高校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

【摘要】高校檔案管理是高校管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案的收集、管理、應(yīng)用都隨著發(fā)生了重大的變化，如何適應(yīng)這一歷史性變化，使高校檔案管理適應(yīng)當(dāng)代科技化、信息化、現(xiàn)代化的要求，適應(yīng)高校廣大教職員工的需要，適應(yīng)高效快速發(fā)展的新趨勢(shì)，是高校檔案管理工作面臨的新課題，需要認(rèn)真探索創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理工作；發(fā)展；信息化；創(chuàng)新

高校檔案，是指高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。檔案不僅是歷史的記錄，對(duì)了解歷史情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)行科學(xué)研究，都具有廣泛的研究和參考價(jià)值。隨著信息資源網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式已成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一、高校檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程

高校檔案管理工作，是伴隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展而不斷前進(jìn)和發(fā)展壯大的。1954年之前，我國(guó)檔案管理尚沒有專門的管理機(jī)構(gòu)，檔案管理的法規(guī)不健全，高校檔案管理也處于無序狀態(tài)。這一時(shí)期的多數(shù)高校檔案管理，既沒有檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，也沒有檔案管理的專門庫房。檔案管理基本上由校內(nèi)各部門自己完成。管理分散混亂，整理方法不科學(xué)、不統(tǒng)一，有些檔案甚至得不到及時(shí)有效的整理，損毀、散失、泄密等現(xiàn)象普遍存在。

1954年11月，國(guó)家檔案局設(shè)立，有了專門管理檔案的機(jī)構(gòu)，相應(yīng)的檔案管理政策和法規(guī)也陸續(xù)出臺(tái)，這也有利促進(jìn)了高校檔案管理工作。這一時(shí)期，高校加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，城里了專門的管理機(jī)構(gòu)，配備了專門的管理人員，高校檔案管理工作得到了大大的加強(qiáng)。這是我國(guó)高校檔案管理工作的一次飛躍。需要說明的是，受歷史和條件的局限，當(dāng)時(shí)所謂的專門機(jī)構(gòu)也只是根據(jù)需要把檔案管理分成了兩大塊，一塊是文書檔案室，這一塊一般由黨委辦公室負(fù)責(zé)；一塊是技術(shù)和科技檔案室，這一塊多由校行政負(fù)責(zé)管理。這種管理模式，分散了領(lǐng)導(dǎo)力量，也分散了人員和財(cái)力、物力，不利于檔案的利用和規(guī)范化管理，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和完整性。

進(jìn)入20世紀(jì)80年代，伴隨我國(guó)改革開放的深入，高校發(fā)展得到重視，高校檔案管理工作也相應(yīng)得到快速發(fā)展，許多學(xué)校都建立了專門的檔案館，理順了管理體制，加強(qiáng)了人員特別是專業(yè)人員的配備，可以說，這是我國(guó)高校檔案管理工作的第二次飛躍。

進(jìn)入90年代，高校檔案管理日趨規(guī)范和完善，管理人員的配備也更加專業(yè)化，管理工作的信息化、現(xiàn)代化也初見端倪。

2000年后，現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校檔案管理工作出現(xiàn)新的重大變化，一是先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理理念廣泛引入檔案管理工作；二是檔案信息化快速發(fā)展，出現(xiàn)了許多新的檔案保存形式，如磁盤、光盤等儲(chǔ)存介質(zhì)；三是檔案信息的獲取更加方便快捷；四是檔案的查詢利用功能日益突出。

二、高校檔案管理工作面臨的新變化

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了快速發(fā)展的信息時(shí)代，人們傳統(tǒng)的生活方式正在經(jīng)受著深刻的變革，作為記錄歷史的檔案工作，也在經(jīng)受著信息時(shí)代帶來的沖擊，主要表現(xiàn)在：

（一）檔案存儲(chǔ)的變化。過去大多使用紙張作為載體記錄史實(shí)，其他載體的檔案只占極少部分，而今計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量使用，絕大多數(shù)的館藏被制成了電子文件。檔案的存儲(chǔ)方式將逐漸走向“數(shù)字化”趨勢(shì)。

（二）檔案管理方式的變化。檔案載體的變化自然引起了管理方式的變革。機(jī)械化、電子化正逐步取代以往的手工操作，檔案文件的產(chǎn)生、傳遞、保存、再現(xiàn)可以全部在網(wǎng)絡(luò)上完成，真正實(shí)現(xiàn)了文檔管理的一體化。

（三）詳細(xì)的線索，通過復(fù)雜的檢索目錄，才能調(diào)出所查檔案和材料。而現(xiàn)在，用戶可以在網(wǎng)上直接下載、拷貝網(wǎng)上內(nèi)容?？芍^是快捷、方便、高效。網(wǎng)絡(luò)化為高校檔案信息資源的共享提供了發(fā)展空間。電子檔案上網(wǎng)后，其信息的復(fù)用性特點(diǎn)充分的展現(xiàn)出來，使同一時(shí)間不同地域的人們可以同時(shí)受益，大大提高了信息的服務(wù)功能和利用效率。

（四）檔案安全保密工作的變化。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，只要檔案存儲(chǔ)在合適的環(huán)境中，一般不會(huì)造成認(rèn)為的破壞、泄密等。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這方面的副作用也逐漸體現(xiàn)了出來，病毒、黑客的侵襲，計(jì)算機(jī)自身系統(tǒng)的不完備，經(jīng)常會(huì)造成重要的檔案材料被盜、被毀壞以及造成個(gè)人的隱私無意的曝光等。

三、加強(qiáng)高校檔案管理，在模式上、思路上和手段上創(chuàng)新

（一）模式創(chuàng)新

高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)新時(shí)期的要求。隨著高校管理體制改革的深化，高校管理者應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案館從校辦分離出來，獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。

高校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有位。各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

（二）思路創(chuàng)新

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。在對(duì)檔案的管理上要有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。除此之外，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，在實(shí)踐工作中培養(yǎng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍，造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。

（三）手段創(chuàng)新

由于長(zhǎng)期以來受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和行政模式等特點(diǎn)的影響，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)高校發(fā)展所帶來的影響，已越來越多地為人們所認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高校檔案管理改革的重點(diǎn)。要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高效化。

高校檔案工作是高校工作中不可缺少的重要組成部分，完善高校檔案管理制度，銳意創(chuàng)新，既是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，又是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。