醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策分析

【摘要】醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院改革的進(jìn)程中面臨著更多的突出問(wèn)題，如制度上的缺失、權(quán)責(zé)定義不明、機(jī)制設(shè)置不全、人才欠缺，以及管理技術(shù)落后等，不僅給醫(yī)院檔案管理者提出了要求，也為推進(jìn)醫(yī)改建設(shè)帶來(lái)挑戰(zhàn)。本文將結(jié)合醫(yī)院管理實(shí)際，從醫(yī)院檔案管理機(jī)制上、醫(yī)院綜合效益評(píng)價(jià)上、人才培養(yǎng)上、科技應(yīng)用上四個(gè)方面來(lái)闡述，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理水平和效率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理；檔案管理；問(wèn)題；措施

檔案管理是信息與知識(shí)的綜合，也是社會(huì)實(shí)踐中優(yōu)化和改善管理的有效資料來(lái)源。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，特別是基于對(duì)醫(yī)院管理工作記錄、圖表、影像資料及錄音等書(shū)面與其他載體材料的開(kāi)發(fā)與利用，從科技發(fā)展上為醫(yī)院管理提供寶貴的信息資源。

結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，從管理力度和思路上推動(dòng)檔案管理工作更好的服務(wù)醫(yī)療、科研等工作，不僅是提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理的根本需要，也是改進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)醫(yī)院順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的必要前提。

1、制約當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題分析

1.1 管理機(jī)制不完善，權(quán)責(zé)不明晰

從醫(yī)院當(dāng)前信息管理體系的建構(gòu)機(jī)制來(lái)看，醫(yī)院檔案管理主要是有信息科和綜合檔案室兩部分來(lái)共同完成，作為綜合醫(yī)院的必備科室，信息科技主要從信息的收集、整理、加工等方面來(lái)行使職能，而綜合檔案室則主要從檔案的歸類統(tǒng)計(jì)中來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)資料的匯總、整理、保管工作，兩者在人力、物力、財(cái)力上的支出，不僅造成各類資源存在溝通的障礙，而且因缺乏有序的協(xié)調(diào)而制約了醫(yī)院信息化管理水平的提高。

1.2 信息檔案管理相對(duì)薄弱，檔案管理制度不健全

從當(dāng)前醫(yī)院管理實(shí)際來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院都建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然而由于管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案材料出現(xiàn)的損毀不能及時(shí)有效的歸檔和整理，特別是關(guān)于檔案管理的制度不夠完善，無(wú)法從制度的限定和職責(zé)的明晰上來(lái)貫徹檢查和考核措施，同時(shí)隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)涵和外延的發(fā)展，對(duì)于過(guò)去純粹的資料文書(shū)檔案、病歷檔案、人事檔案、照片檔案等，逐步被科研檔案、聲像檔案、膠片檔案，以及計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案所代替。對(duì)于相對(duì)于時(shí)代發(fā)展下的醫(yī)院檔案管理中的新問(wèn)題、新要求的把握不夠，很多應(yīng)該納入檔案管理的信息和資料未能有效的被管理。

1.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，管理者認(rèn)識(shí)不夠

對(duì)于醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作來(lái)說(shuō)，檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，也是現(xiàn)代醫(yī)院綜合管理水平的重要環(huán)節(jié)。然而在醫(yī)院綜合檔案管理實(shí)踐中，由于缺乏相應(yīng)的外部激勵(lì)機(jī)制，特別是對(duì)于醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效貫徹，再加上管理者存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，未能客觀地認(rèn)識(shí)到信息資源的不可再生性，從而放松了對(duì)管理者管理職責(zé)的明確。

1.4 管理技術(shù)落后，檔案管理專業(yè)人才相對(duì)匱乏

現(xiàn)代檔案管理無(wú)論是管理理論還是業(yè)務(wù)水平都需要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，而在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理專業(yè)人才相對(duì)較少，而學(xué)歷低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)掌握較少，已經(jīng)成為制約醫(yī)院檔案管理整體水平的瓶頸。醫(yī)院在人才培養(yǎng)計(jì)劃中，往往側(cè)重于對(duì)醫(yī)療服務(wù)技術(shù)人才的引入，忽視了對(duì)檔案管理者自身素質(zhì)的提升，特別是很多檔案管理者還停留在過(guò)去傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理水平上，缺乏理論知識(shí)和創(chuàng)新活力，也給醫(yī)院檔案管理水平的提升帶來(lái)制約。

2、破解醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐對(duì)策

2.1 構(gòu)建制度化環(huán)境，夯實(shí)醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)

