高校電子檔案管理中存在問題及對(duì)策

摘 要：對(duì)高校電子檔案目前存在的問題及在今后工作中對(duì)問題解決的方法進(jìn)行探討，對(duì)電子檔案探索較好的保護(hù)措施，并培養(yǎng)一批高素質(zhì)，具有敬業(yè)精神且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員。

關(guān)鍵詞：高校電子檔案 檔案管理 制度建設(shè) 信息技術(shù) 安全管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）07（a）-0216-01

電子檔案有別于傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)，它具有數(shù)字化、虛擬化的特點(diǎn)，是承載信息讀取的重要媒介。其載體的范圍包括電子計(jì)算機(jī)、光盤、磁盤、軟硬件等，提供電子檔案信息存儲(chǔ)和應(yīng)用讀取的全部介質(zhì)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與普及為電子檔案管理提供了必備條件，高校電子檔案信息資源是調(diào)節(jié)引導(dǎo)電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)要素。為了推動(dòng)電子檔案建設(shè)的發(fā)展，有必要對(duì)高校電子檔案管理進(jìn)行完善和強(qiáng)化管理措施。

1 電子檔案管理中存在的主要問題

1.1 電子檔案管理規(guī)章制度不健全

當(dāng)前，許多高校電子文件的產(chǎn)生實(shí)際上是無序的，對(duì)電子文件歸檔不明確，存貯載體存在不安全隱患。對(duì)電子文件的歸檔程序沒有規(guī)范化，缺乏行之有效的管理制度。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把許多有價(jià)值的應(yīng)歸檔文件分散存放分散管理，沒有及時(shí)將個(gè)人存儲(chǔ)的電子文件及時(shí)歸檔，有很多重要的文件被隨意的刪除覆蓋掉。給電子檔案工作造成嚴(yán)重?fù)p失。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不一

在檔案管理過程中，只有選配素質(zhì)高業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員，才能提高檔案管理水平。高校電子檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，對(duì)電子技術(shù)、通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)知識(shí)掌握一知半解，沒有積極更新相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致電子文件的歸檔工作出現(xiàn)被動(dòng)、滯后的局面。

1.3 電子文件的形成與電子檔案歸檔脫節(jié)

在高校檔案管理工作中，從電子文件的形成到歸檔要經(jīng)歷許多部門，許多部門產(chǎn)生電子文件時(shí)沒有檔案人員參與意見，電子文件管理不嚴(yán)，形成文件的部門及人員對(duì)電子檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，存在隨意刪改的現(xiàn)象，有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，導(dǎo)致電子文件管理與電子檔案管理出現(xiàn)關(guān)系不順，相互推諉時(shí)有發(fā)生。

2 高校電子檔案管理的對(duì)策

2.1 建立建全檔案管理工作規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平以及對(duì)電子檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。根據(jù)國家有關(guān)電子檔案管理的統(tǒng)一要求，結(jié)合本校的電子檔案的特點(diǎn)和存在的問題，提出可行性的規(guī)范措施和管理制度，如：收集范圍、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管措施等，使各系部在歸檔工作中有章可循，從而使檔案管理工作朝著制度化，規(guī)范化方向發(fā)展，才能使電子檔案管理更加專業(yè)化。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作是否做好的重要的因素，要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍，必須提升檔案人員管理水平及業(yè)務(wù)能力，加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，檔案管理人員要不僅要學(xué)習(xí)好檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等法律法規(guī)之外。還要學(xué)好相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，高校中教科研方面的電子檔案是高校電子檔案管理中的重中之重，所以加強(qiáng)專兼職檔案管理人員培訓(xùn)，培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才是高校檔案管理工作的重要任務(wù)。

2.3 加強(qiáng)電子檔案安全保護(hù)措施

隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，電子文檔的重要性越來越突出，安全保護(hù)問題也越來越嚴(yán)重。每一個(gè)階段都存在相應(yīng)的安全威脅。電子檔案安全是指電子檔案從產(chǎn)生、存儲(chǔ)、處理、傳輸、利用及銷毀和永久保存的過程中存在的安全隱患。要選取質(zhì)量好，性能優(yōu)的信息載體存貯檔案信息，創(chuàng)造適宜的存貯環(huán)境也是電子檔案信息載體使用壽命長短的重要因素，還要防止光線和有害氣體危害。電子文檔保護(hù)從防護(hù)到借助電子文檔安全管理系統(tǒng)，才能真正保證電子檔案載體的安全，所以加強(qiáng)電子檔案安全保護(hù)是提高電子檔案利用率和延長使用壽命的保障。

2.4 保證電子檔案信息內(nèi)容來源的原始真實(shí)性、完整性和長期有效性

電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性是進(jìn)行電子檔案管理的核心問題。紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袛啵娮游募梢员辉瓨訌?fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實(shí)性的基礎(chǔ)。要從電子文件生成時(shí)就要開始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對(duì)各項(xiàng)操作的跟蹤記錄。制定文件生成和辦理的流程控制程序；建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任者鏈接，分別對(duì)起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔等過程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)和辦理交接手續(xù)。才能保證電子檔案信息內(nèi)容來源的原始真實(shí)性、完整性。

高校的電子文件是高校進(jìn)行行政管理和教學(xué)管理的重要資源，高校要從管理和教學(xué)的實(shí)際出發(fā)，采取切實(shí)可行的管理措施，從硬件與軟件兩個(gè)方面來加強(qiáng)高校電子檔案管理工作，只有把這些重要信息資源得到很好開發(fā)與利用，使之達(dá)到科學(xué)化管理，才能更好地為教科研服好務(wù)。

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