淺析時(shí)間管理在管理工作中的應(yīng)用

【摘要】本文首先對(duì)時(shí)間進(jìn)行簡單的介紹，并通過重要性和緊急性兩個(gè)維度對(duì)工作事件進(jìn)行劃分，分析管理者應(yīng)把時(shí)間按照重要緊急，重要不緊急，緊急不重要，既不重要又不緊急的次序安排工作。突出時(shí)間管理中強(qiáng)調(diào)具有效能最具有價(jià)值的事件。同時(shí)給出管理者在管理時(shí)間上的建議。

【關(guān)鍵詞】時(shí)間管理；四象限法；效能

一、時(shí)間的概念及特性

時(shí)間是宏觀一切具有不停止的持續(xù)性和不可逆性的物質(zhì)狀態(tài)的各種變化過程，其有共同性質(zhì)的連續(xù)事件的度量衡的總稱。愛因斯坦在相對(duì)論中提出時(shí)間與空間一起組成四維時(shí)空，構(gòu)成宇宙的基本結(jié)構(gòu)。

（一）時(shí)間的不可逆轉(zhuǎn)性 在管理者做決策中，判斷出現(xiàn)失誤，錯(cuò)過了一個(gè)難得的投資機(jī)會(huì)，便會(huì)懊惱不已。但是時(shí)間不能夠倒流，任管理者如何去彌補(bǔ)，逝去的的時(shí)間不可再來?？鬃釉缭趦汕昃蛯?duì)時(shí)間發(fā)出感慨，“逝者如斯夫，不舍晝夜”，勸誡世人應(yīng)珍惜時(shí)間。

（二）時(shí)間的不可替代性 在管理中各種資源中，人財(cái)物既可以積蓄又可以發(fā)揮互補(bǔ)作用，唯有時(shí)間具有特殊性，是不可替代的，時(shí)間一分一秒的流逝，管理者無法尋求別的資源來彌補(bǔ)。這就是時(shí)間不可替代，正因?yàn)槿绱耍瑫r(shí)間才體現(xiàn)出自身的價(jià)值，是組織最寶貴的資源。

（三）時(shí)間的均等性 不管是高層管理者還是基層員工，不管是富人還是窮人，不管是大人還是小孩，時(shí)間對(duì)于所有人來說都是一樣的，一天24小時(shí)，1440分鐘，86400秒。時(shí)間對(duì)于每一個(gè)人都是公平的。在管理中，特別是高層管理者，時(shí)間能否有效利用直接關(guān)系到自己的個(gè)人價(jià)值，進(jìn)而影響到整個(gè)組織的辦事效率。

二、時(shí)間管理的基本概念

時(shí)間管理是指通過事先規(guī)劃并運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)。時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展階段：第一、備忘錄階段，在這個(gè)階段中，主要是在忙碌中調(diào)整時(shí)間和精力。第二、工作表階段，規(guī)定工作的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，在此階段中計(jì)劃顯得尤為重要。第三、排列優(yōu)先順序階段，也就是根據(jù)事情的重要性和緊急性兩個(gè)維度來劃分，追求工作的效率。第四、以重要性為導(dǎo)向階段，側(cè)重個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，平衡工作與個(gè)人的關(guān)系。

三、時(shí)間管理的基本法則

第一、帕金森定律。這定律指出，只要還有時(shí)間，工作就會(huì)不斷擴(kuò)展，直到用完所有的時(shí)間。換一種說法是：工作總是會(huì)拖到最后一刻才會(huì)被完成。組織中的人員越來越多，越來越龐雜，但是工作的效率越來越低下。因?yàn)閱T工的數(shù)量與實(shí)際的工作量之間不存在任何關(guān)系。最后的結(jié)果就是人數(shù)多，工作任務(wù)總是不能完成。

第二、帕累托定律。這條定律指出80%的結(jié)果來源于20%的努力，80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素。把工作任務(wù)具體分為重點(diǎn)的少部分，應(yīng)該把精力放在這重點(diǎn)方面。。

四、時(shí)間管理的四象限法

根據(jù)事情的重要性與緊急性這兩個(gè)維度，將事情分為四部分，分別為A重要且緊急的事情，B重要但不緊急的事情，C不重要但緊急的事情，D既不重要也不緊急的事情。

四象限法告訴管理者首先任何事件都可以用重要性和緊急性兩個(gè)維度來劃分。其次，嚴(yán)格按照自身對(duì)事件的評(píng)估來確定。再次，事件的劃分一旦確定，不要輕易的改動(dòng)，最后預(yù)計(jì)各項(xiàng)工作任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間。

管理者為了有效的工作，可以根據(jù)四象限法合理的對(duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃。

