規(guī)范合同管理，保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展

摘 要：企業(yè)運營主要通過合同來體現(xiàn)，加強內(nèi)部控制在合同管理中的應用，可以有效地防范和化解經(jīng)營風險，這對于企業(yè)經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的獲得有著十分積極的意義。

關鍵詞：合同管理；內(nèi)部控制；管控措施

中圖分類號：D92 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）18-0288-02

《合同法》規(guī)定“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議”，實踐中，合同是現(xiàn)代企業(yè)從事經(jīng)營活動和對外經(jīng)濟交往的主要手段，企業(yè)的運營過程實際上就是合同簽訂和履行過程，合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進行計劃、組織、控制、調(diào)節(jié)和監(jiān)督檢查等管理活動。加強內(nèi)部控制在合同管理中的應用對企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。

一、強化合同管理內(nèi)部控制應用的意義

西方有句諺語“財富的一半來自合同”。合同起到維系市場主體，規(guī)范、約束市場交易行為，優(yōu)化資源配置，維護市場經(jīng)濟秩序的重要作用，合同的簽訂與履行是企業(yè)獲得經(jīng)濟效益的主要途徑。通過加強企業(yè)合同管理內(nèi)部控制，防范企業(yè)經(jīng)營法律風險、維護合法權益、提升資金使用效率、保證營運安全、最大范圍內(nèi)確保收益的實現(xiàn)。同時通過合同全面有效的履行，可以提升企業(yè)形象和競爭力、提高經(jīng)營管理水平，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、合同管理內(nèi)控體制的構建

（一）建立分級授權管理和審批制度

企業(yè)應當根據(jù)業(yè)務性質(zhì)、組織機構設置和管理層級安排，建立合同分級管理和審批制度。對于權限劃分，可以參照《股票上市規(guī)則》中9.3、9.11、10.2.6的規(guī)定，根據(jù)交易涉及合同金額來決定合同的審批層級，對企業(yè)發(fā)展有著重要影響的重大合同應規(guī)定一律由股東（大）會審批，如公司重大對外投資、融資等合同。屬于上級管理權限的合同，下級單位未經(jīng)批準或授權不得擅自簽訂。上級單位應當重點加強對重大合同的訂立、履行情況的監(jiān)督管理。

（二）建立健全合同管理機構，強化合同管理職能

職能清晰是有效落實管理責任的保障，為防止出現(xiàn)多頭指揮和推諉責任的現(xiàn)象，企業(yè)應當實行合同歸口管理制度。可以根據(jù)實際情況成立合同管理委員會，指定法律部門等作為合同歸口管理部門，配備具有法律專業(yè)資格的專職合同管理人員，使合同管理工作規(guī)范、科學、合理?？筛鶕?jù)企業(yè)人員和業(yè)務量等狀況，聘請中介機構擔任專（兼）職法律顧問，負責對合同簽訂、履行的法律審查，防范合同漏洞，控制企業(yè)經(jīng)營風險。同時應加強對經(jīng)營管理人員法律知識培訓，提高其法律素養(yǎng)和運用法律解決問題的能力。

（三）明確職責分工、協(xié)調(diào)工作機制

合同控制的各個環(huán)節(jié)緊密相扣，企業(yè)應當建立合同管理崗位責任制，相關合同管理部門和崗位應有明確的職責與權限，合理分工，職責明確，要確保合同的擬定與審批、審批與執(zhí)行崗位相分離，并形成制約和監(jiān)督機制，從而保證企業(yè)合同管理目標化、規(guī)范化、制度化。

（四）制定有效的激勵與約束機制、實現(xiàn)責權利統(tǒng)一

企業(yè)應為合同管理人才創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，根據(jù)能力提供相應的待遇，明確權利、責任和義務，為合同管理工作人員提供培訓和進修的機會。同時應健全合同管理考核與責任追究制度，開展合同后評估，定期檢查合同管理執(zhí)行情況，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應當追究有關機構或人員的責任。

三、合同業(yè)務的主要管控措施

根據(jù)財政部2010年頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號—合同管理》，分別從合同的訂立和合同的履行兩方面要求加強合同管理控制，為防范與控制合同風險，維護公司的合法權益，在合同簽訂、履行過程中的主要管控措施有：

（一）合同的訂立階段

1.程序合規(guī)。（1）按規(guī)定須經(jīng)上級部門批準和授權才能簽訂的合同，必須履行程序后才能簽訂。（2）按法律規(guī)定和公司章程必須由公司股東（大）會或董事會決定才能簽署的合同，必須取得相關決議后才能簽訂。（3）國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的合同，企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。（4）合同文本須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。如涉及到國有資產(chǎn)轉讓的，要根據(jù)《企業(yè)國有產(chǎn)權轉讓管理暫行辦法》和《企業(yè)國有資產(chǎn)評估管理暫行辦法》履行相應的手續(xù)。

2.規(guī)范合同審查制度。（1）健全合同審查機制，應在合同正式訂立前對對方主體資格、業(yè)務資質(zhì)、資信能力、履約能力、合同文本形式、合同內(nèi)容進行嚴格審查。（2）不得與不能獨立承擔民事責任的單位簽訂合同，在合同談判前取得對方的經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)證書復印件（加蓋公章），并通過對方單位的注冊資本和實收資本、最近一期經(jīng)審計的財務報表資料，對其主體資格和履約能力做出綜合判斷。（3）合同形式，均應當采用書面形式。對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查。（4）實行合同簽約人負責制，促進依法審慎簽訂合同。

