檔案管理在工程總承包業(yè)務(wù)中的作用

摘 要：檔案管理工作是做好日常工作的重要組成部分，尤其在工程設(shè)計(jì)到施工的整個(gè)階段。隨著工程總承包業(yè)務(wù)的開(kāi)展，檔案管理的重要性也突顯出來(lái)。由于總承包工程本身所具有的特性，決定其所形成的文件資料具有連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性的特點(diǎn)，反映總承包工程從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試車(chē)直至竣工驗(yàn)收的全過(guò)程。所以，做好工程總承包業(yè)務(wù)檔案管理具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：總承包工程；檔案管理；意義

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）18-0240-02

檔案管理主要體現(xiàn)在它的憑證作用，俗話說(shuō)“空口無(wú)憑，立字為證”，這里所說(shuō)的往往指的是文書(shū)和檔案。可見(jiàn)，日常生活中人們已經(jīng)體察到檔案的憑證價(jià)值。檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，它可以形成為查考、研究、爭(zhēng)辯和處理問(wèn)題的依據(jù)。

檔案管理工作，其中包括總承包（從設(shè)計(jì)到施工直至交付業(yè)主）檔案、監(jiān)理（業(yè)主聘用我們的人幫他們管理施工現(xiàn)場(chǎng)）檔案、施工（以施工單位的身份出現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)）檔案、藍(lán)圖（設(shè)計(jì)出來(lái)的圖紙以藍(lán)圖的形式存檔）檔案、標(biāo)準(zhǔn)圖（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、省標(biāo)、部標(biāo)、地方標(biāo)準(zhǔn)等）這些方面的檔案收集整理等工作，是檔案管理工作的重要組成部分。我們單位是以設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目圖紙為主，工程項(xiàng)目施工及工程項(xiàng)目總承包為輔。

一、檔案管理工作的重要性

隨著工程總承包業(yè)務(wù)的開(kāi)展，檔案管理的重要性也突顯出來(lái)。由于總承包工程本身所具有的特性，決定其所形成的文件資料具有連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性的特點(diǎn)，反映總承包工程從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試車(chē)直至竣工驗(yàn)收的全過(guò)程。這些文件資料是日后參考、借鑒的依據(jù)，是重要的組織過(guò)程資產(chǎn)。工程總承包項(xiàng)目檔案從收集、歸檔、整理編目，到妥善保管及向業(yè)主移交，需要總承包商單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位、安裝單位、調(diào)試單位、試運(yùn)行單位、監(jiān)理單位等工程參建單位共同來(lái)完成，它是一項(xiàng)需要各方密切配合的工作，參與的各方存在著一種互動(dòng)的關(guān)系。

二、檔案管理工作制度

（1）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。 （2）文檔管理員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（3）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

三、EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所需信息的收集、積累、確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門(mén)提交有關(guān)信息

1.總承包歸檔文件整理。（1）編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。（2）將歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過(guò)程。（3）對(duì)項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過(guò)程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。（4）負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。（5）負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。（6）負(fù)責(zé)文檔整理分類(lèi)，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。

2.收集范圍。凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

3.收集時(shí)間。應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。

四、項(xiàng)目

PMC/監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。

五、藍(lán)圖檔案

負(fù)責(zé)本公司完成或引進(jìn)項(xiàng)目的藍(lán)圖的接收、管理和提供利用工作，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；負(fù)責(zé)歸檔藍(lán)圖的分類(lèi)編號(hào)、系統(tǒng)整理（檔案管理系統(tǒng)軟件，目前中油系統(tǒng)統(tǒng)一使用E6表格）、排列上架工作；負(fù)責(zé)編（下轉(zhuǎn)272頁(yè)）（上接240頁(yè)）制檢索工具和庫(kù)房存放處索引工作；參加對(duì)超過(guò)保管期限的檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作；負(fù)責(zé)庫(kù)房安全、保護(hù)工作，使庫(kù)房達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

六、檔案的內(nèi)容

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這八項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為六個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。目前我們單位每年入庫(kù)的檔案有1 000多卷，其中藍(lán)圖300卷左右、監(jiān)理及施工檔案700卷左右，標(biāo)準(zhǔn)100本左右。

所以，做好工程總承包業(yè)務(wù)檔案管理，使文件資料具有連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，匯集資料；規(guī)范管理流程，促進(jìn)各項(xiàng)工作優(yōu)化；保全歷史文書(shū)，為以后工作提供便利；形成科學(xué)理論依據(jù)，達(dá)到管理的各項(xiàng)目標(biāo)對(duì)做好工程總承包業(yè)務(wù)檔案管理具有重要的意義。

[責(zé)任編輯 王玉妹]