單位財務(wù)電算化問題研究

摘 要：當(dāng)今的財務(wù)電算化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用，它使得企業(yè)財務(wù)工作由傳統(tǒng)的手工處理演變?yōu)樨攧?wù)數(shù)據(jù)處理的自動化，其對現(xiàn)代財務(wù)管理的發(fā)展有著重要的意義。但是數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制的程序化，使得財務(wù)電算化日趨復(fù)雜，如何加強(qiáng)管理已成當(dāng)務(wù)之急。在考慮財務(wù)電算化缺陷的基礎(chǔ)上，提出一些觀點和建議，希望對單位財務(wù)電算化的研究有所完善。

關(guān)鍵詞：財務(wù)電算化；內(nèi)部控制；財務(wù)管理

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）18-0206-02

財務(wù)電算化應(yīng)包含會計核算電算化和財務(wù)管理電算化等兩個方面，隨著現(xiàn)代財務(wù)管理研究的不斷深入以及單位對會計電算化應(yīng)用的不斷發(fā)展，現(xiàn)代財務(wù)電算化已經(jīng)由傳統(tǒng)的會計電算化發(fā)展為集企業(yè)財務(wù)信息管理以及相關(guān)管理工作信息于一體的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)內(nèi)部各個部門與財務(wù)管理部門進(jìn)行連接，使財務(wù)管理部門能夠更加及時地掌握企業(yè)經(jīng)營、運(yùn)作中各個環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)。為了在自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化條件下實現(xiàn)財務(wù)會計的核算職能、控制職能和管理職能，使財務(wù)人員更好參與單位的經(jīng)營決策，完善和強(qiáng)化適應(yīng)財務(wù)電算化條件下的內(nèi)部控制，就顯得越來越重要。

一、實施財務(wù)電算化的重要性

1.財務(wù)電算化改變了會計數(shù)據(jù)的處理方式。在手工條件下，會計核算工作要由很多人共同完成，但是在財務(wù)電算化實行以后，輸入一張會計憑證，會計電算化系統(tǒng)就可以自動進(jìn)行一系列大量繁重的工作，對于大量重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，財務(wù)電算化系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證。財務(wù)電算化不僅把繁重復(fù)雜的會計核算工作變的簡單迅速，而且提高了會計資料的準(zhǔn)確性。

2.財務(wù)電算化實現(xiàn)了崗位的合理分工，提高了會計工作質(zhì)量。財務(wù)電算化不僅對核算工具和核算方法有所改進(jìn)，而且對會計工作組織和人員分工也提出了改進(jìn)，促進(jìn)了財務(wù)人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)的提高，節(jié)約了財務(wù)人員的時間和精力，從而促使會計工作效率和質(zhì)量的全面提高。

3.財務(wù)電算化加強(qiáng)了財務(wù)管理，有效地防止造假作弊現(xiàn)象。財務(wù)電算化加強(qiáng)了財務(wù)管理，提高了財務(wù)工作的保密性、安全性、可靠性，可以有效地防止造假作弊現(xiàn)象。一般來說，凡是符合國家規(guī)定的會計軟件，在使用過程中，可以根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，相關(guān)人員只能使用，不能篡改其程序，這樣就確保了財務(wù)信息的準(zhǔn)確、安全、可靠。

二、當(dāng)前財務(wù)電算化存在的問題

1.財務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題。管理體制和管理水平的逐漸完善對應(yīng)用計算機(jī)處理會計數(shù)據(jù)提出了更高要求，單一的核算型會計軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易愈加普遍，單位的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強(qiáng)了單位對網(wǎng)上公證機(jī)構(gòu)的依賴。限于電算化及內(nèi)部控制制度在中國的發(fā)展，在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化，企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上，總會存在沒有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒有觸及的真空，減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。而且直到目前，相應(yīng)的技術(shù)和法規(guī)還遠(yuǎn)沒有達(dá)到完善，這也給系統(tǒng)的內(nèi)部控制造成困難。

2.財務(wù)電算化環(huán)境內(nèi)部稽核機(jī)制削弱。手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛，如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢且花費(fèi)大，實行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化。大部分處理由計算機(jī)完成，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，會計人員無法直接參與和控制，控制效率低，其審查、稽核機(jī)制被削弱。

3.思想認(rèn)識不一致，人員學(xué)習(xí)不主動。由于現(xiàn)行財務(wù)電算化模式、人才、技術(shù)等方面的限制，一些單位領(lǐng)導(dǎo)開發(fā)應(yīng)用計算機(jī)在思想認(rèn)識領(lǐng)域還未能形成共識：一是存在短期行為，不肯花費(fèi)投資購置計算機(jī)；二是有些單位購置的計算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備，還未能充分利用。而且單位人員素質(zhì)較低，學(xué)習(xí)不主動。計算機(jī)屬于高科技，沒有一定的專業(yè)知識是無法操作的，但是許多地方配備的計算機(jī)，大多數(shù)局限于使用簡單報表的匯總和計算上，并沒有真正發(fā)揮電算化應(yīng)有的效應(yīng)。而且電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓。