3.建立合同會審制度。合同承辦部門應當將起草的合同文本交由合同關鍵條款涉及的其他專業(yè)部門和法律部門會同審核并出具書面意見。會同審核的重點主要包括合同的經(jīng)濟性、可行性、嚴密性、合法性。重大合同或法律關系復雜的合同，應當指定法律、技術、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以聘請外部專家或中介專業(yè)機構參與。

4.運用合同擔保制度。（1）合同擔保制度對保障交易安全以及維護合同權益具有重要意義。嚴格遵守合同法、擔保法的規(guī)定來設定擔保，內(nèi)容、程序要符合規(guī)范，并要求及時辦理登記等手續(xù)。（2）要求對方提供擔保，應審查其擔保資格以及用來擔保的財產(chǎn)權利狀況，并在合同中明確擔保責任條款，提供保證的，應明確保證的范圍和保證期間。如果是做擔保人，在履行企業(yè)的審批程序、取得股東（大）會或董事會決議批準的前提下，依法謹慎設定，可要求被擔保人提供反擔保，減小合同擔保風險。（3）適當運用保證金條款，為保證合同有效履行，可以在合同中設置履約保證金條款，如對于工程類合同，作為發(fā)包方可以根據(jù)實際情況約定進度保證金和質(zhì)量保證金，對于按時保質(zhì)保量完成的，可以在工程竣工驗收合格后，返還進度保證金和一定比例的質(zhì)量保證金，預留一部分質(zhì)量保證金在一定期限后質(zhì)量無問題的情況下予以返還，否則按照違約程度不予返還。

（二）合同履行階段

1.建立定期檢查和報告制度。（1）企業(yè)應當監(jiān)控合同的履行情況，按照合同約定全面適當履行義務，并敦促對方及時履行其義務。業(yè)務部門和經(jīng)辦人員應對其承辦的合同，從訂立到履行終結進行全過程跟蹤監(jiān)控管理，一旦發(fā)現(xiàn)有違約行為或違約可能，應及時提示風險，并向企業(yè)有關負責人報告，采取有效措施，避免違約損失的擴大。（2）應建立合同履行情況臺賬。對履行時間長、標的額大的重大合同實行計劃履行、定期報告制度，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題。企業(yè)應按照其內(nèi)控機制規(guī)定成立或指定相應的合同驗收職能部門，確保合同有效履行。

2.重視合同證據(jù)工作。依照民法中誰主張、誰舉證的舉證原則，主張權利要有證據(jù)支持。（1）在合同履行過程中，要保全相關證據(jù)，應及時整理來往信函、文書、通知等文件并妥善保管原件，向合同對方交付標的物、款項、資料或發(fā)票時，應向?qū)Ψ剿魅∈諚l，做到防患于未然。向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出通知時，應采取書面形式并由專人送達或快遞郵寄，由對方蓋章或授權代表簽名后收回妥為保存。（2）要充分認識重大合同公證、鑒證的重要作用，以防范、避免合同履行風險。

3.建立合同違約處理制度。對于違約情形，應當按合同條款要求對方承擔違約責任。必要時應采取相應的保全措施。根據(jù)《合同法》的規(guī)定，承擔違約責任的形式：賠償損失、違約金、定金罰則、繼續(xù)履行、采取補救措施。根據(jù)《合同法》第114條：“約定的違約金低于造成的損失的，當事人可以請求人民法院或者仲裁機構予以增加，約定的違約金過分高于損失的，當事人可以請求人民法院或者仲裁機構予以適當減少。”第116條：“當事人既約定違約金，又約定定金的，一方違約時，雙方可以選擇適用違約金或者定金條款?！碑斶`約金、損害賠償金、定金并存時，若對方違約，應當先比較違約金數(shù)額和損失大小確定采取違約金還是賠償損失的方式，再從違約金、定金中選出有利于企業(yè)的責任方式，這樣能最大限度地彌補企業(yè)的損失。但違約金條款是把雙刃劍，要合理運用。

4.建立合同糾紛處理制度。合同在履行過程中發(fā)生糾紛應及時協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商無法達成一致的，應向企業(yè)負責人報告，并在法律規(guī)定的時效內(nèi)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。法律部門會同有關部門研究仲裁或訴訟方案，報企業(yè)有關負責人批準后實施。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權，不得向?qū)Ψ阶鞒鰧嵸|(zhì)性答復。

總之，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，其合法性、嚴密性和完備性是企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的相應要求。規(guī)范合同管理，建立完善的內(nèi)控機制，有利于提高企業(yè)的管理水平和運營效率，使企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻：

[1] 朱榮恩.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范與案例[M].北京：中國時代經(jīng)濟出版社，2009：195-199.

[2] 財政部.企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號—合同管理[Z].2010-05.

[3] 上海證券交易所股票上市規(guī)則，第9.3、9.11、10.2.6條.

[4] 合同法，第七章.

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