對外事檔案收集工作的思考與建議

[摘 要] 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，社會各個領(lǐng)域間的交流合作不斷加強，在這一大環(huán)境下，高校的對外交流合作日益頻繁。目前，對外交流合作不但是教育科研機構(gòu)提高教學(xué)質(zhì)量、加強人才引進(jìn)與輸出的重要組成部分，同時也在加強學(xué)科建設(shè)、擴(kuò)大機構(gòu)知名度方面起著不可替代的作用。作為真實記錄這一工作的外事檔案管理工作，也就越來越受到社會各界的重視。其中，收集工作是外事檔案管理工作的起點，這一環(huán)節(jié)質(zhì)量的高低直接影響著日后對外事檔案信息資源的開發(fā)與利用。因此，探討如何做好外事檔案的收集工作對于教育科研機構(gòu)未來的發(fā)展有著非常重要的作用。本文論述了外事檔案的含義與內(nèi)容，分析了外事檔案的發(fā)展趨勢，闡述了當(dāng)前外事檔案收集工作存在的一些問題，并從5個方面，就如何加強外事檔案收集工作，提出了若干建議。

[關(guān)鍵詞] 外事檔案； 收集工作； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 055

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）010- 0094- 02

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各項事業(yè)蒸蒸日上，社會領(lǐng)域之間的交流與合作不斷加強。教育科研機構(gòu)作為人才培養(yǎng)的基地，在提升科研、教學(xué)水平的同時，也日益與社會其他領(lǐng)域之間有交流與合作，管理的國際化、信息化已經(jīng)成為其長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)之一?，F(xiàn)階段，我國對外交流形式、服務(wù)對象日益多樣化，交流合作的領(lǐng)域也在不斷拓展，外事工作已然成為教育科研機構(gòu)擴(kuò)大知名度，加強人才培養(yǎng)，整合國內(nèi)外智力資源的重要舉措。外事檔案管理是翔實記錄對外事務(wù)的一項重要工作，其重要性日益受到普遍關(guān)注。想要提高外事檔案管理工作水平，就必須從收集工作入手，因為收集工作是外事檔案管理工作的起點，它不僅影響日后外事檔案管理工作能否順利展開，同時也關(guān)系這些檔案資源的開發(fā)與利用。因此，我們必須要對收集工作進(jìn)行認(rèn)真思考，尋找切實可行的管理方法，努力做好外事檔案管理工作。

1 外事檔案的含義與內(nèi)容

外事檔案指的是與國外團(tuán)體、個人在學(xué)術(shù)、科研、人才等方面的交流合作的過程中所形成的有保存價值的文字、圖表以及其他影音視頻資料。目前，我國教育科研機構(gòu)外事檔案的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：① 在接待國外來訪人員的過程中所形成的往來信件、日程安排、照片、影音視頻資料以及相互贈送的禮品等等；② 在招聘、管理長期外籍人員工作的過程中所形成的相關(guān)文件，比如上報給外國專家局的文件、公安機關(guān)的出入境文件以及頒發(fā)的證書、證件以及簽署的合同等等；③ 在舉辦國際學(xué)術(shù)交流會議的過程中，上報給教育部、國外專家局的學(xué)位的文件、人員信息以及批復(fù)等等；④ 執(zhí)行員工出國考察、科研交流的過程中上報給省外辦、教育部等部門的文件、批復(fù)以及其他相關(guān)資料；⑤ 執(zhí)行國際科研合作項目工作中上報教育部、科技部及外國專家局等部門的文件及批復(fù)、項目執(zhí)行總結(jié)材料等；⑥ 對留學(xué)生進(jìn)行管理工作時，向國家留學(xué)基金委員會、公安機關(guān)上報告的文件、批復(fù)以及留學(xué)生申請入學(xué)材料等等。綜上所述，教育科研機構(gòu)的外事工作正朝著工作量大、業(yè)務(wù)繁雜、領(lǐng)域?qū)挿旱确较虬l(fā)展，這一過程中所產(chǎn)生的外事檔案，其數(shù)量日益增長，想要加強外事工作，就必須對外事檔案管理工作重新認(rèn)識。提高外事檔案管理水平，不只關(guān)系到日后對外交流與合作，同時也體現(xiàn)了教育科研單位的整體素質(zhì)與競爭力。

2 外事檔案的發(fā)展趨勢

2.1 數(shù)量日益擴(kuò)大化、規(guī)模化

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，教育科研機構(gòu)體制改革的進(jìn)程正不斷推進(jìn)。高等院校的辦學(xué)規(guī)模日趨擴(kuò)大，各高校之間的競爭也日趨激烈。一些高等院校，特別是那些研究型、綜合型大學(xué)為增強自身的競爭力，擴(kuò)大知名度，提高學(xué)校的國際排名，都開始重視對外的交流與合作，外事工作力度前所未有的加強，這就迫使高校外事檔案的數(shù)量大幅度增長，并已形成了一定的規(guī)模效應(yīng)。