4.軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在的缺陷。財會軟件的質(zhì)量是會計電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，不僅關(guān)系到基礎(chǔ)的會計工作能否做好，也決定著單位電算化工作的深度。但目前一些單位使用的軟件還存在著諸多的問題和不足：一是財會軟件的某些功能還有待進(jìn)一步完善；二是會計軟件開發(fā)人員未能依照會計制度、會計規(guī)范的要求處理問題，一味滿足用戶提出的某些要求，甚至置制度于不顧；三是由于會計軟件在一些會計處理上對會計制度、會計規(guī)范的理解不夠，誤導(dǎo)會計人員的思想認(rèn)識、會計處理。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面，目前許多單位會計財務(wù)系統(tǒng)配備的計算機(jī)基本上以微型單機(jī)為主，統(tǒng)一的綜合網(wǎng)絡(luò)較少，信息處理和管理混亂，信息傳遞速度較慢，使會計財務(wù)政策得不到及時的貫徹執(zhí)行。

5.財務(wù)電算化的安全性和保密性。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是一種充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將會計處理和財務(wù)管理有效結(jié)合起來的管理模式，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)與傳統(tǒng)會計電算化不同的關(guān)鍵在于利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財務(wù)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，使會計電算化進(jìn)一步跨越到會計信息化階段。雖然提高了會計工作的效率，但由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的脆弱性等特點，給會計信息系統(tǒng)的安全帶來了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。

三、建立完善財務(wù)電算化體系的建議

1.單位要形成良好的內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)控制度的建立應(yīng)遵循以下原則：第一，不兼容權(quán)限必須分離原則。即對電算化權(quán)限嚴(yán)格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限，不能隨意更改。第二，相互制約原則。加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員的職責(zé)范圍。第三，安全保密原則。安全主要是對軟硬件、文檔的安全檢查保障控制；保密主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制，設(shè)置多級保密措施。第四，內(nèi)部防范原則。主要是針對個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范。所有這些都是制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。

2.崗位分工控制。財務(wù)電算化由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和電算化會計的特點，將財務(wù)電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項工作之間相互聯(lián)系、相互制約，各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時應(yīng)及時通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會計數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。另外，為了確保會計信息質(zhì)量，在崗位分工時應(yīng)考慮將工作分派給那些專業(yè)技術(shù)能力過硬且工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢攧?wù)人員，否則會對信息質(zhì)量帶來較大的負(fù)面影響，甚至?xí)霈F(xiàn)違法亂紀(jì)等現(xiàn)象。

3.以人為本，培養(yǎng)復(fù)合型人才。強(qiáng)化財務(wù)電算化條件下會計職業(yè)道德與法制觀念，財務(wù)電算化依然是由人來操作，如果財務(wù)人員有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，則達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。單位的管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到財務(wù)電算化系統(tǒng)的主體誠信。同時加大對財務(wù)違法違規(guī)行為的查處力度，使違法違規(guī)行為得到應(yīng)有的懲罰，以儆效尤。培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才，適應(yīng)會計電算化工作的要求。財務(wù)電算化要求財會人員不僅應(yīng)掌握扎實的會計知識和技能，還應(yīng)對計算機(jī)和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解。因此，在各單位實行財務(wù)電算化的過程中，更應(yīng)注意培養(yǎng)“會計計算機(jī)管理”型的復(fù)合型人才，以促進(jìn)會計電算化的順利發(fā)展。

4.開發(fā)軟件應(yīng)用，加強(qiáng)硬件管理。財務(wù)電算化軟件是開展電算化成敗的關(guān)鍵。需要開發(fā)輸入數(shù)據(jù)、記賬、計算、編制報表核算的全自動化軟件，并能適應(yīng)財務(wù)干部的操作和軟件的更新?lián)Q代，同時要建立會計財務(wù)計算機(jī)橫向聯(lián)網(wǎng)，部門之間相互利用、交互傳遞數(shù)據(jù)。加快信息流速，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。實行財務(wù)電算化后大量的經(jīng)濟(jì)信息可以得到及時的記錄、匯總和分析。若設(shè)立了系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，則更能優(yōu)化會計信息的交流與共享，增進(jìn)其信息反饋能力。而且及時掌握經(jīng)費(fèi)取支情況能夠創(chuàng)造良好的條件，有利于強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)管理的力度，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)使用效益的提高。

5.建立健全財務(wù)管理制度。建立健全財務(wù)管理制度是實行財務(wù)電算化的前提。在實施會計電算化之前要具備以下幾點：第一，建立內(nèi)容完整的會計財務(wù)管理制度，對財務(wù)管理中可能出現(xiàn)的漏洞應(yīng)建立嚴(yán)格的防范措施和良好的制約機(jī)制。第二，建立規(guī)范的會計核算體系，并對有關(guān)會計科目作出靈活性和統(tǒng)一性的規(guī)定，按照會計制度規(guī)定使用好會計科目，以利于會計數(shù)據(jù)的匯總、分析和考核。第三，建立和完善會計檔案管理制度，保證會計資料存檔規(guī)范，內(nèi)容完整，存放安全?？傊瑫嫻ぷ鬟_(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實行財務(wù)財務(wù)電算化的必備條件。

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[責(zé)任編輯 吳 迪]