首先，A事件重要緊急的事情是必須做的，此時(shí)必須放下手頭上所有的工作，集中精力處理好A類事件。此類事件往往是突發(fā)事件，極具危機(jī)感。

其次，應(yīng)該關(guān)注B類事件，此類事件為重要的但不緊急的事件，因?yàn)槿绻蝗プ鲋匾氖虑椋匾圆粫?huì)下降，但是時(shí)間一久，不緊急就會(huì)變的緊急，這就會(huì)變成A事件（管理者應(yīng)該不允許過多的突發(fā)事件發(fā)生）。

再次，我們應(yīng)該做C類事件，不重要但是很緊急的事件。這類事件不重要，本著重要性導(dǎo)向的原則，此類事件可以少做，另外緊急的事件有可能隨著時(shí)間的推移會(huì)變得不緊急，甚至?xí)?。例如，電話?huì)議，例行活動(dòng)等

最后，不重要不緊急的事情，此類事件不應(yīng)該花費(fèi)時(shí)間去做。在工作中應(yīng)當(dāng)舍棄。例如，游戲娛樂活動(dòng)等。

五、時(shí)間管理對(duì)管理者的啟示

（一）多數(shù)管理者把更多的時(shí)間浪費(fèi)在C類事件

在實(shí)際工作中，B和C類事件往往不可兼得，管理者往往去做C類事件。C類事件非常緊急，給管理者的時(shí)間壓力非常大，而且完成此事件后，結(jié)果往往顯而易見。對(duì)于急功近利的管理者來說，多數(shù)會(huì)去做緊急的事情，認(rèn)為重要的事情將來還有時(shí)間去做。正確的做法，是通過合理的授權(quán)，將C類事件交給別人去做。

（二）管理者應(yīng)做更多的B類事件

首先，之所以出現(xiàn)A類事件，就是因?yàn)橛泻芏嗟腂事件沒有去做，而去做了C事件，此外，C類事件會(huì)隨著時(shí)間的推移變得不緊急，會(huì)變成D類事件。B事件往往跟組織的關(guān)鍵工作相聯(lián)系，屬于管理工作的內(nèi)功，是組織進(jìn)行管理工作的基礎(chǔ)，管理者要善于把重要的事件變成緊急的事情。

（三）做正確的事，強(qiáng)調(diào)效能

管理者應(yīng)當(dāng)改變管理思維，糾正正確的做事的觀念，正確的做事往往強(qiáng)調(diào)的是效率，不一定符合組織的利益，也就是不一定會(huì)有效果。然而做正確的事情就是強(qiáng)調(diào)效能，始終不偏離組織的目標(biāo)和結(jié)果，個(gè)人的行為與組織的目標(biāo)一致。高效率通常是指辦事的速度快，而高效能則不僅僅是指快，而是指在單位時(shí)間內(nèi)，所獲得的價(jià)值和回報(bào)高，即又快又對(duì)又好又高。如果做事情方向不對(duì)，越努力越失敗。每一分每一秒時(shí)時(shí)刻刻要做具有效能的事件。

（四）時(shí)間管理講究速度，講究執(zhí)行力，講究計(jì)劃性

時(shí)間作為一種特殊的資源，不能保存，速度是時(shí)間的反映，要想充分利用時(shí)間，必須講究速度。對(duì)于管理者應(yīng)當(dāng)明白現(xiàn)在的行業(yè)競爭不是大魚吃小魚，而是快魚吃慢魚。把時(shí)間與精力分配到最有價(jià)值的事件當(dāng)中。時(shí)間很重要，應(yīng)倍加珍惜，在實(shí)際工作中，很多管理者有意無意的浪費(fèi)時(shí)間，例如懶惰，拖延時(shí)間，辦事低效率等。執(zhí)行力太弱，導(dǎo)致時(shí)間白白流失，造成執(zhí)行力弱的原因是因?yàn)?，管理者并沒有對(duì)事件設(shè)定截止時(shí)間，無限期的拖延，導(dǎo)致不重要的事件變成重要的事件。管理者與普通員工最大的不同在于是否有計(jì)劃性，管理者應(yīng)該多思考再行動(dòng)，慢計(jì)劃快行動(dòng)。做計(jì)劃可以多花一點(diǎn)時(shí)間，這樣行動(dòng)起來就不會(huì)盲目。

五、結(jié)語

綜上所述，時(shí)間管理技能對(duì)于管理者來說是尤為重要的，作為一個(gè)成功的管理者，要做時(shí)間的主人，不要做時(shí)間的奴隸。按照四個(gè)象限對(duì)事件的劃分，做好重要的事件，最具有生產(chǎn)力的事件，從而提高工作效率。

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