淺論高等院校系部的檔案管理工作

摘 要：高等院校的檔案管理工作是非常重要的，檔案就是高校系部發(fā)展的源泉，從高等院校系部檔案管理工作中檔案管理科學化的必要性和緊迫性出發(fā)，闡述當前高校系部檔案管理工作中存在的問題以及解決這些問題的辦法。

關(guān)鍵詞：高等院校；系部；檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）18-0228-02

檔案是高等院校系部全部活動的真實記錄，它同時也體現(xiàn)各高校系部成長與發(fā)展歷程，更是寶貴的經(jīng)驗財富和非常重要的信息資源，這就意味著檔案管理是高校系部管理工作的重要環(huán)節(jié)，對高校系部產(chǎn)生著非常重要的影響，是高校系部提高績效、增加效益、科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性

1.檔案管理是高校系部管理的基礎環(huán)節(jié)，檔案材料無序零散保存，就有可能給一些重要檔案信息資源持有者提供可乘之機，造成管理上的被動，引起高校系部內(nèi)部管理的無序。對于人員的流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，那就會缺乏有效監(jiān)督管理，假設出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職，輕則使管理層面出現(xiàn)紕漏，工作停滯；重則導致高校系部機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法估量的損失。因為檔案有其獨有的原始記錄特點，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密，占有這些檔案資源就是占有高校系部的技術(shù)或機密，因此，必須要做好檔案管理工作，避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響高校系部的生存與發(fā)展。

2.檔案也是高校系部信用管理的重要保證。檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源：其一，一套完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，能如實反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內(nèi)容；其二，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關(guān)注的焦點，國家早已提出要加快建立高校系部、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良信用檔案者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。

3.檔案是高校系部文化建設的供給。高校系部文化是從高校系部的歷史積淀中提煉出來的，并反映在完整系統(tǒng)的高校系部檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，同時也是文化存儲的主要形式。

二、當前高校系部檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作的重視程度低。長期以來，部分人群對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管調(diào)閱的事務性工作，并不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。殊不知檔案管理其實是高校系部管理的重要環(huán)節(jié)，高校系部不能忽視檔案管理工作，更不能忽視檔案材料，因為其是高校系部重要的信息資源庫。檔案部門也不能作為輔助部門，在精簡或兼并時首當其沖，更不能在撤銷專門檔案機構(gòu)時只設置兼職檔案人員，一旦如此會導致人員崗位不固定，檔案業(yè)務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，將直接影響檔案管理工作的發(fā)展。

2.管理薄弱，水平不高，手段落后。有些人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠了解，檔案收集意識非常淡薄。再有一些檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，一些歸檔的材料還不夠真實和準確，嚴重影響了檔案管理水平。

3.檔案管理模式相對落后。目前的高校系部檔案管理雖有一定規(guī)模，但內(nèi)部管理與高校系部發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。很多檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

4.檔案管理的硬件環(huán)境設施不齊全。很多高校系部沒有專用檔案室，有的單位由于檔案多而檔案室狹窄、潮濕，常常引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整利用，甚至部分管理檔案的單位連必備的檔案工具、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

5.檔案管理科學化水平低。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理工作中存在問題的解決辦法

檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構(gòu)建科學檔案管理機制，構(gòu)建完善檔案管理，以檔案管理科學化促進高校系部管理高效化，應注重以下幾點：

1.強化檔案意識。在檔案工作建設中，首要提高的就是檔案意識，這樣才會用心去收集、整理、保管、利用好檔案資料，做好檔案管理工作，并提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務指導與監(jiān)督，主動做好檔案管理工作。其次要提高檔案管理人員素質(zhì)，讓政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案管理人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質(zhì)量，積極探索新的管理模式，使檔案管理工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供可資利用的檔案資源。

2.建立健全檔案管理制度。首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性，建立起來的規(guī)章制度必須符合本單位特點和檔案管理工作的實際，以適應單位檔案管理的需要。其次，制度要簡明實用，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。再次，堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導又約束職工，領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。最后，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到堅持原則、不徇私情，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.改進和完善檔案的功能。在檔案的管理工作中，應使記錄內(nèi)容更加全面、客觀、更新及時，對檔案的原有重要部分應予以保留，同時對檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，使所具有的功能更加適合本單位對檔案信息的需求，從而更好地為本單位各項業(yè)務工作提供服務。更要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用，同時做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平。

4.科學利用信息化手段來完善檔案管理工作。信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。在高校系部信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大、檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。高校檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，可以逐步推進數(shù)字檔案館建設，把分散于不同載體、不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴資源，是高校系部發(fā)展的源泉，加強檔案的科學管理工作，是檔案部門的新課題，在當前形勢下，檔案工作必須適應時代發(fā)展要求，從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為現(xiàn)代化建設服務。

參考文獻：

[1] 李財富.中國檔案學史論[M].合肥：安徽大學出版社，2005.

[2] 吳建華.科技檔案管理學[M].南京：南京大學出版社，2002.

[責任編輯 王玉妹]