2.2 載體日益多樣化

目前，我國的外事檔案除了紙質(zhì)檔案之外，還有相片、膠片、光盤影碟、電子文檔、影音視頻等等，甚至還有證書、紀(jì)念品、禮品等等，其載體日趨多元化，這些檔案資料在高校未來的外事活動中扮演越來越重要的角色，因此必須要保證這些載體的完好無損。那么如何及時、穩(wěn)妥地將這些多元化的檔案收集進(jìn)館，就成為了現(xiàn)階段我國高校檔案管理部門的工作重點。

2.3 內(nèi)容日益多元化

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的趨勢不斷加強，我國教育科研單位與國外團(tuán)體、個人在學(xué)術(shù)、科研、人才等方面的交流合作日益頻繁，其層次與形式也日益多樣，而這一過程中所形成的帶有記錄性的資料的內(nèi)容也呈現(xiàn)也多元化的趨勢。比如本校外事檔案的內(nèi)容有國外政要、企業(yè)家、活動家、團(tuán)體負(fù)責(zé)人的訪問記錄；校領(lǐng)導(dǎo)的出國訪問；外聘專家、學(xué)者的出國訪問、深造；高校舉辦的學(xué)術(shù)交流活動；與國外知名大學(xué)的合作、研究；共同開發(fā)、共同研究的項目；聯(lián)合對研究生進(jìn)行培養(yǎng)；學(xué)者、社團(tuán)的相互訪問等等，從上述的這些外事活動我們就可以看出，其內(nèi)容日趨多元化，做好這一過程中所產(chǎn)生的外事檔案管理工作也日趨艱巨。

2.4 來源日益復(fù)雜化

我國教育科研機構(gòu)在相當(dāng)長的時間里，外事檔案多是來自于院校的外事管理部門。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高等院校體制的進(jìn)程不斷推進(jìn)，一方面，教師出國訪問的數(shù)量在不斷增加，學(xué)生出國留學(xué)的規(guī)模在不斷壯大；另一方面，高校的管理重心在不斷下移，院、系級的外事活動數(shù)量也在不斷增多，這直接導(dǎo)致學(xué)校外事檔案的來源日益復(fù)雜化、多元化。因此，我國現(xiàn)階段高等院校的外事檔案來源除了學(xué)校的外事管理部門之外，還包括各院、系、教務(wù)處以及出國訪問、考察、學(xué)習(xí)的師生個人。值得注意的是目前國內(nèi)的很多高校對院、系一級以及教師、學(xué)生個人的外事檔案收集工作還疏于管理，其必然會影響著學(xué)校外事檔案管理的整體工作，這一點必須要引起高校相關(guān)負(fù)責(zé)人的注意。

3 外事檔案收集工作存在的問題

① 對外事檔案收集工作重視的程度不夠。目前，高校不僅僅是對收集工作的重視程度不夠，而是對整個外事檔案管理都缺乏必要的認(rèn)識。各部門沒有從高校的長遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，僅僅是從本部門或個人的工作便利層面出發(fā)，對外事檔案沒有進(jìn)行認(rèn)真的收集整理，特別是那些有保存價值的音像資料，都沒有及時進(jìn)行歸檔。② 專業(yè)人員的缺乏。目前，許多負(fù)責(zé)檔案管理的人員多是外事專辦員，這些人員缺乏專業(yè)的背景知識，而且這部分人員還要兼任其他崗位，幾乎無法完成外事檔案的收集工作。

4 加強外事檔案收集工作的建議

4.1 提高對外事檔案收集工作的認(rèn)識

收集工作作為高校管理外事檔案的起點，它是一項基礎(chǔ)工作，同時也是外事檔案管理工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有把這些涉及相關(guān)部門、個人的外事檔案收集起來，保證其完整性，才能實現(xiàn)其自身價值，才能對日后的高校管理工作起借鑒作用。但是，受諸多因素的影響，高校的一些外事活動存在持續(xù)時間長、不連續(xù)性等特點，比如外事接待、出國深造、出國訪問、外籍教師相關(guān)資料管理、合作辦學(xué)等事項，致使相關(guān)文件、資料較為零散，收集的過程中會出現(xiàn)材料不齊全等問題。這就需要廣大檔案管理人員提高對外事檔案收集工作的認(rèn)識，端正工作態(tài)度，要認(rèn)識到外事檔案管理工作的水平影響著高校外事工作的順利展開，以及外事檔案資料的開發(fā)與利用。檔案管理人員需要有長遠(yuǎn)眼光，從高校發(fā)展的全局出發(fā)，嚴(yán)格要求自己，提高自己的業(yè)務(wù)技能與外語水平。要將高校外事部門、檔案管理部門以及涉及外事活動的主要部門所涵蓋的外事檔案科學(xué)、系統(tǒng)地進(jìn)行整理與收集，不斷拓寬外事檔案的收集面，杜絕按“歸檔范圍”辦事的態(tài)度，對于那些缺失的資料，要及時進(jìn)行補充。比如針對外籍教師的教學(xué)方法，教師所在系、院對其工作的評價、學(xué)生反饋意見以及往來信函等資料，都必須要系統(tǒng)、完整地收集，所收集檔案載體的種類要多元化、具體化，不但要有文字資料，還要有相片、電子文檔、影音視頻等相關(guān)資料。特別是影音視頻檔案這種載體，其記錄方式、維護(hù)方法、制作手段以及利用方式都有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體，這一點檔案管理人員要特別注意。

