淺談文檔的信息化管理

[摘 要] 本文通過分析電子文檔在檔案管理工作中的現(xiàn)狀和存在問題，提出了一些解決問題的方法。

[關(guān)鍵詞] 電子文檔； 信息化； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 052

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）010- 0090- 02

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，越來越多單位使用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和辦公OA系統(tǒng)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，因此產(chǎn)生了大量的電子文件。那么，作為從事檔案工作的專業(yè)人員，我們又應(yīng)該如何看待文檔信息化，或者說如何更好地利用和推進(jìn)文檔信息化，做以下闡述。

1 文檔信息化的現(xiàn)狀和趨勢(shì)

近年來，檔案界及許多先進(jìn)企業(yè)的檔案專家、檔案人員對(duì)文檔信息化做了大量有益的探索，并在許多方面取得了實(shí)質(zhì)性的突破。從2004年年末開始，我公司全面實(shí)行無紙化，采用OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，就是將收文、發(fā)文和檔案管理實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)從其他辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中來的電子文件或紙質(zhì)及實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔處理，提供網(wǎng)上電子借閱，分配權(quán)限，支持各種查詢。近年來，我們通過不斷地實(shí)踐和探索，綜合起來有以下的成果：

（1） 對(duì)電子文件有了比較客觀、全面的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號(hào)等記錄在實(shí)實(shí)在在的物質(zhì)載體上，其表現(xiàn)形式和儲(chǔ)存形式直觀、簡(jiǎn)單、明了；而電子文件則以磁性介質(zhì)為載體，需要借助計(jì)算機(jī)才可以變?yōu)橹庇^的視屏信息或輸出打印紙質(zhì)載體信息。從電子文件的生成過程和基本原理可以看出，它便于修改、拷貝、查詢、分類、編目、剪輯、移動(dòng)、粘貼、重新編輯組合等優(yōu)點(diǎn)。

（2） 電子文檔系統(tǒng)得到逐步開發(fā)應(yīng)用。近年來，一些優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、軟件被推廣應(yīng)用，并在檔案工作中起著越來越重要的作用。如，我公司所使用OA系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)在電子文件到達(dá)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，由檔案管理人員對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、借閱、移交、銷毀的操作，同時(shí)可以對(duì)文件處理的全過程進(jìn)行自動(dòng)跟蹤記錄，實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的網(wǎng)上歸檔和文書檔案的網(wǎng)上全信息查閱。

2 文檔信息化管理存在的問題

文檔信息化為檔案事業(yè)帶來了一個(gè)良好的發(fā)展趨勢(shì)，但在實(shí)踐過程中，還存在著一些需要解決的問題，主要如下。

2.1 電子文件的安全防護(hù)問題

在電子文件給人類的工作、生活、學(xué)習(xí)和管理帶來快捷迅速、靈活、存儲(chǔ)量大、易于傳輸、便于修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也帶來一定麻煩和不安全因素，諸如數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害、氧化變質(zhì)、理化損傷、載體霉變、信息泄露、傳輸失密、噪聲干擾、溫濕度影響、有意破壞、人為作案等。因此，電子文件的安全防護(hù)問題必須引起足夠的重視。

2.2 電子文件名不符實(shí)，檔案工作量增大

完整的電子文件是將電子公章“蓋”在正文上，并將文件的正文、附件、電子印章及發(fā)文流程信息等一起打包加密壓縮，最終生成帶有電子公章的電子公文文件，且要保證電子印章和正文內(nèi)容不可拆分，并確保遠(yuǎn)程傳輸版文件不走樣。目前，由于受到諸多因素的制約，雖然在理論上和技術(shù)上電子文件都是成立的，但從目前已開發(fā)的電子文檔管理軟件來看，無論在設(shè)計(jì)思想還是在具體運(yùn)用上，尚缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，與文檔實(shí)踐工作還存在脫節(jié)的地方。若收、發(fā)方不采用相通的公文交換平臺(tái)，電子文件就無法充分發(fā)揮其快捷便利的功效。由此帶來的電子與紙質(zhì)的文件“雙套制”，從某種程度上來說，反而增加了檔案人員的工作量和耗費(fèi)了更多的人力、財(cái)力、物力。

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文檔工作中的應(yīng)用問題

目前在這一領(lǐng)域遇到的主要問題有：① 資金困難，由于文檔信息化的投入較大，所以目前我國(guó)能將檔案上網(wǎng)的單位為數(shù)不多。② 因特網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身也存在許多問題，比如，網(wǎng)絡(luò)線路的擁擠，有時(shí)上網(wǎng)或下載時(shí)間過長(zhǎng)；網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi)用高，信息加工深度不夠，指引性信息多，實(shí)質(zhì)性信息少；“黑客”出沒，使網(wǎng)絡(luò)安全性沒有保障等等。③ 網(wǎng)頁內(nèi)容還需不斷豐富，檔案人員還需要充分更新網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，大部分省、市級(jí)檔案館、企業(yè)檔案館網(wǎng)上信息主要是檔案館介紹、館藏、業(yè)務(wù)咨詢、編研成果、利用辦法等條目，庫(kù)藏檔案全文檢索基本上都未開通。④ 檔案信息本身具有其特殊性，文件需要正確處理好開放與不開放問題，故相當(dāng)部分的檔案信息未能及時(shí)上網(wǎng)。

3 應(yīng)對(duì)對(duì)策和措施

3.1 做好電子文件的安全防護(hù)問題

對(duì)電子文件的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。首先，要抓好信息系統(tǒng)安全保護(hù)，存儲(chǔ)載體：硬盤光驅(qū)、軟件程序，輸入輸出設(shè)備，因?yàn)槿魏我粋€(gè)部分發(fā)生問題都會(huì)給電子文件的齊全、完整和有效利用造成嚴(yán)重的影響。其次，選擇優(yōu)質(zhì)的材料儲(chǔ)存?zhèn)浞蓦娮游募牧?，確保文件載體壽命，積極研究和開發(fā)電子文件的安全防護(hù)設(shè)備，使之適應(yīng)電子文件安全存放要求，同時(shí)加強(qiáng)防磁、防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。

3.2 實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套制”保管

“雙套制”是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔和電子文檔一并保存，這也是目前我國(guó)檔案管理普遍采用的工作方式。 “雙套制”既可以保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。而且由可以避免在電子文檔出現(xiàn)故障和丟失時(shí)，可以及時(shí)查閱紙質(zhì)文檔，并且可以通過紙質(zhì)文檔重新修復(fù)和重造電子文檔。

3.3 規(guī)范電子文檔歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)

面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，要確保企業(yè)建設(shè)、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、運(yùn)行工作中電子文件、電子檔案的長(zhǎng)久、真實(shí)保存和有效利用，必須切實(shí)注重加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究和執(zhí)行，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，不斷探索信息化條件下電子文檔管理的基本要求及標(biāo)準(zhǔn)，做好這項(xiàng)工作，應(yīng)該按照檔案種類分別編制電子文檔歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，還要增補(bǔ)“電子文件的光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法” 兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，前者是對(duì)電子文件的光盤存儲(chǔ)和保存進(jìn)行規(guī)范，后者是對(duì)公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面做出了細(xì)致的規(guī)定。