制度建設(shè)是推進(jìn)醫(yī)院管理的首要任務(wù)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)同樣如此。從醫(yī)院檔案管理制度的健全上，如加大對(duì)檔案的收集和歸類，強(qiáng)化對(duì)檔案資料的保管和利用，制定醫(yī)院檔案歸檔范圍、檔案管理評(píng)級(jí)鑒定制度等，從制度上來(lái)落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐，并從貫徹上納入崗位制和考評(píng)方法，切實(shí)從制度健全上來(lái)優(yōu)化分散、眾多的部門(mén)協(xié)調(diào)問(wèn)題，將專業(yè)性高、技術(shù)性強(qiáng)的檔案管理與機(jī)密等級(jí)建立區(qū)別對(duì)待。醫(yī)院檔案管理是建立在各科室、各行政及后勤管理的全方面，對(duì)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、科室工作人員、醫(yī)護(hù)人員來(lái)說(shuō)，都應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并從自身部門(mén)出發(fā)，來(lái)協(xié)助并完善醫(yī)院檔案的收集工作，從而提升全院人員能夠積極配合檔案部門(mén)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的有效登記和動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，確保檔案管理的完整性。同時(shí)，健全醫(yī)院三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化垂直式管理模式，從檔案管理實(shí)踐的現(xiàn)代化需要出發(fā)，成立專門(mén)的檔案管理小組，由院長(zhǎng)來(lái)分管各科室主任，由各主任擔(dān)任各職能科室檔案監(jiān)督工作，并從科室設(shè)置兼職檔案員，共同形成三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化體系，以實(shí)現(xiàn)對(duì)自身科室與醫(yī)院總體信息的有效對(duì)接、移交和歸類統(tǒng)計(jì)。

2.2 以綜合效益為導(dǎo)向，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理質(zhì)量體系

檔案管理的目標(biāo)是開(kāi)發(fā)利用檔案資源，而通過(guò)對(duì)檔案使用價(jià)值的深化和開(kāi)發(fā)，為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)、管理和患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而滿足醫(yī)院各部門(mén)、各科室醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案資料的有效需求。為此，樹(shù)立醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量目標(biāo)，以綜合效益為導(dǎo)向，來(lái)提升檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，并促進(jìn)檔案管理建設(shè)的不斷完善。檔案是信息的集合，對(duì)醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)過(guò)程就是對(duì)檔案信息進(jìn)行獲得、處理、分析、利用的過(guò)程，從構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息平臺(tái)上，來(lái)融入醫(yī)院各類信息，不僅可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，還能夠從信息的整體效能上來(lái)提升檔案的綜合效益。

2.3 以人才培養(yǎng)為后盾，轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理工作模式

人才是提升管理水平的有效動(dòng)力，而檔案管理人才的引入和培養(yǎng)機(jī)制的完善，是充分發(fā)揮醫(yī)院自身管理能力，轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式的有力資源。從過(guò)去對(duì)“重管輕用”思想中解放出來(lái)，打破被動(dòng)管理的服務(wù)模式，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，從主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用檔案資源上來(lái)充分發(fā)揮信息資源功用，只有從人才素質(zhì)上來(lái)確保醫(yī)院檔案管理工作的有序提升。為此，加強(qiáng)對(duì)檔案法和檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，因地制宜的開(kāi)展檔案管理學(xué)習(xí)活動(dòng)，從管理層級(jí)、管理對(duì)象、崗位層次上來(lái)明確學(xué)習(xí)目標(biāo)，采取有效的方法和措施，鼓勵(lì)檔案管理者積極參與學(xué)術(shù)交流，完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，并從臨床實(shí)踐與醫(yī)院管理中來(lái)開(kāi)展檔案管理的研究和技術(shù)創(chuàng)新。

2.4 以科學(xué)技術(shù)為支撐，提升醫(yī)院檔案管理效率

現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理提供了先進(jìn)的現(xiàn)代化的管理手段，也為檔案信息的檢索、匯總、再現(xiàn)提供便捷渠道。為此，從醫(yī)院檔案管理內(nèi)容上進(jìn)行科學(xué)劃分，并借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)全面、快捷、有效的利用檔案資源，從而最大化的發(fā)揮檔案管理的效率。

3、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療技術(shù)與檔案信息協(xié)同發(fā)展的綜合性技術(shù)，應(yīng)該以檔案的跟蹤服務(wù)和超值服務(wù)為著力點(diǎn)，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，最大化的發(fā)展檔案管理在新醫(yī)改中的積極作用。

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