淺談新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)

摘 要：檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了新的要求，高校檔案信息化發(fā)展需求日益迫切。本文圍繞新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、主要內(nèi)容、實(shí)施條件等方面展開探討，針對(duì)目前高校在檔案信息化建設(shè)方面的問(wèn)題進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 檔案 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）09（a）-0215-01

檔案信息化管理是檔案工作不斷滿足社會(huì)信息化發(fā)展的一種必然的趨勢(shì)，有助于全面提升檔案工作。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需要。高校檔案信息化是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

1 高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的建設(shè)是否成功的關(guān)鍵要看檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這是檔案信息化整體水平的一個(gè)重要體現(xiàn)，只有做好了檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能不斷的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步、健康、高效的發(fā)展。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及其檔案數(shù)字化設(shè)備。對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整體規(guī)劃則包括了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案信息化的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)，關(guān)鍵在軟件。

1.2 檔案資源建設(shè)

1.2.1 遵守規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)行統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，以國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的接收、歸檔、管理和利用。

1.2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的有效接軌，及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

1.3 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、分類號(hào)、主題詞、內(nèi)容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲(chǔ)、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全過(guò)程。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)主要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，要加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)；第二，要做好對(duì)重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，不斷的建設(shè)出高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)；第三，要做好所有館藏檔案全部數(shù)字化。要明確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。

1.4 服務(wù)體系建設(shè)

檔案信息服務(wù)體系建設(shè)是檔案信息化的服務(wù)方向。通過(guò)建立檔案信息共享通道和服務(wù)平臺(tái)，不斷的拓展檔案信息服務(wù)社會(huì)的渠道方式，不斷的減少“信息孤島”、不斷的強(qiáng)化檔案信息的資源共享機(jī)制，另外對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)及其利用要不斷的更新，并且還要加快速度，不斷的建立出高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的一種新型的檔案服務(wù)體系。另外，強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化，通過(guò)各個(gè)方面實(shí)行計(jì)算機(jī)的有效的管理、控制，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的有效的管理和控制，使用軟件系統(tǒng)來(lái)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。建立以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口，是新時(shí)期檔案利用者實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用的有效渠道。

1.5 安全體系建設(shè)

對(duì)于檔案信息安全體系建設(shè)在檔案工作中，是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，決定了檔案事業(yè)中各項(xiàng)工作是否能順利的進(jìn)行。因此，對(duì)于檔案信息安全不能忽視，視其與檔案實(shí)體安全一樣重要，并且要采取相應(yīng)的措施來(lái)保證檔案信息的安全，保證數(shù)字檔案及其電子文件的內(nèi)容的真實(shí)性、長(zhǎng)久性和有效性。具有通過(guò)以下兩個(gè)措施來(lái)確保檔案信息安全：一是采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息存儲(chǔ)安全；二是內(nèi)部局域網(wǎng)要與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息利用安全。

2 高校檔案信息化建設(shè)實(shí)施的重要條件

2.1 經(jīng)費(fèi)保障

將檔案信息化建設(shè)作為檔案管理重要任務(wù)，進(jìn)行專項(xiàng)落實(shí)。學(xué)校相關(guān)部門齊抓共管，共同推進(jìn)。要積極爭(zhēng)取學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算，確定一定的比例投入檔案信息化建設(shè)，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。充分認(rèn)識(shí)到檔案館信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，加大經(jīng)費(fèi)投入，以保障信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.2 人才配備

錢學(xué)森說(shuō)過(guò)：“現(xiàn)代圖書館、檔案館、情報(bào)單位的工作人員應(yīng)該是信息專家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是信息使用者的向?qū)Ш皖檰?wèn)?！睓n案信息化建設(shè)而言，對(duì)于人才也提出了更高的要求，要不斷的選拔和培養(yǎng)出不僅具備精通的檔案管理能力，同時(shí)，還要求要熟悉掌握關(guān)于本單位的相關(guān)業(yè)務(wù)的流程；不僅要求熟悉掌握基本的計(jì)算機(jī)的管理知識(shí)，同時(shí)，還要能夠準(zhǔn)確的提供軟件開發(fā)的需求，另外信息化建設(shè)的復(fù)合型人才還要具有能與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通的能力，同時(shí)還具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感的檔案管理人才。

在高校檔案信息化建設(shè)中的人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，我們必須不斷的優(yōu)化結(jié)構(gòu)，以便于日后能為檔案工作提供強(qiáng)有力的人才保障，并始終做到以人為本，把提高人才隊(duì)伍素質(zhì)作為首要任務(wù)去完成。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)具有長(zhǎng)期、全面和具體的特點(diǎn)，而在當(dāng)下，我國(guó)高校在檔案信息化建設(shè)方面普遍面臨著困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。作為新時(shí)期的檔案工作者，必須與時(shí)俱進(jìn)，迎接挑戰(zhàn)，積極探索新思路新方法，開創(chuàng)檔案工作新局面，更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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