信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：本文對信息化背景下高校人事檔案管理工作進(jìn)行了闡述，從存在的主要問題著手分析，指出了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，最后結(jié)合實際提出了創(chuàng)新高校人事檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：信息化 高校人事檔案管理 創(chuàng)新措施

人事檔案是人才信息的重要載體，在全球信息化的背景下，加強(qiáng)高校人事檔案管理是高校檔案科學(xué)化管理的一項重要任務(wù)。面對全球信息化的趨勢，高校人事檔案管理面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而高校人事檔案信息化管理是檔案管理工作的一次重大變革與創(chuàng)新，也是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢，人事檔案信息化管理是現(xiàn)代信息技術(shù)在高校人事檔案管理中的綜合應(yīng)用。高校人事檔案是個人信息的重要資源，隨著新時期高等教育的不斷發(fā)展，人事檔案信息化管理是時代發(fā)展趨勢的必然要求，是高校人事檔案管理的主流，加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理建設(shè)已成為高校人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

1 高校人事檔案管理過程中的問題

隨著信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，高校人事檔案管理的重要性也日益凸顯，但是目前高校人事檔案管理工作在人事檔案管理過程中還存在一些有待解決的問題，這些問題主要有：

1.1 對人事檔案重視程度不足

一些高校認(rèn)為人事檔案工作僅僅是一項輔助工作，沒有引起學(xué)校的足夠重視，檔案管理相對落后，并且高校人事檔案管理模式采取多頭管理，存在由組織部門和檔案館多部門管理的現(xiàn)狀，受此影響，高校人事檔案管理過程中缺乏管理資金，因為資金不足，影響了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，同時由于硬件設(shè)施也比較落后，而且大多數(shù)高校人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不夠完善，也相對制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度。

1.2 管理方法落后且效率低

高校人事檔案管理手段相對落后，不符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需要，人事檔案管理過程中仍然使用實體檔案為主，雖然適應(yīng)性強(qiáng)，使用范圍大，但其利用效率較低，加之以物理文件形式保存導(dǎo)致工作量大，工作效率低，高校人事檔案管理主要停留在紙質(zhì)材料處理階段，主要依靠手工操作，先進(jìn)管理方法運用不足，許多高校的檔案管理部門雖然配備了電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，但對檔案管理只是局限于輸入和打印等簡單操作，對人事信息的整理、分類、匯總等工作則無法進(jìn)行。

1.3 人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)缺乏

人事檔案管理是高校管理工作中的一項重要工作，但是一些高校正在使用的人事檔案管理軟件不僅操作程序復(fù)雜，而且統(tǒng)計功能較少，分析過程相對復(fù)雜，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的要求，同時檔案管理機(jī)制滯后，甚至存在低水平重復(fù)建設(shè)管理平臺的現(xiàn)象，沒有最大程度的實現(xiàn)信息支持，很難實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息收集和共享，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和理念并沒有得到很好的應(yīng)用，而系統(tǒng)管理平臺建設(shè)相對落后，缺乏先進(jìn)的檔案信息管理平臺，導(dǎo)致信息共享率降低。

1.4 檔案管理人員管理水平落后

高校人事檔案信息化建設(shè)對于檔案管理人員的專業(yè)技能和管理水平有了更高的要求，受傳統(tǒng)就業(yè)機(jī)制的影響，目前，大部分高校的人事檔案管理人員都是兼職工作，管理水平低，并且兼職檔案管理人員不能保證有足夠的時間和精力投入到人事檔案管理工作中，進(jìn)而無法確保檔案管理工作順利完成，這些管理人員的檔案管理專業(yè)知識缺乏，對檔案管理的基本技能的掌握和運用不夠熟練，甚至有些檔案管理人員不能熟練使用電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，對于檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)認(rèn)識不到位。

2 信息化背景下高校人事檔案管理的意義

信息化背景下，高校人事檔案管理主要是指高校人事檔案的管理模式從實體文件管理向檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高檔案管理效率和服務(wù)水平。高校人事檔案管理工作的主要內(nèi)容有：對于那些極易損壞、使用頻率高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化保存，以提高其利用率，方便使用和查詢；使高校人事檔案信息的接收、傳輸、存儲和使用更加方便快捷，從而達(dá)到檔案信息的共享與安全存儲；順應(yīng)信息化趨勢，加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量建設(shè)，而信息化背景下，高校人事檔案管理的意義和作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 為高校選人用人提供參考和服務(wù)

