談高校檔案管理與服務(wù)

摘 要：高校檔案的存檔作用是保存其歷史及現(xiàn)代文件資料，其功能是為高校服務(wù)；但是，許多高等學(xué)校對(duì)檔案管理工作仍處于比較低的階層，致使其在日常工作中所發(fā)揮的服務(wù)功能得不到釋放，本文將對(duì)此方面加以討論分析。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 檔案 管理 服務(wù) 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)是以樹(shù)立高校自我發(fā)展的形象和價(jià)值為主線，其目的是為高校的發(fā)展、建設(shè)服務(wù)并提供給他人所需的可借鑒的科學(xué)依據(jù)，其核心價(jià)值在于保障服務(wù)對(duì)象的權(quán)利，其宗旨也是與時(shí)俱進(jìn)的。

在新的歷史及現(xiàn)時(shí)階段中，高校檔案管理與服務(wù)卻面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，而如何加強(qiáng)高校檔案管理與服務(wù)工作，最大限度地發(fā)揮職能作用，是檔案專業(yè)技術(shù)人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國(guó)家各級(jí)檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現(xiàn)代活動(dòng)，保存?zhèn)洳楦鞣N文件、材料的綜合。當(dāng)然，高校的發(fā)展建設(shè)是具有鮮明的時(shí)代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設(shè)中一個(gè)必不可少的十分重要的組成部分，同時(shí)，它又是為高校管理者提供決策的一個(gè)載體。所以說(shuō)，檔案的管理與服務(wù)功能是顯而易見(jiàn)的。

1 高校對(duì)檔案管理重視的程度有待加強(qiáng)

高校檔案管理，較長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期處于學(xué)校校長(zhǎng)辦公室隸屬管轄范疇，雖然設(shè)置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業(yè)人員），但是所設(shè)置的檔案室與各室（部）、人事處、教務(wù)處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復(fù)性，而教師的業(yè)務(wù)檔案及個(gè)人信息，又歸教務(wù)處管理（或各部室）專門(mén)人員監(jiān)管。筆者以我校為例，教師及各專業(yè)技術(shù)人員晉升職稱的個(gè)人有價(jià)值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門(mén)又各行其實(shí)，這樣就給高校檔案管理工作者帶來(lái)了諸多問(wèn)題，怎樣解決，我們應(yīng)加以探討。但是檔案管理，是依照國(guó)家《檔案法》和《檔案分類法》來(lái)管理編目。既要分兩類，又要立卷。長(zhǎng)期以來(lái)，教育行政部門(mén)及高校領(lǐng)導(dǎo)者，對(duì)高校檔案管理與服務(wù)工作的重要意義認(rèn)識(shí)不足，因?yàn)閷?dǎo)致高校檔案一些具有歷史價(jià)值的文件、文獻(xiàn)資料流失，尤其是見(jiàn)校歷史比較久遠(yuǎn)的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來(lái)的珍貴檔案的丟失，包括“文革”中流失的重要檔案，這都給高校的發(fā)展建設(shè)留下了不可彌補(bǔ)的損失，我們應(yīng)該引以為戒，并加強(qiáng)管理。

2 加強(qiáng)高校檔案管理及創(chuàng)新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學(xué)校設(shè)立的檔案室要按照《檔案管理制度》設(shè)置素質(zhì)高、保密性強(qiáng)、專業(yè)能力突出的檔案。專業(yè)技術(shù)人員來(lái)管理（黨員更好），避免“學(xué)的不用，用的不學(xué)”的現(xiàn)象法神。在職能上要隸屬于學(xué)校的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作，參照檔案館的管理體系來(lái)管理，維護(hù)人權(quán)增強(qiáng)檔案部門(mén)的職能作用，為高校師生服務(wù)。

2.2 檔案館員制度要加強(qiáng)并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現(xiàn)代管理檔案技能，要充分發(fā)揮檔案館員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，樹(shù)立為高校發(fā)展、建設(shè)、為決策這當(dāng)好參謀的服務(wù)理念，要把檔案管理與服務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，各類材料立卷、歸檔有序，紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)的結(jié)合歸檔管理，使利用者在危機(jī)中一目了然，下載便捷。（當(dāng)然，具有保密性質(zhì)的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據(jù)可查；并發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，為服務(wù)對(duì)象提供最佳服務(wù)、不斷提高檔案管理與服務(wù)的觀念、人文及學(xué)術(shù)地位。其次，檔案工作者要端正行業(yè)部門(mén)作風(fēng)，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對(duì)檔案進(jìn)行分類鑒定和編目，并通過(guò)諸多形式開(kāi)發(fā)檔案的信息資源。為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對(duì)象，國(guó)家憲法和法律所賦予公民享有的權(quán)利，也應(yīng)在此體現(xiàn)；同時(shí)，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務(wù)對(duì)象而靈活掌握。歸根結(jié)底，檔案工作，是要用人來(lái)管理的，一切工作要“以人為本”并創(chuàng)造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內(nèi)涵，注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。

高校檔案管理與服務(wù)，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學(xué)地管好，而且還要適應(yīng)的形式下的對(duì)外技術(shù)交流工作，最大限度地調(diào)動(dòng)高校檔案工作人員的積極性，創(chuàng)造性，把各項(xiàng)制度落在實(shí)處，從而建立起高校檔案管理與服務(wù)的有效機(jī)制，為社會(huì)服務(wù)。

總之，高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會(huì)大背景下存在的產(chǎn)物，它的屬性是特殊的；它的價(jià)值取向是明確的；它的主線是為人服務(wù)的。因此，在當(dāng)今信息資源極其豐富而又公開(kāi)的時(shí)代，我們更要賦予它新的內(nèi)涵，要把握好時(shí)代的脈搏，把現(xiàn)代化的高校檔案管理與服務(wù)、工作提高到一個(gè)新的層面，為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)和《檔案法》實(shí)施與普及，做出一個(gè)檔案工作者的應(yīng)有奉獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李真.以人為本加強(qiáng)高校檔案管理與服務(wù)[J].蘭臺(tái)世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2]陳少毅.以人為本促進(jìn)高校檔案管理與服務(wù)[J].檔案與建設(shè)，2010（3）.

[3]任群，彭朝暉.高校圖書(shū)館與檔案物業(yè)管理專業(yè)化運(yùn)作探索[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2006（6）.

[4]趙靜.高校檔案館員職業(yè)倦怠的產(chǎn)生及對(duì)策[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（21）：107-108.

[5]盧志蘭.高校教學(xué)檔案管理特點(diǎn)、現(xiàn)狀、對(duì)策[J].魅力中國(guó)，2009（7）.

[6]倪慧敏，柯友良，黃文卿.高校評(píng)估檔案管理規(guī)范化的探索[J].檔案學(xué)研究，2006（5）：16-18.