhuǎn)變干部檔案管理者的檔案意識，消除干部人事檔案的神秘感

干部人事檔案管理一直受計(jì)劃管理、保密保險(xiǎn)、利用危險(xiǎn)等思想的束縛，受這種思想的影響長期以來干部人事檔案工作在管理機(jī)制及管理方法上并沒有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，導(dǎo)致干部人事檔案管理工作滯后。干部人事檔案整理工作不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展即可說明其發(fā)展滯后問題。故要改變這種現(xiàn)狀首先要揭開干部檔案的神秘面紗，通過多種方式廣泛宣傳《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》，讓更多的人了解干部人事檔案內(nèi)容及管理規(guī)范，對外營造一個(gè)眾人知曉并積極配合此項(xiàng)工作的大氛圍，以此更好促進(jìn)干部檔案管理工作的發(fā)展。在干部檔案材料整理過程中，多嘗試改革、創(chuàng)新，以方便保管利用為最終目的，盡量保持檔案材料的原貌，不去人為的破壞檔案材料，制定科學(xué)、靈活的干部人事檔案整理規(guī)范。

（二）建立嚴(yán)格、規(guī)范的管理制度，科學(xué)的管理、利用干部檔案

干部人事檔案的內(nèi)部性及保密性要求干部人事檔案管理者必須對內(nèi)必須建立一套科學(xué)、規(guī)范的管理制度，并在收集、鑒定、利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行此制度。

一是把好檔案材料“入口”關(guān)，在收集材料環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵守規(guī)定，所收集的檔案材料一律要求用紙規(guī)范、項(xiàng)目填寫完整準(zhǔn)確、有關(guān)手續(xù)齊全完備、字跡材料符合要求，復(fù)印件歸檔必須注明復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。如若不符合以上要求，一律拒收，待補(bǔ)辦完整后方能辦理移交手續(xù)。

二是在審核鑒定環(huán)節(jié)，根據(jù)實(shí)際情況制定適合本單位的干部檔案材料審核鑒定制度。鑒定內(nèi)容包括：是否屬于干部本人的材料、是否屬于歸檔范圍內(nèi)的材料、材料內(nèi)容是否齊全完整，手續(xù)是否完備，對不符合要求的材料一律退回補(bǔ)辦。

三是為防止檔案在提供利用過程中發(fā)生涂改、撕毀、拆換、復(fù)制等問題發(fā)生，在利用環(huán)節(jié)嚴(yán)格查、借閱制度，規(guī)范查、借閱手續(xù)。嚴(yán)格履行審批程序，加強(qiáng)提供利用后的檢查。在提供利用過程中，要守護(hù)在檔案查閱現(xiàn)場加強(qiáng)監(jiān)督。查借閱結(jié)束后，要對摘抄、復(fù)印的內(nèi)容以及用過的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查。要求利用者認(rèn)真填寫查借閱登記表，存檔備查。

四是建立責(zé)任追究制度。對擅自涂改、偽造檔案者除追究直接責(zé)任人的責(zé)任外，還應(yīng)追究該單位主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。對考察材料失真或沒反映真實(shí)情況的應(yīng)追究考察人的責(zé)任，確保干部工作中形成材料的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。在歸檔材料移交過程中，應(yīng)仔細(xì)盤點(diǎn)，認(rèn)真登記辦好轉(zhuǎn)遞手續(xù)，出現(xiàn)差錯(cuò)追究經(jīng)辦人的責(zé)任。

（三）注重檔案數(shù)字信息化建設(shè)

為了方便查詢利用干部人事檔案管理工作可將側(cè)重點(diǎn)放在干部檔案數(shù)字信息化的開發(fā)建設(shè)、聲像電子檔案管理及編研上而非檔案整理工作上。為了更全面的了解考察干部的綜合素質(zhì)及業(yè)績、能力也可嘗試把一定數(shù)量的聲像電子檔案歸入干部人事檔案中。

干部人事檔案工作是一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，是一項(xiàng)集科學(xué)性、服務(wù)性、政治性于一體的工作，這就要求從業(yè)者有較高的業(yè)務(wù)能力、很強(qiáng)的組織紀(jì)律性及吃苦耐勞的精神，且從業(yè)者斷不能囿于瑣碎事務(wù)之中，不僅要低頭做事，更要抬頭望遠(yuǎn)；不僅要學(xué)習(xí)檔案管理理論和一般方法，還要學(xué)習(xí)借鑒文書檔案管理的理念、改革思路和具體方法，為干部檔案管理工作開闊思路，積極營造大家共同學(xué)習(xí)、探討、改進(jìn)的大氛圍，以促進(jìn)干部檔案管理工作規(guī)范不斷趨于合理和完善，盡可能地延長其保存壽命，提高利用服務(wù)價(jià)值。

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（責(zé)任編輯：許廣東）