高校人事檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案信息資源不再以材料的形式出現(xiàn)，充分保證了人事信息資源的最大化利用，檔案信息資源共享可以方便相關(guān)部門直接快速理解和掌握教師隊伍的總體情況和各項工作，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，同時人事檔案管理的信息化大大減少了相關(guān)部門的工作量，而且還確保了人事檔案信息的準(zhǔn)確性，有效的促進(jìn)了高校工作水平的提升。

2.2 促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確和完整

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，因為檔案材料轉(zhuǎn)移不及時加之信息溝通渠道不暢，使檔案信息數(shù)據(jù)庫不能及時更新，造成信息的延遲，而通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以及時更新各類檔案信息，確保了檔案信息的更加準(zhǔn)確、完整和及時，同時人事檔案管理信息系統(tǒng)可以使檔案信息保持一致，確保檔案信息的完整性，實現(xiàn)信息資源共享。

2.3 改進(jìn)檔案管理人員的工作模式

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員大多需要手工操作，工作量大且效率低，而加強(qiáng)高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化，可以方便、快速的實現(xiàn)各種人事檔案信息的統(tǒng)計和分析，從而提高各項工作的效率，只要記錄一次就可以重復(fù)使用該數(shù)據(jù)，并可以實現(xiàn)在校園局域網(wǎng)內(nèi)的信息共享，從而進(jìn)一步改進(jìn)了檔案管理人員的工作模式，同時可以促進(jìn)管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷提高他們的檔案管理水平。

3 信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新的對策

高校人事檔案管理工作在現(xiàn)代信息化的背景下，需要及時適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新工作方式方法。可以采取以下措施來促進(jìn)高校人事檔案管理工作水平的提升。

3.1 加大對檔案信息化建設(shè)的重視程度

高校人事檔案信息化管理需要及時轉(zhuǎn)變觀念，順應(yīng)時代發(fā)展要求，充分認(rèn)識到人事檔案信息化管理的重要性，將高校的人事檔案信息化管理工作納入重要議程，同時加大檔案信息化宣傳力度，提高信息化建設(shè)的共識，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案信息管理在各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，保證人事檔案信息化建設(shè)正常有序進(jìn)行，唯有如此才能適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需求。

3.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究與開發(fā)

人事檔案管理軟件需要本著先進(jìn)、適用、安全的原則，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的研究開發(fā)和推廣使用，實現(xiàn)人事檔案管理信息化，同時要不斷擴(kuò)大信息存量，豐富檔案信息內(nèi)容，提高人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用效果，按照安全性和保密性的要求，加強(qiáng)人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，不斷增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新水平，完善人事檔案管理機(jī)制，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的管理水平。

3.3 增加對人事檔案信息化建設(shè)的投入

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校人事檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，高校應(yīng)該將人事檔案管理過程中需要的資金列入預(yù)算，在高校人事檔案管理建設(shè)中，要適應(yīng)信息化的要求，增加人事檔案管理的資金投入，加大設(shè)備設(shè)施等的支持力度，對檔案管理部門配備高配置電腦、打印機(jī)等設(shè)備以及加強(qiáng)防火、防盜等裝置，改善檔案信息管理的現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案資源的科學(xué)合理利用，通過建立多層次和全方位的高校人事檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮人事檔案信息管理的作用。

3.4 提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

在高校人事檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)也是一項重要因素之一，人事檔案管理工作需要專業(yè)知識過硬、技術(shù)水平高、安全可靠的檔案管理人員，因此管理者不僅要有豐富的專業(yè)技能知識，而且還要具有良好的思想政治素質(zhì)，能夠運用現(xiàn)代信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理，因此需要不斷加強(qiáng)這些管理人員對人事檔案管理業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)，同時積極引進(jìn)一些檔案管理人才和網(wǎng)絡(luò)信息人才，提高人事檔案信息管理的整體質(zhì)量和水平。

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作者簡介：

高小麗（1983-），女，陜西寶雞人，人事處副科級秘書，檔案系列助理館員，研究方向：人事檔案管理。