4.2 建立健全外事檔案管理制度

想要做好外事檔案收集工作，除了在思想層面上提高認(rèn)識之外，還在建立健全外事檔案管理制度，為外事檔案收集工作的展開打下良好基礎(chǔ)。① 要完善外事檔案管理辦法，提高高校檔案管理人員的法制意識，從而使外事檔案管理工作更加規(guī)范。② 細(xì)化外事檔案的管理制度，比如外事檔案的保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等，細(xì)化這些管理制度，可以保證外事檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，使外事檔案管理工作能夠有章可循。③ 制訂建檔任務(wù)書，編制外事工作材料歸檔范圍一覽表，發(fā)送到高校的各個部門，使他們明確各部門職責(zé)所在。只有完善這些與外事檔案管理相關(guān)的制度，檔案管理人員在日常工作中才能抓住工作重點，保證重要材料的完整、齊全。

4.3 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在檔案收集工作中的重要性是不言而喻的，其素質(zhì)的高低直接影響外事檔案收集工作的成效。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，知識更新的速度越來越快，就這對外事檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要在政策與資源上給予高度重視，必須將外事檔案收集工作納入外事工作計劃之中，并且對相關(guān)部門外事人員的職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行劃分。學(xué)校檔案室要定期或者不定期地組織外事工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容要涵蓋：檔案學(xué)、計算機科學(xué)、管理學(xué)以及外語等等。提高外事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使之業(yè)務(wù)技能不斷拓展。除此以外，還需要加強與兄弟院校之間的交流與學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步、共同發(fā)展。

4.4 深入挖掘外事檔案信息資源

由于高校提高對外事檔案認(rèn)識是近幾年的事，以前相當(dāng)長的時間里，外事檔案管理工作都沒有系統(tǒng)地進(jìn)行，因此，目前的外事檔案信息還存在著不完整、不齊全、形式單一等問題，可利用的價值并不是很大。外事管理部門一方面加大宣傳，使各個部門提高對外事檔案收集、管理工作的認(rèn)識，另一方面可以圍繞一個專題，將多個外事檔案信息進(jìn)行有機的整合，使單一的信息變?yōu)榻M合信息，也可以按照一定的題目，對同一性質(zhì)的檔案進(jìn)行匯編。比如以“合作辦學(xué)”這一專題為例，外事部門可以將學(xué)校各個院系與國外高校共同合作的相關(guān)文檔組織整理在一起，既能夠為評估工作提供資料，還能夠反映某一時期內(nèi)學(xué)校的外事工作發(fā)展情況。如此一來，不但提高了外事檔案信息的質(zhì)量，也使外事檔案的作用得以發(fā)揮。從而使廣大教職員工都能重視起外事檔案管理工作。有許多外事檔案信息需要用這種方式進(jìn)行整理，比如外聘教師的信息、留學(xué)生信息以及高校召開的國際會議材料等等。如何才能將這些信息加以整合，使之發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就成為了外事檔案管理部門以后展開工作所要必須面對的問題。

4.5 積極構(gòu)建外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺

外事檔案管理工作是加強高校與國內(nèi)外高校聯(lián)系的平臺，也是科研、教學(xué)方面不斷拓寬的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會各個領(lǐng)域的交流與溝通日益頻繁，所以構(gòu)建外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)成為每個高校所面臨的一個重要課題。高?？梢酝ㄟ^建立外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理系統(tǒng)等方式，將分散的檔案信息加以整合，從而使這些信息資源得以充分利用，發(fā)揮出應(yīng)有的價值。一個完善的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，不但能夠加強國內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)的合作交流，而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使信息交流得更加快速、安全。高校的廣大師生、教職員工還可以充分利用這一平臺，了解前沿科技，為自己的工作、學(xué)習(xí)提供動力。因此，構(gòu)建外事網(wǎng)絡(luò)信息平臺有著非?，F(xiàn)實的意義，一方面它為高校打開了一扇窗，面向國際宣傳自己；另一方面可以在國內(nèi)外高校之間起到橫向聯(lián)合的作用，這對高校的建設(shè)、人才培養(yǎng)有著積極的推動作用

5 總 結(jié)

綜上所述，外事檔案收集工作是高校管理外事檔案的起點，其質(zhì)量的高低直接影響著整個外事檔案的管理水平，甚至影響著高校外事工作的順利展開。我們必須要提高對檔案收集工作的認(rèn)識，并從建立健全外事檔案管理制度；加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；深入挖掘外事檔案信息資源；積極構(gòu)建外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺等方面入手，切實加強外事檔案收集工作。

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